Systematiskt arbetsmiljöarbete

Det systematiska arbetsmiljöarbetet är inte bara en juridisk skyldighet utan också en strategisk metod för att säkerställa en hälsosam och säker arbetsmiljö. Arbetet omfattar en rad olika processer och rutiner som arbetsgivare ska följa för att förebygga olyckor och arbetsrelaterade sjukdomar.

Bestämmelser om vad det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär finns både i arbetsmiljölagen och i allmänna föreskrifter från Arbetsmiljöverket. Närmare bestämt 3 kap. 2 § och 3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen.

Enligt 3 kap. 2 § arbetsmiljölagen har arbetsgivaren en skyldighet att vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall. Enligt lagen är utgångspunkten därmed att allt som kan leda till ohälsa eller olycksfall ska ändras eller ersättas så att risken för ohälsa eller olycksfall undanröjs.

Vidare i 3 kap. 2 a § arbetsmiljölagen framgår det att arbetsgivaren systematiskt ska planera, leda och kontrollera verksamheten på ett sätt som resulterar i att arbetsmiljön uppfyller föreskrivna krav på en god arbetsmiljö.

Detta specificeras genom att lagen föreskriver att arbetsgivaren ska utreda arbetsskador, fortlöpande undersöka riskerna i verksamheten och vidta de åtgärder som föranleds av detta. Åtgärder som inte kan vidtas omedelbart ska tidplaneras. Det framgår även att arbetsgivaren ska inta en aktiv roll för att driva arbetsmiljöarbetet framåt på arbetsplatsen. Det är således viktigt att arbetsgivaren har en systematik kring dokumentation av arbetsmiljön.

Dokumentationen kan anta olika former och handla om arbetsmiljöpolicy, rutiner för undersökning av arbetsmiljöförhållandena, samt sammanställning av arbetsskador med mera. En viktig form av dokumentation som även omnämns i lagtexten är handlingsplaner.

Dessa regler i arbetsmiljölagen är de allmänna skyldigheterna som gäller. Reglerna benämns som generella eftersom arbetsmiljölagen är en ramlag. Konkretiseringen av skyldigheterna görs i Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) utgör grunden för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet, och för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Enligt AFS 2023:1 (1 §) är arbetsgivaren skyldig att bedriva ett systematiskt arbetsmiljöarbete som omfattar att organisera, genomföra och följa upp arbetsmiljöinsatserna på ett strukturerat sätt. Dessa skyldigheter gäller all verksamhet där arbetstagare utför arbete för arbetsgivarens räkning, inklusive inhyrd personal (3–4 §§).

En integrerad del av verksamheten

Enligt 5 § ska arbetsmiljöarbetet integreras i den dagliga verksamheten och omfatta alla fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljöförhållanden. Det ska bedrivas fortlöpande och anpassas till verksamhetens förändringar. Arbetsmiljöfrågorna ska alltså hanteras med samma vikt och systematik som övriga centrala verksamhetsområden, såsom ekonomi och produktion.

Arbetsgivaren ska ge arbetstagare, skyddsombud, elevskyddsombud och andra berörda möjlighet att medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet (6 §). Samverkan är inte bara en skyldighet utan en förutsättning för ett effektivt arbetsmiljöarbete, då den möjliggör att arbetsgivaren får ta del av arbetstagarnas erfarenheter och kunskaper om arbetsmiljörisker och förbättringsområden.

Arbetsmiljöpolicy och rutiner

Varje arbetsgivare ska upprätta en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsmiljön ska vara utformad för att förebygga ohälsa och olyckor (7 §). Policyn ska vara skriftlig om verksamheten sysselsätter tio eller fler arbetstagare. Den bör vara konkret och tydlig för att kunna följas upp och ligga till grund för det fortlöpande arbetsmiljöarbetet.

Vidare ska det finnas rutiner som anger när och hur arbetsmiljöarbetet ska genomföras, vem som ansvarar för vad, samt vilka som ska medverka (8 §). Även dessa rutiner ska dokumenteras skriftligt i verksamheter med tio eller fler anställda.

Uppgiftsfördelning och kompetens

Ett centralt moment i SAM är att arbetsgivaren ska fördela arbetsmiljöuppgifter till chefer, arbetsledare eller andra personer i verksamheten (9 §). Dessa personer måste vara tillräckligt många och ha rätt befogenheter, resurser och kunskaper för att kunna utföra sina uppgifter. Den som får uppgifter inom arbetsmiljöområdet måste bland annat förstå de föreskrifter som är tillämpliga, känna till de risker som förekommer, och veta vilka åtgärder som krävs för att hantera dem.

