Enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) (AML) och Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2001:1 ska alla arbetsgivare arbeta förebyggande för att arbetstagare inte ska bli sjuka eller skadas i sitt arbete.
Trots att en arbetsgivare uppfyller detta ansvar och följer de aktuella reglerna för arbetsmiljöarbetet, sker det att arbetstagare blir sjuka eller råkar ut för olyckor, på eller utanför arbetet. Sjuka eller skadade medarbetare kan få en nedsatt förmåga att utföra sina arbetsuppgifter.
I dessa situationer har arbetsgivaren ett ansvar att anpassa arbetet och stödja den anställde för att denne ska kunna vara kvar eller komma tillbaka i sitt vanliga arbete.
Rättsligt ansvar
Arbetsmiljölagen
Enligt AML är det huvudsakligen arbetsgivarens ansvar att vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att de anställda råkar ut för olyckor eller ohälsa på arbetsplatsen. Faktorer som kan vara risker för olyckor och ohälsa ska därav undanröjas.
I detta ansvar ingår att arbetsgivaren systematiskt ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som leder till att arbetsmiljön uppfyller de föreskrivna kraven på en god arbetsmiljö. Detta innebär att arbetsskador ska utredas, risker i verksamheten ska fortlöpande undersökas och nödvändiga åtgärder ska vidtas så snart som möjligt.
Arbetsgivaren har enligt AML även ett ansvar att se till att det i verksamheten finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassning- och rehabiliteringsverksamhet. Vad som innebär med ”på lämpligt sätt organiserad” varierar beroende på förutsättningarna inom de olika verksamheterna.
Enligt 3 kap. 3 § 2 st. AML skall arbetsgivaren genom att anpassa arbetsförhållanden eller vidta annan lämplig åtgärd ta hänsyn till arbetstagarens särskilda förutsättningar för arbetet. Detta innebär att arbetsgivaren är ansvarig för den arbetslivsinriktade rehabiliteringen som syftar till återgång i arbete.
Sådana åtgärder varierar utifrån fall till fall eftersom hänsyn måste tas till medarbetarens särskilda förutsättningar i det enskilda fallet. I vissa fall är det nödvändigt att vidta individanpassade insatser som exempelvis anpassning av arbetets utformning, arbetsträning eller utbildning.
Detta ansvar gäller redan vid planeringsstadiet av arbetsmiljön då det måste beaktas att människor är olika. Tanken med detta ansvar är dock inte att alla arbetsuppgifter ska anpassas till varje enskild människa. Syftet med lagen är att inga onödiga hinder ska uppstå när det gäller att sysselsätta människor med olika former av arbetshandikapp.
Socialförsäkringsbalken
Även 30 kap. socialförsäkringsbalken (2010:110) SFB innehåller bestämmelser om att arbetsgivaren har ett ansvar att upprätta en plan för återgång till arbete för en arbetstagare som på grund av sitt hälsotillstånd har en nedsatt arbetsförmåga.
En sådan plan ska upprättas om det kan antas att medarbetaren kommer att ha en nedsatt arbetsförmåga på grund av sjukdom under minst 60 dagar. Senast dag 30 av hälsotillståndet som orsakar den nedsatta arbetsförmågan ska en plan om återgång i arbete vara upprättad. Arbetsgivaren ska vid behov justera denna plan och fortlöpande kontrollera att den efterföljs.
AFS 2020:5
Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2020:5 trädde i kraft den 1 juni 2021 och innehåller bindande regler och allmänna råd om tolkningen av föreskrifterna. Föreskrifterna avser arbetsgivares organisation av arbetsanpassning och allmänna råd om olika tillvägagångssätt, för att vid behov anpassa arbetsmiljön för enskilda arbetstagare.
Föreskrifterna i AFS 2020:5 gäller i de verksamheter där det finns arbetstagare som utför arbete i arbetsgivarens räkning, när det trots att arbetsgivaren uppfyllt det generella arbetsmiljöarbetet föreligger behov av arbetsanpassning.
Arbetstagarens ansvar
Enligt 30 kap. 7 § SFB har den arbetstagare som är i behov av stöd i form av arbetsanpassning och rehabilitering en skyldighet att lämna de upplysningar som behövs för att klargöra behovet av rehabilitering. Arbetstagaren är också skyldig att efter bästa förmåga aktivt medverka i rehabiliteringen.
En arbetstagare som försvårar rehabiliteringsarbetet genom att exempelvis inte delta på planerade rehabiliteringsmöten, eller andra planerade insatser kan, i vissa fall anses inte uppfylla sitt ansvar om medverkan.
Om en arbetstagare utan godtagbara skäl inte medverkar eller avbryter rehabiliteringen i förtid, kan arbetsgivaren ha skäl till att avsluta arbetsanpassningen eller rehabiliteringen och på sikt även avsluta anställningen. Medverkar inte arbetstagaren själv, kan i vissa fall arbetsgivarens ansvar vara uppfyllt.
