Organisatorisk och social arbetsmiljö

Organisatorisk arbetsmiljö

Den organisatoriska arbetsmiljön utgör en central del av arbetsmiljön och omfattar hur arbetsplatsen är strukturerad, hur arbetet planeras och organiseras samt hur relationerna och samarbetet mellan medarbetare och ledning utformas. En sund organisatorisk arbetsmiljö är avgörande för att främja en positiv och hälsosam arbetsplatskultur samtidigt som den bidrar till att förebygga stress, konflikter och andra psykosociala problem.

Komponenter i den organisatoriska arbetsmiljön

• Arbetsorganisation och innehåll: En välfungerande arbetsorganisation innebär tydligt definierade arbetsuppgifter och ansvarsområden som är anpassade till medarbetarnas kompetens och resurser. Genom att undvika överbelastning av arbetsuppgifter samt genom att erbjuda möjligheter till variation och utveckling kan arbetsplatsen främja en känsla av engagemang och motivation hos medarbetarna.
• Ledning och organisatorisk struktur: En effektiv ledning och en klar organisatorisk struktur är grundläggande för att skapa en hälsosam arbetsmiljö. Det är viktigt att ledningen är närvarande och tillgänglig för att stödja och guida medarbetarna. Genom att främja öppen kommunikation, delaktighet och inflytande kan ledningen bidra till att skapa en atmosfär av tillit och respekt på arbetsplatsen.
• Arbetstidens organisation: En balanserad arbetsbörda och förutsägbara arbetstider är viktiga komponenter för att förebygga stress och utmattning bland medarbetarna. Arbetsmiljöverket rekommenderar att arbetsgivare erbjuder flexibilitet och möjligheter till återhämtning för att främja en god balans mellan arbete och fritid.
• Samarbete och socialt stöd: Ett gott samarbetsklimat och stödjande relationer på arbetsplatsen bidrar till ökad trivsel och välbefinnande bland medarbetarna. Genom att uppmuntra till öppenhet, respekt och empati kan organisationen skapa en positiv och inkluderande arbetskultur där medarbetarna känner sig sedda och värderade.
• Konflikthantering och krisberedskap: Organisationen bör ha tydliga riktlinjer och strategier för hantering av konflikter och kriser för att minimera risken för ohälsa och obehag på arbetsplatsen. Det är viktigt att erbjuda stöd och resurser för att hantera svåra situationer och att främja en kultur där det är accepterat att söka hjälp vid behov.

Social arbetsmiljö

Social arbetsmiljö avser den sociala och psykosociala miljön på arbetsplatsen, inklusive relationer mellan kollegor och mellan anställda och ledning. Det omfattar faktorer som kommunikation, samarbete, arbetsklimat, trivsel, respekt, inkludering, och möjligheter till delaktighet och inflytande. En positiv social arbetsmiljö främjar välbefinnande, motivation och produktivitet hos arbetstagarna, medan en negativ social arbetsmiljö kan leda till stress, konflikter, mobbning eller kränkande särbehandling samt försämrad hälsa och prestation. Därför är det viktigt för arbetsgivare att aktivt arbeta för att skapa en sund och positiv social arbetsmiljö för sina anställda.

Nedan följer exempel på viktiga komponenter som en arbetsgivare bör tänka på för att upprätthålla en god social arbetsmiljö:

• Kommunikation: Främja öppen och tydlig kommunikation på arbetsplatsen. Uppmuntra regelbundna möten, dialog och feedback mellan ledning och anställda samt mellan kollegor.
• Delaktighet och inflytande: Ge anställda möjlighet att vara delaktiga i beslutsprocesser som påverkar deras arbete och arbetsmiljö. Det kan innebära att involvera dem i planering, policyutveckling och förbättringsinitiativ.
• Respekt och inkludering: Skapa en arbetskultur som präglas av respekt, ömsesidig förståelse och inkludering. Alla anställda bör behandlas likvärdigt och känna sig välkomna och uppskattade oavsett kön, ålder, etnicitet, religion, sexuell läggning eller andra individuella egenskaper.
• Arbetsrelationer: Främja positiva och stödjande arbetsrelationer mellan kollegor och mellan ledning och anställda. Det kan inkludera att organisera teambuildingaktiviteter, främja samarbete och konfliktlösning samt uppmuntra till att skapa en atmosfär av ömsesidig hjälp och stöd.
• Arbetslivsbalans: Ge möjligheter för anställda att upprätthålla en god balans mellan arbete och privatliv. Det kan innefatta flexibla arbetstider, möjlighet till distansarbete, semesterplanering och andra initiativ som främjar välbefinnande utanför arbetet.

Genom att fokusera på dessa komponenter kan arbetsgivare skapa en positiv och hälsosam social arbetsmiljö som främjar välbefinnande, engagemang och produktivitet hos sina anställda.

