Systematiskt arbetsmiljöarbete
AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM)
Systematiskt arbetsmiljöarbete – grundläggande skyldigheter för dig med arbetsgivaransvar (AFS 2023:1) är en föreskrift från Arbetsmiljöverket som syftar till att systematiskt förebygga arbetsmiljörisker och främja en god arbetsmiljö på arbetsplatser. Föreskriften reglerar och vägleder arbetsgivare och arbetstagare med arbetsmiljöansvar om hur de ska bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete på arbetsplatsen.
Systematiskt arbetsmiljöarbete är inte bara en juridisk skyldighet utan också en strategisk metod för att säkerställa en hälsosam och säker arbetsmiljö. Det omfattar en rad olika processer och rutiner som arbetsgivare ska följa för att förebygga olyckor och arbetsrelaterade sjukdomar.
Vad innebär systematiskt arbetsmiljöarbete?
I 1 § i Arbetsmiljöverkets föreskrift AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) stadgas att: ”Syftet med dessa föreskrifter är att arbetsgivare ska arbeta systematiskt genom att organisera, genomföra och följa upp sitt arbetsmiljöarbete, för att förebygga risker för ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö..”
Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär därmed enligt AFS 2023:1 i grunden att arbetsgivaren ska kvalitetssäkra sin arbetsmiljö genom att gå systematiskt till väga. Det duger alltså inte att gå och vänta på att medarbetarna eller skyddsombud klagar på arbetsmiljön, utan arbetsgivaren har ett proaktivt ansvar.
Detta innebär att arbetsgivaren måste förebygga och undersöka sin arbetsmiljö. En arbetsgivare är skyldig att ha rutiner och handlingsplaner på plats för att kunna upptäcka och åtgärda brister i arbetsmiljön, för att så långt som möjligt undvika ohälsa på arbetsplatsen.
Syftet med ett systematiskt arbetsmiljöarbete?
Man kan fråga sig varför det finns ett lagkrav på att man som arbetsgivare är skyldig att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Detta är på grund av ett väl fungerade systematiskt arbete kan upptäcka risker och brister innan den inträffar olyckor eller innan någon drabbas av ohälsa. I grund och botten finns det systematiska arbetsmiljöarbetet till för att skapa ett hållbart och tryggt arbetsliv för alla arbetstagare.
Det systematiska arbetsmiljöarbetet är även viktigt för att:
- Risker i arbetet upptäcks och åtgärdas i tid.
- Förebygga att arbetstagarna inte råkar ut för olycksfall, sjukdom, stress eller andra negativa följder av arbetet.
- Garantera goda arbetsförhållanden, vilket kan minska sjukskrivningar.
- Öka trivsel och engagemang i arbetet.
- Öka kreativitet och produktivitet hos medarbetarna.
- Minska driftsstörningar och kvalitetsförsämringar.
- Främja ordning och reda i hela organisationen.
- Bidra till en god ekonomi.
- Ge gott anseende och organisationen kan lättare behålla och rekrytera personal.
Faktorer som påverkar arbetsmiljön negativt
Det finns faktorer som kan påverka arbetsmiljön negativt. Det är inte alltid lätt att upptäcka brister på en gång. Därmed är det viktigt att arbetsgivaren är lyhörd och fångar upp signaler från anställda och skyddsombud.
Faktorer att ha ett extra öga på är exempelvis:
- Arbetstiden
- Arbetsledningen
- Samarbetet
- Ventilation
- Lönesystemet
- Sjukfrånvaro
- Övrig fysisk arbetsmiljö
Det finns även faktorer som exempelvis omorganisationer, otydliga roller och ansvarsområden, obalans mellan krav och resurser och frånvarande ledarskap som är faktorer som kan skapa irritation, missnöje och konflikter. Detta är i sin tur risker för att kränkande särbehandling ska uppstå på arbetsplatsen, vilket i förlängningen kan leda till ohälsa. Det är därmed viktigt att även de små faktorerna tas i beaktning.