Övriga aktörers ansvar
För en effektiv rehabiliteringsprocess krävs det att fler än endast arbetsgivare och arbetstagare samverkar. Även företagshälsovården, Försäkringskassan och hälso- och sjukvården har alla ansvar inom frågan för rehabilitering.
Arbetsplatsinriktat rehabiliteringsstöd
Arbetsgivaren kan få bidrag från Försäkringskassan för vissa kostnader av arbetshjälpmedel. Bidraget är högst 50 000 kr och betalas ut med hälften av den kostnad som överstiger 10 000 kr.
Bidraget får användas för att exempelvis köpa eller hyra in nya arbetshjälpmedel, anlita en extern anordnare för att förebygga sjukskrivningar och underlätta för medarbetare att komma tillbaka efter sjukskrivning, göra en expertundersökning för att hitta den bäst lämpliga åtgärden för en medarbetare, eller reparera arbetshjälpmedel. Det går inte att få bidrag för de hjälpmedel eller anpassningar som anses normalt behövas i verksamheten.
Rutiner för arbetsanpassning och rehabilitering
För att uppfylla sitt ansvar för rehabilitering på ett bra sätt bör arbetsgivaren ha fastlagt en tydlig arbetsanpassnings- och rehabiliteringspolicy som alla på företaget känner till. Det är AFS 2020:5 som föreskriver denna skyldighet att se till att det i verksamheten finns rutiner för att ta emot information om nödvändig arbetsanpassning. Av dessa rutiner ska det framgå vem som ska ta emot informationen, vad som sker med informationen, och vad mottagaren av informationen ska göra. Dessa rutiner ska vara kända för alla arbetstagare, och för en arbetsgivare som har 10 eller fler arbetstagare måste dessa rutiner finnas skriftliga.
Arbetsgivaren är ansvarig för att fortlöpande ta reda på om det hos någon arbetstagare föreligger behov för arbetsanpassning. Enligt de allmänna råden bör detta ske genom dialog med arbetstagarna. Om en arbetstagare behöver arbetsanpassning ska arbetsgivaren snarast möjligt utreda och ta ställning till hur den enskilda arbetsanpassningen ska utformas. Därefter ska arbetsanpassningen så snart det är möjligt genomföras. Arbetsanpassningen ska därefter fortlöpande kontrolleras hur den fungerar och arbetsgivaren ska även vid behov justera arbetsanpassningen.
Det är viktigt att policyn kan beskriva alla de steg som sker under rehabiliteringsprocessen. I handlingsplanen ska det också framgå vad som ska ske, vilka rehabiliteringsbedömningar och insatser som kan bli aktuella. Handlingsplanen ska täcka alla steg från det att sjukanmälan kommer in tills dess att alla rehabiliteringsåtgärder är uttömda. För en medarbetare som förväntas ha en nedsatt arbetsförmåga i minst 60 dagar ska arbetsgivaren och arbetstagaren samverka för att ta fram en individuell plan för hur arbetstagaren ska återgå i arbete.
Genomföra arbetsanpassningen
Hur arbetsanpassningen ska genomföras kan ske på olika sätt beroende på den enskilda situationen. Exempel på arbetsanpassningsinsatser är:
- utformning av arbetsplatsen
- särskild arbetsutrustning
- teknisk utrustning
- kompetensutveckling
- anpassade arbetsuppgifter
- flexibla eller anpassade arbetstider
- möjlighet till arbetsträning
- förändrad arbetsfördelning
- variation i arbetsuppgifterna
- individuella stödinsatser
Den berörda arbetstagaren som får arbetsanpassning ska ges möjlighet att medverka i sin egen utredning, utformning och uppföljning av arbetsanpassningen.
Arbetsanpassningens avslut
Arbetsanpassning och rehabilitering bör alltid avslutas på ett formellt sätt med ett konstaterande att medarbetaren antingen kan återgå i tjänst med komplettering av vidtagna arbetsanpassningsåtgärder, eller med ett konstaterande att medarbetaren inte kan återgå i tjänst alls. Visar det sig att medarbetaren faktiskt inte kommer att kunna återgå i arbete trots att alla rehabiliteringsåtgärder är uttömda, kan det innebära att arbetsgivaren överväger att säga upp arbetstagaren på grund av personliga skäl.
Uppsägning av en medarbetare som inte kan återgå i arbete kräver att det konstaterats av läkare att arbetstagaren har en stadigvarande nedsatt arbetsförmåga, och att arbetstagaren uppbär 100% sjukersättning från Försäkringskassan. Är dessa kriterier uppfyllda är det möjligt att säga upp arbetstagaren enligt 4 b § lagen om anställningsskydd (1982:80) (LAS).
Att investera i medarbetarnas hälsa lönar sig
Ju kortare sjukfrånvaro desto lättare att komma tillbaka till arbetet. En bra arbetsanpassning och rehabilitering ökar därmed arbetstagarens förutsättningar för en lyckad återgång i arbetet.