Riskbedömning för att främja en god organisatorisk och social arbetsmiljö:

Arbetsmiljöverket betonar vikten av att integrera arbetsmiljöarbetet i den dagliga verksamheten. Det handlar om att aktivt identifiera och åtgärda risker samt att kontinuerligt följa upp och utvärdera arbetsmiljöåtgärderna. För att identifiera sådana risker bör organisationen genomföra en riskbedömning.

Nedan följer en steg-för-steg guide för hur en organisation kan genomföra en riskbedömning

Steg 1: Identifiera faror och risker

• Insamling av information: Samla in all relevant information om arbetsplatsen, arbetsprocesser, använda material, utrustning och arbetstagarnas uppgifter.
• Identifiera faror: Identifiera potentiella faror och hälsorisker som kan uppstå i arbetsmiljön, till exempel kemikalier, tunga lyft, buller, vibrationer, stress och ergonomiska risker.
• Identifiera utsatta grupper: Identifiera grupper av arbetstagare som kan vara särskilt utsatta för vissa faror, till exempel gravida kvinnor, unga arbetstagare eller personer med hälsoproblem.

Steg 2: Bedöm farorna och riskerna

• Bedöm exponering: Bedöm graden av exponering för faror och risker, inklusive hur ofta och hur länge arbetstagare kan vara utsatta för dem.
• Bedöm riskernas allvar: Bedöm allvaret av de identifierade riskerna genom att överväga konsekvenserna av exponeringen, såsom skador, sjukdomar eller olyckor.
• Bedöm sannolikheten för skador: Bedöm sannolikheten för att en olycka eller skada inträffar till följd av de identifierade farorna och riskerna.

Steg 3: Riskhantering och åtgärder

• Prioritera risker: Prioritera faror och risker baserat på deras allvar och sannolikhet för att skada.
• Utveckla åtgärdsplaner: Utveckla åtgärdsplaner för att minska eller eliminera faror och risker, inklusive åtgärder för att skydda arbetstagare, förändra arbetsprocesser, använda skyddsutrustning eller förbättra arbetsmiljön.
• Implementera åtgärder: Implementera de planerade åtgärderna och säkerställ att de genomförs på ett effektivt och korrekt sätt.
• Utvärdera effektiviteten: Utvärdera effektiviteten av de genomförda åtgärderna genom att övervaka och utvärdera riskerna regelbundet och se till att åtgärderna är tillräckliga och adekvata.

Steg 4: Dokumentation och uppföljning

• Dokumentation: Dokumentera alla steg i riskbedömningsprocessen, inklusive identifierade faror, genomförda bedömningar, planerade åtgärder och deras genomförande.
• Utbildning och kommunikation: Se till att alla berörda arbetstagare är informerade och utbildade om faror och risker på arbetsplatsen samt om de åtgärder som vidtagits för att hantera dem.
• Uppföljning och revidering: Uppfölj regelbundet och revidera riskbedömningen och riskhanteringsplanen när nya faror eller förändringar i arbetsmiljön uppstår, eller när nya lagar eller riktlinjer införs.

En välfungerande organisatorisk och social arbetsmiljö är således avgörande för att skapa en hälsosam och produktiv arbetsplats där medarbetarna trivs och mår bra. Genom att följa Arbetsmiljöverkets riktlinjer och rekommendationer kan organisationer skapa en arbetsmiljö där medarbetarna känner sig motiverade, engagerade och produktiva samtidigt som risken för stress och konflikter minimeras. Detta kräver en helhetssyn på arbetsmiljön där både fysiska och psykosociala faktorer beaktas och hanteras på ett systematiskt sätt.

---

Arbetsmiljöverkets föreskrifter för organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA – AFS 2023:2)

Arbetsmiljöverket har utarbetat föreskrifter om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön för att säkerställa att arbetstagare inte drabbas av arbetsrelaterad ohälsa på grund av ohälsosam arbetsbelastning eller kränkande särbehandling. Dessa föreskrifter kallade AFS 2023:2 har tagits fram i samråd med arbetsmarknadens parter och är inriktade på att främja ett förebyggande arbetsmiljöarbete. Syftet med dessa föreskrifter är att tydliggöra och komplettera det systematiska arbetsmiljöarbetet som alla arbetsgivare är skyldiga att bedriva. Genom tydligare regler underlättas det för arbetsgivare att följa lagstiftningen och det stärker rättssäkerheten inom området.

Det är viktigt att notera att föreskrifterna inte detaljstyr arbetsgivare, eftersom arbetsmiljön kan variera betydligt mellan olika yrken och branscher. Istället fungerar föreskrifterna som en vägledning för arbetsgivare och preciserar de viktigaste faktorerna som bör hanteras inom det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta inkluderar att undersöka risker, bedöma dem, vidta åtgärder för att minimera dem och sedan följa upp dessa åtgärder.

