Tjänsteresor, ersättningar och avdrag

Detta kapitel fokuserar på tjänsteresor och de olika ersättningar och avdrag som är kopplade till sådana resor. Här sammanfattas de viktigaste begreppen och beräkningsmetoderna som beskrivs i kapitlet.

Tjänsteresor och traktamente

Vid tjänsteresa med minst en övernattning kan arbetstagaren ha rätt till traktamente. Traktamentet är en ersättning som syftar till att täcka de ökade levnadskostnader som kan uppstå när arbetstagaren vistas på annan ort i tjänsten – exempelvis kostnader för logi, högre måltidsutgifter och andra mindre utgifter.

Arbetsgivaren betalar i regel ut traktamentet i samband med tjänsteresan. Om ingen ersättning har betalats ut, men förutsättningarna är uppfyllda, har arbetstagaren möjlighet att själv yrka avdrag i sin inkomstdeklaration.

För att ett traktamente ska kunna betalas ut skattefritt krävs att:

• Minst en övernattning sker under tjänsteresan,
• Resmålet ligger minst 50 kilometer från både arbetsplatsen och bostaden, och
• Ersättningen inte överstiger de avdragsgilla schablonbeloppen enligt Skatteverkets regler.

Skattefritt traktamente ska varken tas upp i inkomstdeklarationen av arbetstagaren, eller föranleda något avdrag. Det räknas inte som skattepliktig inkomst, förutsatt att ovanstående villkor är uppfyllda

Det finns tre typer av traktamente, helt traktamente, halvt traktamente och nattraktamente. Beloppen för traktamente är schablonbaserade och uppdateras årligen. Du finner dem på Skatteverkets hemsida.

Måltidsreducering och milersättning

Om arbetsgivaren eller någon annan tillhandahåller kost under tjänsteresan, ska traktamentet reduceras. Reduceringarna beräknas utifrån måltidens karaktär (frukost, lunch, middag) och om det är ett helt eller halvt traktamente.

Om den anställde använder egen bil under tjänsteresan har arbetsgivaren även rätt att betala ut skattefri milersättning.

Utrikes tjänsteresa

För utrikes tjänsteresor gäller samma krav som för inrikes resor vad gäller avstånd och övernattning, men beloppen för traktamente varierar beroende på vilket land resan går till. Skatteverket fastställer varje år normalbelopp för olika länder, vilket ska täcka kostnader för måltider och boende på ett internationellt hotell.

Praktiska exempel – Tjänsteresor, ersättningar och avdrag

Exempel 1: Inrikes tjänsteresa med traktamente och milersättning

Doris arbetar som konsult och reser från sin hemort till Göteborg för en tjänsteresa. Hon lämnar hemmet den 26 november kl 16.00 och återvänder den 28 november kl 18.30. Under sin resa använder Doris sin egen bil och kör totalt 90 mil. Hon får ett helt traktamente för den 27 november om 260 kr och ett halvt traktamente för den 26 och 28 november om 130 kr vardera, vilket sammanlagt ger 520 kr i traktamente. Eftersom Doris har kört sin egen bil, har hon också rätt till milersättning som vid tidpunkten är 25 kr per mil, vilket ger henne 2 250 kr för de 90 milen. Sammantaget får Doris 2 794 kr som ersättning för sin resa​.

Exempel 2: Utrikes tjänsteresa med traktamente och måltidsreducering

Hasse åker på en tjänsteresa till Helsingfors den 4 november och återvänder den 6 november. Han får helt traktamente för den 4 och 5 november om 786 kr per dag och ett halvt traktamente för den 6 november om 393 kr, vilket totalt ger 1 965 kr. Eftersom Hasse får vissa måltider betalda av kunden, måste han göra måltidsreduceringar: 275,10 kr för middag den 4 november, 117,90 kr för frukost den 5 november och 58,95 kr för frukost den 6 november. Efter måltidsreduceringarna återstår 1 513 kr att betala ut​​.

Sammanfattning

Vid tjänsteresor kan arbetsgivaren betala ut traktamente för att täcka ökade levnadskostnader, vilket kan vara skattefritt om resan sker minst 50 km från hemmet och inkluderar en övernattning. Traktamentet kan vara helt eller halvt, och reduceras om måltider tillhandahålls under resan. Milersättning kan också betalas ut om den anställde använder egen bil.

För utrikes resor gäller samma regler som för inrikes, men beloppen varierar beroende på land, och måltidsreduceringar görs procentuellt baserat på vilken typ av måltid som erbjuds.