Naturlig del i verksamheten, medverkan, arbetsmiljöpolicy & rutiner
En välintegrerad och systematisk inställning till arbetsmiljöarbete är avgörande för den dagliga driften av en organisation. Enligt 5 § i AFS 2023:1 ska det systematiska arbetsmiljöarbetet bedrivas som en del av den dagliga verksamheten, vilket innefattar att beakta alla fysiska, psykologiska och sociala faktorer som kan påverka arbetsmiljön.
Det är vidare arbetsgivarens ansvar, enligt 6 § AFS 2023:1, att involvera arbetstagarna och skyddsombuden i detta arbete. Detta möjliggör för alla parter att aktivt delta i och påverka arbetsmiljöfrågorna.
För att stärka arbetsmiljöarbetet ytterligare föreskrivs det i 7 § AFS 2023:1 att det ska finnas en arbetsmiljöpolicy. Denna policy är ett dokument som klargör arbetsgivarens ambitioner för att förebygga ohälsa och olyckor och att främja en tillfredsställande arbetsmiljö. Det är också avgörande att det finns tydliga rutiner för hur det systematiska arbetsmiljöarbetet ska genomföras praktiskt.
Vidare, för organisationer med minst tio arbetstagare, är det ett krav att arbetsmiljöpolicyn och de tillhörande rutinerna finns dokumenterade skriftligen. Detta steg är fundamentalt för att dokumentera, övervaka och säkerställa att dessa riktlinjer följs, vilket i sin tur bidrar till en säker och hälsosam arbetsplats för alla medarbetare.
Arbetsmiljöpolicy
Varje arbetsgivare är skyldig att utforma en arbetsmiljöpolicy som klart definierar organisationens mål och förhållningssätt till arbetsmiljön, med fokus på att förebygga ohälsa och olycksfall. Denna policy ska beskriva de konkreta stegen för att uppnå dessa mål och hur verksamheten ska hantera arbetsmiljörisker, inklusive lagstiftning och föreskrifter. För arbetsplatser med tio eller fler anställda måste dessa procedurer och mål dokumenteras skriftligen.
Dokumentationen spelar en kritisk roll i det systematiska arbetsmiljöarbetet, där årliga rapporter om arbetsskador, tillbud och genomförda åtgärder krävs. Dessa dokument hjälper företag att utvärdera och utveckla sina arbetsmiljöstrategier och är avgörande vid revisioner av Arbetsmiljöverket.
Chefer på olika nivåer inom organisationen, inklusive VD:n, ansvarar för arbetsmiljön. För att säkerställa att rätt åtgärder vidtas, kan VD:n delegera ansvar till beslutsfattande chefer, vilka måste ha tillräckligt mandat och resurser för att effektivt hantera arbetsmiljöfrågor. Denna delegering måste dokumenteras, och om en chef känner att denne inte har tillräckligt med befogenheter för att hantera arbetsmiljöuppgifterna, kan denna delegation återföras till VD:n.
Riskbedömning
Enligt 11 § AFS 2023:1 ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsförhållandena och bedöma riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet.
Arbetsgivarens åtagande för en säker arbetsmiljö är en kontinuerlig process som innebär regelbundna granskningar av arbetsförhållandena och en proaktiv riskbedömning. Detta innefattar att identifiera, utvärdera och dokumentera potentiella risker för att effektivt kunna förebygga ohälsa och olyckor. Det systematiska arbetsmiljöarbetet kräver att dessa risker undersöks och bedöms regelbundet, vilket kan göras genom exempelvis skyddsronder eller andra probleminventeringar.
Enligt Arbetsmiljöverkets allmänna råd till 11 § AFS 2023:1 anses det vara av stor vikt att chefer i sin dagliga verksamhet är medvetna om och uppmärksammar hur arbetstagarna mår i sitt arbete. För att kunna förebygga olyckor och ohälsa måste arbetsgivaren vara väl informerad om de risker som finns. Frekvensen av dessa undersökningar och riskbedömningar bestäms av de specifika förhållandena på varje enskild arbetsplats. Det går alltså inte att säga specifikt hur ofta undersökningar och riskbedömningar behöver göras, utan detta varierar från fall till fall.
