Arbetsanpassnings- och rehabiliteringsåtgärder
Innehållsförteckning
Rehabilitering
Rehabilitering syftar till att få tillbaka en medarbetare i arbete. Man brukar tala om rehabiliterings- och anpassningsåtgärder som två olika begrepp. Man skiljer på arbetslivsinriktad rehabilitering, medicinsk rehabilitering och social rehabilitering.
De lagar som reglerar rehabilitering är socialförsäkringsbalken (2010:110) (SFB) och arbetsmiljölagen (1977:1160) (AML). Enligt 3 kap. 2 a § AML ska arbetsgivaren säkerställa att det i verksamheten finns en på lämpligt sätt organiserad arbetsanpassnings- och rehabiliteringsverksamhet för fullgörande av de ansvar som vilar på arbetsgivaren.
Enligt 30 kap. 2 § SFB har den som omfattas av sjukförsäkring rätt till rehabiliteringsåtgärder och dessa åtgärder ska vidare enligt 30 kap. 3 § SFB planeras i samråd med den försäkrade och utgå ifrån dennes individuella förutsättningar och behov. I 30 kap. 6–6a §§ SFB regleras arbetsgivarens skyldigheter i relation till rehabiliteringsåtgärder. Enligt 6 § SFB ska arbetsgivaren senast dag 30 av sjukdomen upprätta en plan för återgång i arbete, om det kan förväntas att arbetstagaren kommer att ha en nedsatt arbetsförmåga under minst 60 dagar. Skulle dock arbetsförmågan ha antagits pågå kortare tid än 60 dagar, men att det senare framkommer att nedsättningen kan antas komma att fortgå under minst 60 dagar ska dock en sådan plan upprättas omgående. En rehabiliteringsplan behöver inte upprättas om det med tanke till arbetstagarens hälsotillstånd klart framgår att arbetstagaren inte kan återgå i arbete alls. Skulle dock hälsotillståndet förbättras ska en sådan plan upprättas omgående.
Arbetsgivaren har ett ansvar att fortlöpande se till att rehabiliteringsplanen för återgång i arbete följs och vid behov justeras.
Eftersom tanken med en rehabilitering är att återfå en medarbetare i arbete snarast, är det viktigt att processen startar tidigt och med det även dokumentationen. Ibland bara med ett konstaterande att man inte vet vad som ska göras och därefter får man successivt fylla på med vad man kan vidta för insatser. Dokumentationskravet är med andra ord centralt för framtagande av utredning som rehabiliteringsplan. Arbetsgivaren är enligt lag skyldig att dokumentera de insatser som görs.
Huvudregeln är alltså att arbetsgivaren ansvarar för arbetslivsinriktad rehabilitering medan sjukvården samt Försäkringskassan ansvarar för medicinsk och social rehabilitering. Arbetsgivaren ska bidra ekonomiskt även till den medicinska och sociala rehabiliteringen. Arbetslivsinriktad rehabilitering kan handla om att anpassa arbetet genom exempelvis tekniska hjälpmedel eller särskilda arbetsredskap. Det kan även innebära en anpassning av den fysiska arbetsmiljön eller arbetsorganisationen, förändrade arbetsuppgifter, arbetsfördelning, arbetstider, arbetsmetoder samt psykologiska och sociala förhållanden, särskilda informationsinsatser, arbetsträning eller arbetsprövning och omplacering. Som arbetsgivare behöver du dock inte skapa nytt arbete, utan endast omplacera till befintliga tjänster.
För att uppfylla sitt ansvar för rehabilitering på ett bra sätt bör arbetsgivaren ha fastlagt en tydlig rehabiliteringspolicy som alla på företaget känner till – detta inkluderar naturligtvis chef som arbetstagare.
Rehabiliteringspolicyn kan beskrivas i olika steg under sjukskrivningsprocessen där det ska framgå vad som ska ske och vilka rehabiliteringsbedömningar och rehabiliteringsåtgärder som kan bli aktuella – allt från det att sjukanmälan kommer in tills dess att alla rehabiliteringsåtgärder är uttömda.
Av vägledande rättspraxis går att finna tre gränser som arbetsgivaren måste ta hänsyn till när det kommer till genomförande av en rehabilitering;
• en ekonomisk gräns,
• en organisatorisk gräns och
• en arbetsmiljögräns.
Vad innebär dessa gränser och hur ska du som arbetsgivare förhålla dig till dessa?
Ekonomisk gräns
Använd de medel som anses skäliga utifrån arbetsgivarens personalresurser och ekonomi. Det kan då antas att en liten arbetsgivare skulle behöva avsätta en mindre summa pengar medan en stor arbetsgivare kanske kan komma upp i hundratusentals kronor. Kostnadstaket för var gränsen går är med andra ord inte helt tydligt men det kan antas att företagets omsättning och storlek kommer ha en avgörande betydelse. Företaget ska aldrig drabbas negativt utav rehabiliteringsinsatser.
