Medvetandegörande och varningar

Ofta talas om två olika typer av varningar som kan ges till medarbetare. Varningar med information om att arbetsgivaren planerar att vidta åtgärder således arbetstagaren inte förbättrar sitt beteende. Detta är vad vi kallar medvetandegörandet. Ett medvetandegörande är något som krävs för att en uppsägning på grund av personliga skäl ska kunna bli aktuell eftersom arbetstagaren måste ha getts chansen att ändra sitt beteende. Denna typ av varning kräver inte förhandling med facket för att få ges. Syftet med ett medvetandegörande är att uppmärksamma arbetstagaren på sitt beteende och att ett upprepat beteende i längden kan komma att leda till arbetsrättsliga konsekvenser. Den andra typen av varning som kan ges är en varning med disciplinära påföljder eller bestraffningar. Denna form av varning får aldrig ske utan rättslig grund och kräver därmed stöd i lag eller avtal. Sådana varningar ska även förhandlas med facket före utdelning. Disciplinära åtgärder kan exempelvis vara löneavdrag eller avstängning. I vissa kollektivavtal finns särskilda regler kring dessa varningar.

Nedan kommer vi att gå igenom dessa två typer av varningar närmare.

Medvetandegöra

Uppsägning från arbetsgivarens sida ska baseras på sakliga skäl, antingen på grund av arbetsbrist eller faktorer relaterade till den anställdes personliga förhållanden. Om det är rimligt att arbetsgivaren kan erbjuda den anställde ett annat jobb, anses uppsägningen inte ha sakliga skäl. Dessutom finns det regler som förbjuder uppsägning baserad på vissa specifika omständigheter. Personer över 69 år omfattas inte av dessa regler.

Sakliga skäl för uppsägning kan vara individuellt baserade och bedömningen är ofta komplex, inbegripande olika faktorer som arbetstagarens ålder, hälsa och arbetsgivarens agerande. Arbetsgivaren bär bevisbördan för sakligheten i uppsägningen, både vid personliga skäl och arbetsbrist, där en generell bedömning görs från fall till fall.

Vid misskötsel går det generellt att säga att det föreligger sakliga skäl för uppsägning om arbetstagaren på ett tillräckligt allvarligt sätt brutit mot eller misslyckats med att uppfylla en förpliktelse i anställningsavtalet och om arbetstagaren insett eller borde ha insett att detta var ett felaktigt beteende.

Det går att säga att en arbetsgivare i princip måste kunna övertyga en domstol om att det inte finns någon annan lämplig lösning än att säga upp en anställd för att hantera ett problematiskt beteende eller en situation. Detta kräver vanligtvis att arbetsgivaren först har informerat den anställde tydligt om problemet och gett denne en chans att ändra sitt beteende, med en varning om att fortsatt oönskat beteende kan leda till uppsägning. Detta är vad som kallas för ett medvetandegörande.

Arbetstagaren bör också ges möjlighet att överväga sin situation under några dagar och söka råd från till exempel en fackförening eller annan rådgivare. Det finns dock situationer där en anställd bryter mot grundläggande skyldigheter på ett sätt som borde vara uppenbart oacceptabelt, till exempel att använda arbetsgivarens egendom för personliga ändamål utan tillstånd. I dessa fall kan arbetsgivaren agera utan att ha gett tidigare varningar, speciellt om den anställda inte haft skäl att tro att sådant beteende skulle tolereras.

Arbetsgivaren är i allmänhet skyldig att visa att de har gjort ett allvarligt försök att hitta alternativ till att säga upp en anställd, såsom att erbjuda stöd, ge en tillrättavisning, varna för att jobbet står på spel eller överväga omplacering. Detta innefattar att ha konsulterat med den anställde och, där det är relevant, dennes fackliga representation. I denna process bedöms arbetsgivarens hantering av situationen och deras beaktande av den anställdes unika situation och intressen. Händelser som ligger långt tillbaka i tiden anses vanligtvis vara mindre relevanta, även om de varit allvarliga.

För större arbetsgivare antas det finnas större möjligheter att hantera problem, som samarbetssvårigheter eller en anställds uppenbara olämplighet för vissa uppgifter, jämfört med mindre arbetsgivare. Det betyder att vad som kan anses vara saklig grund för uppsägning hos en mindre arbetsgivare inte nödvändigtvis ses på samma sätt hos en större arbetsgivare.

Vid uppsägning på grund av personliga skäl samt avsked föreligger den s.k. tvåmånadersregeln. Denna regel innebär att uppsägningen inte får grundas på omständigheter som arbetsgivaren har känt till mer än två månader innan underrättelse om uppsägningen lämnades. Denna regel syftar till att arbetsgivaren alltid ska agera skyndsamt på misskötsel och därmed komma till en snabb reglering av ärendet om uppsägning eller avsked. Vid fortlöpande och bestående misskötsel, som till exempel samarbetssvårigheter ska misskötseln skett under de senaste två månaderna för att uppsägning ska kunna ske.

Vad gäller tvåmånadersregeln och medvetandegörandet får du som chef alltså inte ge en varning för ett beteende som du känt till mer än två månader.