Utredning
12 § AFS 2023:1 föreskriver att om någon arbetstagare råkar ut för ohälsa eller olycksfall ska arbetsgivaren utreda orsakerna så att riskerna för ohälsa och olycksfall förebyggs.
Detta innebär att arbetsgivaren enligt 12 § är skyldig att snabbt agera och utreda händelsen när en arbetstagare drabbas av ohälsa eller ett olycksfall inträffar, för att förebygga framtida incidenter. Denna utredningsplikt är omfattande; arbetsgivaren måste undersöka alla tänkbara orsaker till det som har hänt, så långt det är praktiskt möjligt. Detta inkluderar att även mindre allvarliga tillbud bör utredas, då dessa kan ge värdefull information om potentiella risker i arbetsmiljön.
Utredningen ska vara grundlig och systematisk, och kan involvera observationer på arbetsplatsen, intervjuer med berörd personal, samt granskningar av arbetsuppgifter, instruktioner och rutiner. Det är också viktigt att granska sjukfrånvaro för att identifiera eventuella samband med arbetsförhållandena, då frånvaro kan vara en indikation på ohälsa orsakad av arbetsmiljön. Genom att noggrant undersöka dessa aspekter kan arbetsgivaren identifiera och hantera risker, vilket är avgörande för att säkra en hälsosam arbetsplats och minska risken för framtida händelser.
Åtgärder
13 § AFS 2023:1 föreskriver att arbetsgivaren omedelbart, eller så snart det är praktiskt möjligt, ska genomföra de åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall i verksamheten samt för att även i övrigt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö.
För att proaktivt hantera risker i arbetsmiljön, krävs att arbetsgivaren omedelbart vidtar åtgärder när risker upptäcks. Om det inte är möjligt att direkt implementera dessa åtgärder, måste arbetsgivaren snarast utarbeta en detaljerad handlingsplan. Denna plan ska specificera tidsramar för när åtgärderna ska genomföras och definiera vem som har ansvaret för varje åtgärd. Handlingsplanen är avgörande för att kunna följa upp och säkerställa att de vidtagna åtgärderna är effektiva.
Vidare, efter en noggrann utredning av incidenter, ska arbetsgivaren snabbt implementera nödvändiga åtgärder baserade på de identifierade riskerna. Om dessa risker bedöms som allvarliga kan det krävas att arbete avbryts för att säkerställa en säker arbetsmiljö. Alla ytterligare åtgärder som krävs för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö ska också genomföras. Åtgärder som inte kan genomföras omedelbart ska dokumenteras i en handlingsplan, vilket är viktigt för att säkerställa att arbetsmiljöarbetet är effektivt och i syfte indikera om det finns brister i arbetsmiljöarbetet som behöver adresseras.
Uppföljning
Enligt 14 § AFS 2023:1 är arbetsgivaren förpliktad att varje år genomföra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Denna årliga uppföljning är avsedd att identifiera eventuella brister och leda till åtgärder som förbättrar arbetsmiljön. För organisationer med minst tio anställda är det ett krav att dokumentera denna uppföljning skriftligen.
Uppföljningen syftar till att säkerställa att arbetsmiljöarbetet sker i linje med de fastställda föreskrifterna och att det är effektivt. Arbetsmiljöverkets kommentarer till paragrafen anger att om det finns brister i hur arbetsmiljöarbetet utförs, ska korrigeringar göras för att förbättra situationen. Dessutom kan det i vissa fall vara nödvändigt med mer frekventa uppföljningar än en gång om året, beroende på arbetsplatsens specifika förhållanden. Genom dessa regelbundna uppföljningar kan arbetsgivaren säkerställa att arbetsplatsen är säker och trygg för alla medarbetare.