Organisatorisk gräns
En arbetsgivare ska inte behöva omorganisera i sin verksamhet för att lösa en medarbetares återgång i arbete. Att omplacera är självklart, men endast till befintligt lediga tjänster eller om det finns ett genuint behov i verksamheten. Tänk på att det är arbetsgivaren som har bevisbördan för att arbetsanpassningen skulle innebära en omorganisation.
Detta innebär att om man får en bestående merkostnad vid en förändring som i grunden inte kan motiveras ur en verksamhetssynpunkt, då är inte arbetsgivaren skyldig att genomföra denna åtgärd.
Arbetsmiljögräns
En förändring till förmån för en medarbetare får inte heller försämra arbetsmiljön för övriga kollegor. Tänk på att det är arbetsgivaren som har bevisbördan för att arbetsmiljön inte kommer att uppfyllas utan kan försämras för de övriga medarbetarna i verksamheten. Här är det viktigt att ha ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete, där en tydlig riskbedömning genomförs.
Arbetsanpassning AFS 2023:2
Enligt 3 kap. 3 § arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren anpassa arbetsförhållandena eller vidta andra lämpliga åtgärder som tar hänsyn till den enskilde arbetstagarens förutsättningar. Detta specificeras vidare i 3 kap. arbetsanpassning i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:2. I denna föreskrift regleras bland annat arbetsgivarens ansvar över arbetsanpassning av arbetsmiljön för enskilda medarbetare. Enligt 3 kap. 3 § AFS 2023:2 definieras arbetsanpassning som en “individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att en arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete, kan fortsätta arbeta eller återgå i arbetet. Arbetsanpassning används som en förebyggande åtgärd för att undvika ohälsa och sjukfrånvaro, samt vid återgång i arbete efter sjukfrånvaro. Arbetsanpassning kan vara tidsbegränsad eller varaktig.”
Det är enligt 3 kap. 4 § AFS 2023:2 arbetsgivarens ansvar att fortlöpande ta reda på om någon av arbetstagarna är i behov av arbetsanpassning. Detta kan genom de allmänna råden ske genom dialog med arbetstagaren vid exempelvis regelbundna möten som antingen redan sker i verksamheten eller vid särskilda möten. Det är av denna anledning det är av stor vikt att vara uppmärksam på tidiga signaler av ohälsa för att i ett tidigt skede kunna anpassa arbetet för en medarbetare som behöver det, redan innan en sjukskrivning inträffar.
Arbetsgivaren ska även enligt 3 kap. 5 § AFS 2023:2 säkerställa att det finns rutiner för att ta emot information om behov av arbetsanpassning. Enligt regeln ska det av rutinerna framgå vem som tar emot
Arbetsträning
Arbetsträning är en form av arbetsinriktad rehabilitering där individens prestation inte är i fokus. Målet är att återuppbygga personens förmåga att arbeta. Detta kan innebära att man antingen återgår till sina vanliga arbetsuppgifter hos sin nuvarande arbetsgivare som ett steg mot att återvända till sitt ordinarie jobb, eller att man tar sig an nya arbetsuppgifter antingen hos sin nuvarande eller en ny arbetsgivare. Under arbetsträningen är det någon annans ansvar att hantera arbetsuppgifterna, och den som deltar i arbetsträningen ska erbjudas stöd för de arbetsmoment som de inte kan utföra på grund av sin sjukdom.
För att optimera effekten av arbetsträningen, är det ofta fördelaktigt att kombinera den med andra insatser såsom anpassningar av arbetsplatsen, justeringar av arbetstider eller användning av olika arbetsredskap.
Arbetsträning är avsedd för personer som erhåller sjukpenning, sjukersättning eller aktivitetsersättning. För de som mottar sjukpenning är arbetsträningen vanligtvis begränsad till högst tre månader och bör omfatta minst en fjärdedel av den normala arbetstiden. För de som får sjukersättning eller aktivitetsersättning finns inga fastställda tidsramar eller omfattning, eftersom beslut baseras på de specifika omständigheterna i varje enskilt fall.
Det är Försäkringskassan som godkänner arbetsträningen. Under perioden för arbetsträning erhåller deltagaren antingen rehabiliteringsersättning från Försäkringskassan eller behåller sin befintliga sjuk- eller aktivitetsersättning.
Den som är sjukskriven har också rätt att ta tjänstledigt för att utforska möjligheten att klara av ett annat arbete.
Övriga åtgärder
Under rehabiliteringsförloppet kan det bli aktuellt med insatser som involverar andra åtgärder. Det kan exempelvis handla om att ta tjänstledigt för att utforska möjligheten till anställning hos en ny arbetsgivare. Avslutningen av en rehabiliteringsprocess är idealiskt när den anställda kan återvända till sin vanliga tjänst, även om detta inte alltid är möjligt.