En varning kan antingen vara muntlig eller skriftlig. En skriftlig varning kallas ofta för en erinran. Det finns inga krav på att varningen ska vara skriftlig men för att kunna göra en uppsägning gällande måste du kunna bevisa att arbetstagaren mottagit varningen, därav är det alltid viktigt att på något sätt dokumentera medvetandegörandet. Många tror att vid tre varningar blir arbetstagaren uppsagd, detta stämmer inte. Det finns inga krav på hur många varningar som måste ut innan en uppsägning får ske. Uppsägningen ska grunda sig på sakliga skäl där det ska göras en helhetsbedömning av samtliga relevanta omständigheter samt att arbetstagaren ska ha getts möjligheten att förbättra sitt oönskade beteende.

Dokumentationen vid ett medvetandegörande är som sagt viktigt. Kom ihåg att det i ditt law:box paket för misskötsel finns mallar och guider för medvetandegörande och korrigeringssamtal. Dessa kan du använda till hjälp för att säkerställa att du hanterar misskötseln korrekt. Här nedan går vi ändå igenom några punkter som kan vara viktiga att komma ihåg vid dokumentationen.

• Dokumentera skälet med medvetandegörandet och det aktuella samtalet.
• Dokumentera misskötseln i fråga och det aktuella händelseförloppet, gärna med tydliga datum och incidenter.
• Hänvisa till tidigare dokumentation som exempelvis tidigare korrigerande samtal om sådant finns.
• Låt medarbetaren redogöra för sin version och sammanställ detta i dokumentationen. Se till att medarbetaren godkänner den nedtecknade versionen.
• Framför och dokumentera vilka konsekvenser som du anser att misskötseln medför eller har medfört. Tydliggör vilka förändringar som förväntas.
• Upprätta och dokumentera en handlingsplan som ni båda skriver under. Handlingsplanen bör innefatta åtgärder och förväntningar på medarbetaren samt de konsekvenser som kan inträffa om åtgärderna inte efterföljs.
• Kom ihåg att utforma dokumentationen och varningen så att den anställde förstår att det inte rör sig om en disciplinär åtgärd och att varningen inte ska ses som en bestraffning, utan som en påminnelse om att agerandet inte är tillåtet och måste upphöra.

Disciplinära påföljder

En varning med disciplinära påföljder eller bestraffningar är en typ av varning som inte får ske utan rättslig grund. Denna varning måste således ha stöd i lag eller kollektivavtal och måste även förhandlas med facket enligt lagen (1976:580) om medbestämmande i arbetslivet (MBL) före utdelning. Att en disciplinpåföljd måste ha stöd i lag eller kollektivavtal innebär att åtgärden för misskötseln måste finnas reglerad i lag eller kollektivavtal, gör den inte det, är alltså den disciplinära åtgärden förbjuden. Detta regleras i 62 § MBL. Finns inte något kollektivavtal på arbetsplatsen krävs att åtgärden har stöd i antingen lag eller i det enskilda anställningsavtalet. Att utfärda en disciplinpåföljd på grunder som arbetsgivarens arbetsledningsrätt eller branschpraxis är inte tillräckligt.

Den allvarligaste påföljden som kan drabba en medarbetare är ett avsked. Andra möjliga sanktioner är avstängning och löneavdrag. För offentligt anställda som faller under lagen om offentlig anställning finns särskilda regler om löneavdrag samt disciplinpåföljder för tjänsteförseelse om att arbetstagaren oaktsamt eller uppsåtligen åsidosatt sina skyldigheter i anställningen.

I vissa fall kan omplaceringar som annars faller inom arbetsgivarens arbetsledningsrätt anses vara disciplinära åtgärder om omplaceringen genomförts på ett sådant sätt att den kan ses som en bestraffning. En utgångspunkt är att en åtgärd utgör en disciplinär åtgärd om åtgärden i fråga är till men för arbetstagaren och vidtas i bestraffningssyfte. En omplacering som genomförs på ett sådant sätt kan därmed ses som en bestraffning och därmed är det en disciplinär åtgärd.

Dock kan en arbetsgivare med stöd av arbetsledningsrätten ha utfärdat en ingripande omplacering utan att det är att anse som en disciplinär åtgärd. Exempel på detta är bland annat bastubadarmålet (AD 1978 nr 89) där en arbetstagare blivit omplacerad till mindre kvalificerade uppgifter än tidigare efter att ha besökt en bastu på arbetstid. Arbetsdomstolen fastställde i samband med detta mål att en särskilt ingripande omplacering på grund av personliga skäl kräver godtagbara skäl. En omplacering inom ramen för arbetsledningsrätten som medför att arbetstagaren får lägre lön anses inte heller vara en disciplinåtgärd.

När är en varning en disciplinär åtgärd?

En problematik som ofta uppstår är gränsdragningen mellan en varning och en disciplinär åtgärd. Enkelt beskrivet anses en varning utgöra en disciplinär åtgärd om arbetstagaren varnas på ett sådant sätt att varningen i fråga kan uppfattas som en repressalie, ett straff. Direkta hot om uppsägning bedöms ofta vara klassat som en disciplinär åtgärd.

Enligt domstolen är det dock svårt att dra någon entydig gräns mellan tillåtna och otillåtna skriftliga varningar. Vid bedömningen tas hänsyn till innehållet, utformningen och det huvudsakliga syftet när arbetsgivaren har tillrättavisat en medarbetare.