Distansarbete under jul

Distansarbete lockar fler och fler när mörkret faller och julen närmar sig. Möjligheten att jobba hemifrån eller på andra platser erbjuder flexibilitet, men det är inte utan utmaningar. Även om distansarbete har sina fördelar, finns det risker, särskilt när det gäller arbetstagarnas psykiska hälsa och sociala relationer.

Svårigheter med distansarbete

Distansarbete är en relativt ny arbetsform, och forskningen kring dess långsiktiga effekter är fortfarande begränsad. Samtidigt har arbetsgivarna ett omfattande ansvar för sina anställdas hälsa och arbetsmiljö. Enligt föreskrifter från Arbetsmiljöverket, specifikt AFS 2015:4 om organisatorisk och social arbetsmiljö, omfattar detta ansvar bland annat arbetsbelastning, arbetstid och målsättningar. Att upprätthålla en god arbetsmiljö kan vara en utmaning, särskilt när anställda väljer att arbeta på distans, vilket gör det svårare för arbetsgivare att övervaka och säkerställa en hälsosam arbetsmiljö.

Att hantera arbetsmiljön för distansarbetare presenterar unika utmaningar. Enligt Arbetsmiljöverkets riktlinjer (AFS 2001:1) om systematiskt arbetsmiljöarbete, är det arbetsgivarens uppgift att kontinuerligt förbättra och upprätthålla en god arbetsmiljö. Denna uppgift blir dock mer komplex när anställda arbetar hemifrån. En central fråga är hur omfattande arbetsgivarens ansvar är i dessa fall. Till exempel, om en anställd upplever en problematisk hemmiljö, hur påverkar det arbetsgivarens ansvar för arbetsmiljön?

Det är viktigt att förstå att som anställd har man inte ensidig rätt att bestämma om man ska arbeta på distans eller på arbetsplatsen. Beslutet om arbetsplatsens natur görs i samråd med arbetsgivaren, där flera faktorer måste beaktas. En avgörande faktor är om arbetets natur tillåter distansarbete. Till exempel, arbete som involverar maskinhantering i en fabrik kan inte lätt flyttas till en distansmiljö. Å andra sidan, arbete som huvudsakligen utförs via en bärbar dator, är mer lämpat för distansarbete. Denna flexibilitet är en del av arbetsgivarens arbetsledningsrätt, vilket du kan läsa mer om här.

Hur skapar vi hjärnvänliga arbetsplatser i en digital värld

Det hybrida arbetssättet har blivit en bestående del av vår vardag, vilket introducerar specifika utmaningar kopplade till den digitala arbetsplatsen och dess metoder. Digitaliseringen erbjuder oss möjligheten att omstrukturera och hantera våra arbetsuppgifter på nya, ofta innovativa sätt. Denna utveckling öppnar upp för flera nya arbetsmöjligheter, men det innebär även potentiella risker som kan öka arbetsbelastningen och negativt påverka vår kognitiva hälsa.

Frågan är, hur kan vi minimera dessa risker och utforma arbetsplatser som är anpassade till hjärnans behov i den digitala eran? Och hur kan vi säkerställa att vår kognitiva förståelse och vårt sätt att interagera med digitala verktyg är i harmoni med vårt sätt att tänka och känna, det vill säga uppnå en ’kognitiv synkronisering’?

Bakgrund

Den digitala revolutionen är en integrerad del av alla branscher. Den påverkar inte bara hur vi arbetar och strukturen på våra arbetsplatser, utan den suddar även ut linjen mellan arbete och fritid. Framsteg inom robotteknik och artificiell intelligens tar över farliga jobb och stordata förbättrar övervakningssystem. Även om distansarbete erbjuder större autonomi och flexibilitet för anställda, är den fullständiga inverkan av digitalisering på arbetsmiljön fortfarande inte helt förstådd. Att proaktivt främja en hälsosam arbetsmiljö genom att analysera vår interaktion med teknik är alltmer centralt. Detta kan uppnås genom tillämpningen av kognitiv ergonomi. Dock, för att effektivt implementera sådana skyddsåtgärder, krävs en grundlig förståelse av kognition.

Vad är kognition?

Kognition omfattar de mentala processerna genom vilka individer uppfattar, tänker, minns och lär sig. Kognition handlar om hur vi tar emot, bearbetar, lagrar och använder information. Denna process kan påverkas av både interna och externa faktorer, såsom trötthet, distraktioner eller stress.

Kognitiv ergonomi

Medan ergonomi traditionellt fokuserat på fysiska aspekter av arbetsmiljön, som hur vi sitter eller lyfter, adresserar kognitiv ergonomi vårt mentala välbefinnande. Kognitiv ergonomi koncentrerar sig på att designa arbetsmiljöer och verktyg som kompletterar människans kognitiva förmågor och begränsningar. Målet är att främja effektivitet, säkerhet och användarvänlighet.