Föreskrifterna omfattar alla verksamheter där arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning. Även de som hyr in arbetskraft anses som arbetsgivare och omfattas av föreskrifterna. Det är arbetsgivaren som bär ansvaret för att säkerställa att både föreskrifterna och arbetsmiljölagen efterlevs inom organisationen.

Det är viktigt att notera att personer som genomgår utbildning eller är under vård i en anstalt inte anses som arbetstagare enligt dessa föreskrifter och därför inte omfattas av dem vid tillämpningen. Detta innebär att de inte berörs av de skyldigheter och regler som fastställs i föreskrifterna och arbetsmiljölagen.

Arbetsgivarens skyldigheter enligt föreskrifterna (AFS 2023:2)

Genom föreskrifterna åläggs arbetsgivaren ett antal specifika skyldigheter för att säkerställa en sund arbetsmiljö och främja hälsa på arbetsplatsen.

Inledningsvis ska arbetsgivaren säkerställa att chefer och arbetsledare har nödvändiga kunskaper för att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling. Det åligger arbetsgivaren att skapa förutsättningar för att dessa kunskaper kan tillämpas i praktiken (2 kap. 4 §).

Vidare ska Arbetsgivaren upprätta mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, utöver de specifika åliggandena enligt föreskrifterna. Dessa mål ska syfta till att främja hälsa och stärka organisationens förmåga att motverka ohälsa. Målen ska dokumenteras skriftligt om verksamheten har minst tio anställda (2 kap. 5 §).

Arbetsgivaren har även skyldighet att säkerställa att tilldelade arbetsuppgifter och befogenheter inte leder till ohälsosam arbetsbelastning för arbetstagarna. Detta innebär att resurserna ska anpassas till arbetskraven. Vidare ska arbetsgivaren säkerställa att arbetstagarna är väl informerade om sina arbetsuppgifter, hur de ska utföras, prioriteringar samt tillgängligt stöd och hjälp. Åtgärder ska vidtas för att motverka att arbetsuppgifter och arbetssituationer som är starkt psykiskt påfrestande leder till ohälsa (2 kap. 6-8 §). Därtill ska arbetsgivaren ska vidta nödvändiga åtgärder för att förhindra att arbetstidens förläggning resulterar i ohälsa för arbetstagarna (2 kap. 9 §) se även arbetstidslagen (1982:673) och stycket nedan gällande relationen mellan regelverken.

Arbetsgivaren ska även tydliggöra att kränkande särbehandling inte tolereras och vidta åtgärder för att förebygga situationer i arbetsmiljön som kan ge upphov till sådan behandling. Rutiner ska etableras för hantering av kränkande särbehandling, inklusive mottagande av information, hantering av ärenden och tillhandahållande av snabb hjälp till de drabbade (2 kap. 10-11 §). Allt om kränkande särbehandling finner du i vår box kränkande särbehandling. Kom ihåg att du enkelt kan lägga till denna i ditt abonnemang om du inte redan har tillgång till Lawbox kränkande särbehandling.

Genom att följa dessa föreskrifter kan arbetsgivaren aktivt bidra till en hälsosam arbetsmiljö och främja välbefinnande för alla anställda på arbetsplatsen.

Arbetsmiljöverket har upprättat en vägledande handbok för arbetsgivare vid tillämpning av föreskrifterna. Handboken består av konkreta råd och exempel för att underlätta uppfyllandet av föreskrifterna. Förutom denna vägledning är arbetsmarknadens parter, branschorganisationer, företagshälsovården och utbildningsorganisationer av stor betydelse för att hjälpa arbetsgivare att navigera i de behov som kan uppstå i samband med föreskrifterna. Deras engagemang och expertis bidrar till att stödja arbetsgivare i att förstå och tillämpa föreskrifterna på ett korrekt och effektivt sätt.

---

Arbetsmiljöverkets föreskrifter och arbetstidslagen

Vid tillämpningen av föreskrifterna gällande organisatorisk och social arbetsmiljö bör även arbetstidslagen (1982:673) beaktas då dessa regelverk relaterar till varandra.

Arbetstidslagen reglerar arbetstagarnas arbetstid och viloperioder genom att fastställa maxgränser för arbetstiden och minimigränser för viloperioderna. Detta utgör de yttersta gränserna för arbetstiden och viloperioderna enligt lagstiftningen. Å andra sidan innehåller inte arbetstidslagen bestämmelser om hur arbetsgivare bör beakta arbetstidens planering och förläggning för att främja en hälsosam arbetsmiljö.

Föreskrifterna om den organisatoriska och sociala arbetsmiljön klargör att arbetsgivare måste undersöka och riskbedöma arbetets planering och förläggning. Detta innebär att arbetsgivaren måste beakta de potentiella hälsorisker som kan uppstå på grund av hur arbetstiden är förlagd. Genom att ta hänsyn till dessa risker kan arbetsgivaren vidta åtgärder för att minimera eller eliminera dem och därmed skapa en säkrare och mer hälsosam arbetsmiljö för sina anställda.