Båda parter gynnas av en lyckad arbetsanpassning. Arbetstagaren kan snabbare återgå till arbetet och därmed få en bättre livskvalitet. Arbetsgivaren undviker kostnader för sjukskrivningar och vikarier, och undviker att förlora arbetskraft och produktion. Även samhället gynnas av att arbetstagare återgår i arbete snabbt vid sjukdom eller skada. Kom ihåg att rätten till sjukpenning från Försäkringskassan endast föreligger om medarbetaren inte kan utföra några arbetsuppgifter alls.
Som arbetsgivare är det viktigt att förstå att alla förebyggande insatser som görs i form av förebyggande insatser samt hälsofrämjande aktiviteter i längden kommer att gynna företaget både organisatoriskt och ekonomiskt.
Systematiskt arbetsmiljöarbete
Att det systematiska arbetsmiljöarbete är nyckeln till att undvika och förebygga ohälsa på arbetsplatsen går inte att upprepa nog. Ett proaktivt arbete med tidiga insatser av anpassning kan leda till att nya sjukskrivningar undviks helt eller förkortas.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet minskar inte bara sjukfrånvaron, utan ökar också organisationens effektivitet, produktivitet och lönsamhet, vilket skapar en attraktiv arbetsgivare som lockar till sig nya arbetssökande. En arbetsplats med välmående och friska medarbetare leder till stora konkurrensfördelar. Läs mer om vikten av en god arbetsmiljö här.
Vanliga frågor och svar om arbetsanpassning
Vad är arbetsanpassning?
Arbetsanpassning är en individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Åtgärden syftar till att en medarbetare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta, eller återgå i arbetet.
Arbetsanpassningen kan användas antingen som en förebyggande åtgärd för att undvika ohälsa och sjukfrånvaro, men kan också användas vid behov för återgång i arbete efter sjukfrånvaro. Åtgärden kan vara tidsbegränsad eller bestående.
Hur mycket måste arbetsgivaren anpassa?
Hur mycket arbetsgivaren måste anpassa beror på det enskilda fallet. Utgångspunkten är att arbetsgivaren ska anpassa arbetsmiljön och arbetsuppgifterna så mycket som det är nödvändigt för att arbetstagaren ska kunna fortsätta sitt vardagliga arbete.
Dock föreligger det ofta begränsningar i hur mycket arbetsplatsen eller arbetsuppgiften kan anpassas. Anpassningen för en arbetstagare får exempelvis inte påverka andra medarbetares arbetsmiljö eller innebära nya risker. Anpassningen behöver alltså vara skälig och innebära nödvändiga och ändamålsenliga ändringar.
Hur länge kan man få arbetsanpassning?
Arbetsgivaren ansvarar för arbetsanpassning och rehabilitering så länge det föreligger ett anställningsförhållande. Hur länge man kan få arbetsanpassningen är inte baserat på tid. Det handlar om det situationen i det enskilda fallet, vilket behov av arbetsanpassning arbetstagaren har och om arbetsgivaren uppfyllt sina skyldigheter för arbetsanpassningen.
En arbetstagare får inte sägas upp så länge det föreligger en rimlig chans för framtida återgång i arbete hos arbetsgivaren.
Hur länge och i vilken omfattning är arbetsgivaren skyldig att anpassa arbetet för den anställde?
Eftersom hänsyn skall tas till arbetstagarens särskilda och individuella förutsättningar är det svårt att generellt säga hur långt skyldigheten om arbetsanpassning och rehabilitering sträcker sig. Förarbetena till AML säger att det ska ske en avvägning i vad som är rimliga åtgärder. Arbetsanpassningen ska inte vara av sådant slag att de innebär att arbetstagaren inte längre utför rimliga arbetsuppgifter.
En arbetsgivares ansvar är uppfyllt när det är klarlagt att en arbetstagare inte kommer kunna utföra något arbete, alla skäliga arbetsanpassning- och rehabiliteringssåtgärder är tagna, och arbetstagaren inte kan omplaceras till annat arbete. I dessa fall har arbetsgivaren rätt att säga upp en sjuk eller skadad medarbetare.
Vad har arbetsgivaren för ansvar vid utbrändhet?
Det bästa en arbetsgivare kan göra är att anpassa arbetsuppgifterna för en medarbetare redan innan personen blivit utbränd i den mån att full sjukskrivning är nödvändig. Tidiga tecken på utbrändhet är trötthet, huvudvärk och värk i kroppen, lättirriterad, orolig, koncentrations- och minnessvårigheter samt nedstämdhet.
Om en arbetsgivare misstänker att en medarbetare är på väg att bli utbränd ska arbetsgivaren i dialog med medarbetaren försöka hitta lösningar på avlastning av arbetsuppgifter. Det systematiska arbetsmiljöarbetet är otroligt viktigt för att motverka och förhindra utbrändhet.