För att fördelningen ska vara rättssäker och effektiv, ska den dokumenteras skriftligt i verksamheter med tio eller fler anställda. Arbetsgivaren behåller alltid det yttersta ansvaret för arbetsmiljön, även när uppgifter delegerats.

Kunskap och instruktioner för arbetstagare

Enligt 10 § ska arbetsgivaren se till att samtliga arbetstagare har tillräckliga kunskaper om arbetet och de risker som är förenade med det. Där allvarliga risker förekommer, krävs skriftliga instruktioner för hur arbetet ska genomföras på ett säkert sätt. Dessa instruktioner ska vara anpassade till mottagarens språk och förutsättningar, och arbetsgivaren ska säkerställa att instruktionerna har förståtts.

Undersökning, riskbedömning och åtgärder

För att kunna förebygga ohälsa och olycksfall ska arbetsgivaren regelbundet undersöka arbetsmiljön och bedöma riskerna (11 §). Riskbedömningar ska alltid dokumenteras skriftligt och tydligt redovisa vilka risker som identifierats och om de är allvarliga.

När någon råkar ut för ohälsa, olycksfall eller allvarligt tillbud ska arbetsgivaren utreda händelsen för att förhindra upprepning (12 §). Åtgärder som behövs ska genomföras omedelbart eller dokumenteras i en handlingsplan (13 §). Handlingsplanen ska ange när åtgärden ska vara genomförd och vem som ansvarar för att detta sker. Genomförda åtgärder ska kontrolleras för att säkerställa deras effekt.

Uppföljning och ständiga förbättringar

Minst en gång per år ska arbetsgivaren följa upp det systematiska arbetsmiljöarbetet och kontrollera att det bedrivs enligt föreskrifterna och att det fungerar effektivt (14 §). Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt om verksamheten har tio eller fler anställda. Om uppföljningen visar på brister, ska förbättringsåtgärder vidtas.

När den egna kompetensen inom arbetsmiljöområdet inte räcker till, är arbetsgivaren skyldig att anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp (15 §). Denna resurs ska ha tillräcklig kompetens, omfattning och tillgång till information för att kunna bidra på ett kvalificerat sätt. Arbetsgivaren ska också ge företagshälsovården relevant information om arbetsmiljörisker, genomförda åtgärder och utrymningsberedskap (16 §).

Vanliga brister och sanktioner

Trots att AFS 2023:3 syftar till att skapa tydlighet i ansvarsfördelningen vid bygg- och anläggningsarbete, uppstår ofta brister i efterlevnaden som kan medföra både rättsliga och ekonomiska konsekvenser. En av de mest frekventa bristerna gäller avsaknaden av arbetsmiljöplan i projekt där den är obligatorisk. Enligt 11 kap. 1 § ska en arbetsmiljöplan upprättas om byggprojektet omfattar arbeten med särskild risk eller är anmälningspliktigt till Arbetsmiljöverket. Att inte upprätta en plan, eller att ha en bristfällig sådan som saknar uppgifter om riskmoment, ansvarsfördelning eller samordning, innebär en tydlig överträdelse.

En annan vanlig brist är att byggherren inte har utsett en Bas-P eller Bas-U, trots att detta är ett krav enligt 3 kap. 1 § och 4 kap. 1 §. Även när dessa samordnare har utsetts, förekommer det ofta att deras uppgifter inte är tillräckligt definierade eller att de saknar reella möjligheter att utföra sitt uppdrag, vilket strider mot byggherrens skyldigheter enligt 2 kap. 2–3 §§.

Det förekommer också att projektörer inte dokumenterar eller kommunicerar risker som identifierats under projekteringen, vilket innebär ett åsidosättande av deras skyldighet enligt 3 kap. 2 §. Denna brist kan i förlängningen leda till att risker inte förs in i arbetsmiljöplanen och därmed inte hanteras i utförandeskedet.

Även bristande tillgänglighet eller uppdatering av arbetsmiljöplanen är vanligt. Enligt 11 kap. 3 § ska planen hållas aktuell och finnas tillgänglig på arbetsplatsen under hela byggskedet. Om den inte uppdateras i takt med förändrade förutsättningar, kan detta leda till att viktiga skyddsåtgärder uteblir.

Brott mot föreskrifterna kan medföra sanktionsavgifter eller förelägganden från Arbetsmiljöverket, särskilt i fall där arbetsmiljöplan saknas, där samordningsansvaret är otydligt eller där farliga arbetsmoment hanteras utan dokumenterade skyddsåtgärder. Det är därför av avgörande betydelse att föreskrifterna i AFS 2023:3 följs systematiskt, och att varje aktör har full insikt i sitt ansvar för att undvika rättsliga följder.