Rätten till tjänstledighet för att utforska alternativt arbete är tillgänglig för de som är sjukskrivna. Detta skyddas av lagstiftning som tillåter ledighet för att testa annat arbete på grund av sjukdom. Kraven inkluderar:
- Nedsatt arbetsförmåga jämfört med det ordinarie arbetet eller annat lämpligt arbete som arbetsgivaren temporärt har kunnat erbjuda, över en period på minst 90 dagar.
- Ett nytt anställningsavtal har tecknats med en annan arbetsgivare någon gång mellan dag 91 och dag 180 av sjukperioden.
- Ledighetens omfattning ska motsvara den nya anställningens omfattning.
- Ledigheten får vara i högst 12 månader.
För de som är sjukskrivna och önskar ta tjänstledigt för att söka nytt arbete, kan ersättning erhållas från arbetslöshetskassan. Denna tjänstledighet är dock inte en garanterad rättighet utan beror på vissa förutsättningar som medlemskap i en a-kassa och att arbetsgivaren godkänner tjänstledigheten, vilket inte är en skyldighet för arbetsgivaren. För att kvalificera sig för arbetslöshetsersättning måste både arbetsgivaren och Försäkringskassan kunna intyga att alla möjliga rehabiliteringsåtgärder har genomförts fram till ansökan om ersättning.
Avsluta en arbetsanpassad rehabilitering
Rehabiliteringen bör avslutas på ett formellt sätt med ett konstaterande att medarbetaren antingen kan återgå i tjänst med komplettering av vidtagna rehabiliteringsåtgärder eller att medarbetaren inte kan återgå i tjänst efter att alla rehabiliteringsåtgärder är uttömda.
En framgångsrik rehabiliteringsprocess leder till att den tidigare sjukskrivna kan återgå till arbetslivet. Avslutningen på en arbetsplatsorienterad rehabilitering kan dock variera stort. Den sjukskrivna kan antingen återvända till sitt ursprungliga arbete, ta sig an nya arbetsuppgifter hos samma arbetsgivare, börja ett nytt jobb hos en annan arbetsgivare, eller i vissa fall, erhålla sjuk- eller arbetslöshetsersättning. Trots insatser för att anpassa arbetsplatsen och rehabilitera den anställde kan det ibland visa sig omöjligt att nyttja den anställdes arbetsförmåga fullt ut.
Nedan följer de vanligaste utfallen efter avslutad arbetsplatsinriktad rehabilitering:
- Återgång till ursprunglig tjänst.
- Omplacering till en annan tjänst.
- Uppsägning på grund av arbetsbrist.
- Beviljande av sjukersättning.
Det mest önskvärda utfallet är det första, att återgå till ursprunglig tjänst.
När rehabilitering syftar till att förbereda den anställde för återinträde i den allmänna arbetsmarknaden, ska Försäkringskassan från dag 91 i rehabiliteringskedjan arrangera ett möte med Arbetsförmedlingen. Det är därefter Arbetsförmedlingens uppgift att stödja individen vidare. Arbetsgivarens ansvar varar under hela anställningsperioden. Det rekommenderas att dokumentera rehabiliteringsprocessens avslut skriftligen, vilket innebär en sammanställning av genomförda insatser, tidsperioden för dessa och resultatet. Detta dokument blir en viktig del av arbetsgivarens dokumentation och markerar ett klart avslut för den anställde.
Det är viktigt att skilja på rätt till ersättning och rätt till anställning. Socialförsäkringsbalken styr rätten till ersättning från Försäkringskassan medan arbetsrättslig lagstiftning reglerar anställningsrättigheter.
Säga upp en sjukskriven
En arbetsgivare som överväger att avsluta en anställning måste ha sakliga skäl för detta enligt 7 § LAS. Sakliga skäl kan vara antingen arbetsbrist eller personliga skäl. Vid sjukdom finns det ett förstärkt anställningsskydd för den anställde. För att uppsägning på grund av sjukdom ska vara motiverad krävs det att den anställde inte längre kan utföra arbete som är av värde för arbetsgivaren, att arbetsförmågan permanent har försämrats och att arbetsgivaren har gjort vad som är möjligt för att anpassa arbetsplatsen och utforska omplacering.
Varje fall bedöms individuellt, och det är arbetsgivarens ansvar att visa att alla krav är uppfyllda. Vid en potentiell omplacering bör arbetsgivaren sträva efter att hitta en liknande position för den anställde, om det är möjligt. En anställd som avvisar en rimlig omplacering utan giltig anledning kan situationen sluta i en uppsägning. Det är avgörande att arbetsgivaren noggrant dokumenterar hela processen, inklusive alla utforskade möjligheter för omplacering och arbetsanpassning, för att visa att alla alternativ har övervägts innan uppsägning.
Den anställde är skyldig att delta i rehabiliteringsprocessen, en vägran att göra detta utan godtagbara skäl kan leda till att rätten till sjukpenning nekas av Försäkringskassan. I vissa fall kan arbetsgivarens ansvar för rehabilitering anses vara uppfyllt även då den anställde inte deltar i rehabiliteringen.