Vad är det för skillnad mellan kognition och kognitiv ergonomi?

Medan ”kognition” beskriver de mentala processerna av förståelse, koncentrerar sig ”kognitiv ergonomi” på att anpassa arbetsmiljön till dessa processer. Kort sagt handlar kognitiv ergonomi om att skapa arbetsmiljöer som kompletterar vårt sätt att tänka.

Varför är kognitiv ergonomi så viktigt?

I teknikdrivna arbetsmiljöer är vi ofta konfronterade med nya system och redskap som kräver vårt fokus och förståelse. System som inte är väl genomtänkta kan skapa ökad kognitiv stress och risken för misstag. Genom att tillämpa principer för kognitiv ergonomi kan vi designa arbetsredskap och miljöer som är användarvänliga, vilket minskar mentala påfrestningar och bidrar till högre produktivitet samt förbättrar medarbetarnas välmående. Detta förhindrar även mental utmattning, vilket i sin tur kan minska koncentrationsförmågan och leda till fler misstag.

Säkerhet och välbefinnande på jobbet

Vikten av arbetsgivarens roll i att etablera en optimal arbetsmiljö är omåttlig. Arbetsmiljölagen stipulerar att arbetsgivaren är skyldig att minimera risker och garantera en arbetsmiljö som främjar hälsa, vilket omfattar aspekter av kognitiv ergonomi. Detta går utöver att bara undanröja fysiska faror och sträcker sig till att skapa en arbetsmiljö som stödjer sund organisatorisk, mental och social välfärd.

En arbetsplats som kännetecknas av psykologisk säkerhet är grundad inte bara på tolerans utan även på en kultur av respekt och förtroende.

Psykologisk trygghet i den digitala arbetsmiljön

Som arbetsplatserna blir mer digitalt orienterade, ökar betydelsen av mänskliga relationer och interaktioner på arbetsplatsen. Psykologisk trygghet är en tillstånd där anställda känner sig trygga att ta initiativ, fråga, ge respons eller erkänna misstag utan oro för negativa konsekvenser.

Ledarskapets roll i att skapa och bibehålla denna trygghet är avgörande. Det krävs att ledare aktivt främjar en miljö där öppen dialog välkomnas, feedback är uppskattad, medarbetarnas insatser erkänns och livslångt lärande uppmuntras. I en digital kontext är inte psykologisk trygghet bara en fördel, utan en grundpelare för framgång.

Checklista för den psykosociala arbetsmiljön

Här kommer ett utdrag ur vår checklista, för psykologisk trygghet och kognitiv belastning:

• Är instruktioner tydliga och lättförståeliga?
• Erbjuds tillräckligt med pauser för mental vila?
• Är arbetsuppgifterna varierade för att undvika monotoni?
• Är information organiserad logiskt och intuitivt?
• Erbjuds regelbunden utbildning och uppdatering om arbetsverktyg?
• Är tekniken och programvaran användarvänlig?
• Är arbetsmiljön anpassad för att minska visuell trötthet?
• Uppmuntras en öppen kommunikationskultur där medarbetare känner sig trygga att uttrycka sina åsikter?
• Främjas en kultur där misstag ses som lärande erfarenheter snarare än tillfällen för bestraffning?
• Erkänner och uppmärksammar ledningen medarbetarnas bidrag och insatser?
• Finns det mekanismer på plats för att lösa konflikter på ett konstruktivt och inkluderande sätt?
• Med en ökad medvetenhet om kognitiv ergonomi och psykologisk trygghet kan organisationer bygga arbetsplatser som inte bara är effektiva och produktiva, men också stödjer medarbetarnas övergripande välbefinnande.

Fakta om EU-kampanjen

Hälsosammare arbetsmiljöer i en digital era

Det är varje arbetsgivares ansvar att regelbundet utvärdera och uppskatta arbetsrisker kopplade till den digitaliserade arbetsmiljön. Därför kommer Arbetsmiljöverket, som en del av ett EU-brett initiativ, att genomföra granskningar av omkring 2 000 arbetsplatsers förebyggande metoder kopplade till digitala arbetsrisker. Kampanjen ”Hälsosamma arbetsmiljöer i en digital era” kommer för åren 2023-25 att belysa utmaningar och risker kopplade till digitalisering på arbetsplatsen.

Områden som kommer vara i fokus är:

• Förbättra förståelsen för en säker användning av digitala verktyg i alla sektorer,
• Höja medvetenheten om digitaliseringens inverkan på arbetsmiljön,
• Upplysa om nya risker och chanser,
• Uppmuntra till riskanalyser och trygg användning av teknik på arbetsplatserna,
• Förstärka informationsutbytet och delning av bästa metoder mellan intresserade parter.

Under kampanjens tre år kommer följande områden att belysas

• 2023: Digitala arbetsmetoder
• 2024: Ledarskapet i den digitala tidsåldern
• 2025: Teknikens inflytande på arbetsmiljön.