Implementering i praktiken: SAM-hjulet
Det systematiska arbetsmiljöarbetet går alltså att beskriva utifrån ett hjul.
Steg 1 är alltid att undersöka. Detta innefattar en kontinuerlig kartläggning av risker – såväl fysiska som psykosociala. Undersökningen kan innefatta skyddsronder, medarbetarenkäter, utvecklingssamtal och arbetsplatsträffar. Vad fungerar i verksamheten och vad fungerar inte? Vilka risker finns det?
Steg 2, riskbedömning, det vill säga att bedöma funna risker. Bedömningen ska vara skriftlig. Hur allvarliga är de funna riskerna? Vilken typ av åtgärdsprioritet behöver sättas på den aktuella risken? Prioriteringen avgör hur allvarlig risken bedöms att vara.
Steg 3, åtgärder, ska ske direkt eller föras in i en handlingsplan. Av planen ska det framgå vilken åtgärd som ska genomföras, vem som är ansvarig och när åtgärden ska vara genomförd.
Steg 4, kontroll eller uppföljning, går hand i hand med det första steget av det systematiska arbetsmiljöarbetet, nämligen undersökningen. Hela det systematiska arbetsmiljöarbetet kan därmed ses som en cirkel eller omlopp som alltid börjar om. Genom uppföljning undersöker man hur åtgärder fungerar, samtidigt som man övergår i undersökning av nya risker. Det är ett pågående arbete som ständigt börjar om.
Ofta brukar detta hjul med dessa fyra steg, undersökning, riskbedömning, åtgärd och uppföljning fungera i ett årshjul. Då kan man tänka sig att varje steg görs under varsitt kvartal på arbetsplatsen.
Sammanfattningsvis är det viktigt att ett systematiskt arbetsmiljöarbete bedrivs för att uppnå en säker och hälsosam arbetsmiljö för alla anställda. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innefattar en kontinuerlig process av dessa fyra ovan förklarade steg: undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp. Genom att följa denna process kan arbetsgivare och arbetstagare gemensamt samverka för att uppnå en god arbetsmiljö utan olyckor och ohälsa.
Arbetsmiljöpolicy
Varje arbetsgivare är skyldig att utforma en arbetsmiljöpolicy som klart definierar organisationens mål och förhållningssätt till arbetsmiljön, med fokus på att förebygga ohälsa och olycksfall. Denna policy ska beskriva de konkreta stegen för att uppnå dessa mål och hur verksamheten ska hantera arbetsmiljörisker, inklusive lagstiftning och föreskrifter. För arbetsplatser med tio eller fler anställda måste dessa procedurer och mål dokumenteras skriftligen.
Dokumentationen spelar en kritisk roll i det systematiska arbetsmiljöarbetet, där årliga rapporter om arbetsskador, tillbud och genomförda åtgärder krävs. Dessa dokument hjälper företag att utvärdera och utveckla sina arbetsmiljöstrategier och är avgörande vid revisioner av Arbetsmiljöverket.
Chefer på olika nivåer inom organisationen, inklusive VD:n, ansvarar för arbetsmiljön. För att säkerställa att rätt åtgärder vidtas, kan VD:n delegera ansvar till beslutsfattande chefer, vilka måste ha tillräckligt mandat och resurser för att effektivt hantera arbetsmiljöfrågor. Denna delegering måste dokumenteras, och om en chef känner att denne inte har tillräckligt med befogenheter för att hantera arbetsmiljöuppgifterna, kan denna delegation återföras till VD:n.
Ansvar och rollfördelning
Arbetsgivarens ansvar
Alla arbetsgivare, oavsett företagets storlek, har en nyckelroll i att aktivt engagera sig i ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Arbetsgivaren har alltid det huvudsakliga ansvaret. Målet är att förhindra att de anställda råkar ut för olyckor eller ohälsa i samband med sitt arbete.
Som huvudansvarig för arbetsmiljön, måste arbetsgivaren se till att arbetstagarna är skyddade från hälso- och säkerhetsrisker. Det är viktigt att chefer inom företaget är väl insatta i arbetsmiljölagstiftningen och relevanta regler som berör deras verksamhet. Det är arbetsgivarens ansvar enligt 9–19 §§ AFS 2023:1 att se till att uppgifterna är fördelade på ett sådant sätt att en eller flera chefer får i uppgift att verka för att risker i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Arbetsgivaren ska även se till att de som får dessa uppgifter har tillräcklig kompetens för att bedriva ett väl fungerande arbetsmiljöarbete.
Arbetsgivaren ska även säkerställa att arbetstagarnas kunskaper om arbetet och risker i arbetet är tillräckliga för att ohälsa och olycksfall ska förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Chefens ansvar
Chefen, som är utsedd av arbetsgivaren, spelar en central roll i det dagliga arbetet genom att leda och organisera arbetet så att medarbetarna effektivt kan utföra sina uppgifter och bidra till att uppnå företagets mål. I denna roll måste chefen balansera både interna och externa mål och krav. Interna mål kan inkludera verksamhetens strategier, produktionsmål och interna riktlinjer, medan externa krav ofta handlar om att följa relevant lagstiftning.
Arbetsmiljöarbetet är en integrerad del av chefens ansvar. Medarbetarnas trivsel på arbetsplatsen påverkas av många faktorer inom organisationen, och arbetsmiljön är inte isolerad från andra verksamhetsområden. Ett bra ledarskap är ofta en avgörande faktor för en positiv arbetsmiljö.
Även om arbetsgivaren bär det övergripande ansvaret för arbetsmiljön, kan det vara praktiskt svårt för en VD eller ägare att ensam hantera allt arbetsmiljörelaterat arbete. Därför fördelas ofta arbetsmiljöuppgifterna inom organisationen. Denna fördelning kan innebära att chefer och arbetsledare får specifika arbetsmiljöansvar. De kan i sin tur delegera vissa uppgifter till enskilda medarbetare, även om det slutgiltiga ansvaret alltid ligger kvar hos arbetsgivaren.
Arbetstagarens ansvar
Även fast arbetsgivaren bär det huvudsakliga ansvaret över arbetsmiljön så bär arbetstagare ett personlig ansvar för både sin egen och andras hälsa och säkerhet. Det är viktigt att alla på arbetsplatsen har tillgång till relevant information och kunskap om deras specifika arbetsmiljö för att effektivt kunna axla detta ansvar.
Det är också väsentligt att arbetstagarna aktivt deltar i arbetsmiljörelaterade aktiviteter. Detta innebär att följa de riktlinjer och instruktioner som ges, utföra sina arbetsmiljöuppgifter korrekt och använda den skyddsutrustning som tillhandahålls. Arbetstagare bör även vara uppmärksamma på eventuella brister och risker på arbetsplatsen och rapportera dessa till arbetsgivaren. Detta gäller även incidenter och tillbud.
Om arbetet medför en direkt och allvarlig risk för personskada, är det viktigt att detta omedelbart rapporteras till arbetsgivaren. En arbetstagare har rätt att avstå från att utföra arbetsuppgifter som innebär en sådan risk, tills de får klartecken om huruvida arbetet ska fortsätta eller inte.
Skyddsombudets ansvar
På arbetsplatser med minst fem anställda ska ett skyddsombud utses för att representera de anställda (inklusive inhyrd personal) i arbetsmiljörelaterade frågor. Skyddsombud, ibland även kallat arbetsmiljöombud, är en roll som definieras i arbetsmiljölagen. Dessa ombud tillsätts vanligtvis av en facklig organisation som har kollektivavtal med arbetsgivaren, men om en sådan inte finns kan arbetstagarna själva välja sitt skyddsombud. Det finns även fall där fackförbund utser regionala skyddsombud, och liknande roller kan även tillsättas av studenter i utbildningsmiljöer.
Skyddsombudets huvuduppgift är att aktivt verka för en god arbetsmiljö. Det innebär att de ska övervaka arbetsplatsens trivsel och fysiska förhållanden samt se till att arbetsgivaren följer arbetsmiljölagen. Dessa ombud har rätt till ledighet för att utföra sitt uppdrag, med bibehållen lön. De ska också involveras i arbetsmiljörelaterade processer som utbildningar, planering av nya lokaler och ändringar i befintliga utrymmen. En viktig del av deras uppdrag är även att främja ett gott samarbetsklimat mellan arbetsgivare och anställda för att ge arbetsmiljöfrågorna en central roll.
För att effektivt kunna utföra sitt uppdrag behöver skyddsombuden adekvat utbildning. Det är ett gemensamt ansvar för både arbetsgivare som fackförbund att se till att ett nytt skyddsombud får den utbildning som krävs för att skyddsombudet ska klara sitt uppdrag.
FAQ
Vad är systematiskt arbetsmiljöarbete?
Systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2023:1 fokuserar på arbetsgivarens roll i att aktivt hantera arbetsmiljön. Detta omfattar planering, ledning, och uppföljning av arbetsmiljöåtgärder samt utredning av arbetsskador och riskbedömningar. Dessutom ingår att organisera arbetsanpassning och rehabiliteringsverksamhet för att stödja anställda, särskilt efter sjukdom eller skada, vilket bidrar till en säkrare och mer produktiv arbetsmiljö.
Vad är ett tillbud?
Ett tillbud refererar till en händelse där något potentiellt farligt inträffar, men som lyckligtvis inte resulterar i någon skada. Det är en situation där en olycka nästan sker – en hårfin gräns mellan säkerhet och skada. Ett exempel på ett tillbud kan vara när ett tungt objekt faller från en hylla, men mirakulöst missar att träffa någon. I dessa situationer är det ofta en kombination av tur och kanske snabba reflexer som förhindrar att någon kommer till skada. Det är viktigt att notera tillbud eftersom de ger värdefulla insikter om potentiella risker i en arbetsmiljö, vilket kan bidra till att förbättra säkerhetsåtgärder och förebygga framtida olyckor.
Vad är en riskobservation?
En riskobservation handlar om att uppmärksamma och identifiera potentiella faror i arbetsmiljön. Det är en situation där något upptäcks som kan leda till en olycka eller ett tillbud om det inte åtgärdas. Exempel på riskobservationer kan vara en blockerad nödutgång eller en maskin som saknar nödvändigt skydd. Att notera dessa risker är avgörande för att kunna vidta förebyggande åtgärder.
Genom att aktivt observera och rapportera sådana risker bidrar man till en säkrare arbetsmiljö. Dessa observationer är viktiga eftersom de hjälper till att identifiera och rätta till brister innan de leder till allvarliga incidenter. På så sätt fungerar riskobservationer som ett viktigt verktyg i att förebygga olyckor och skapa en tryggare arbetsplats för alla.
Vad är straffet för att bryta mot det systematiska arbetsmiljöarbetet?
Om en arbetsgivare inte uppfyller sina skyldigheter enligt arbetsmiljölagen och detta leder till dödsfall, skador, sjukdomar eller allvarlig fara för någon, kan hen hållas ansvarig enligt 3 kap. 10 § i brottsbalken, vilket rör arbetsmiljöbrott. Konsekvenserna för sådana överträdelser kan vara böter eller fängelse.
Dessutom finns det i arbetsmiljölagen och dess tillhörande föreskrifter specifika regler fastställda av Arbetsmiljöverket. Om en arbetsgivare inte följer dessa regler, som kan handla om skyddsanordningar, anställning av minderåriga, eller att inte rapportera allvarliga olyckor, kan Arbetsmiljöverket utfärda straffsanktioner. I dessa fall krävs det inte att Arbetsmiljöverket först utfärdar en varning eller förbud. Istället kan en domstol direkt utdöma straff om arbetsgivaren inte följer dessa bestämmelser.