ARUBA-modellen

Vad är ARUBA-modellen?

ARUBA-modellen är en etablerad metodik inom HR. Modellen utformades för att hantera olika aspekter av arbetslivs- och kompetensförsörjningscykeln.

ARUBA står för:

• Attrahera
• Rekrytera
• Utveckla
• Behålla
• Avveckla

Styrkan med ARUBA-modellen ligger i modellens helhetsperspektiv. Modellen omfattar en medarbetares hela livscykel inom en organisation, från de allra första stegen i en rekryteringsprocess, till det sista steget som innefattar att lämna organisationen. En heltäckande syn på hela HR-processen underlättar för HR-ansvariga att upprätthålla en konsekvent och heltäckande strategi i sitt arbete och säkerställer att inga viktiga delar försummas.

Genom att dela upp HR-processerna tydligt såsom ARUBA-modellen gör, ger modellen en struktur som möjliggör systematisk planering och genomförande. Detta ökar i sin tur effektiviteten och användningen av redan befintliga resurser. 

Attrahera

Attrahera-elementet i ARUBA modellen innebär att locka till sig lämpliga kandidater till att ansöka om lediga tjänster. Syftet är att hitta rätt personer som passar in i organisationens unika kultur och har rätt kompetens för att bidra till dess framgång. Detta uppnås genom att presentera en tydligt och attraktiv arbetsgivare och genomföra en effektiv och framgångsrik rekryteringsprocess där man lyckas kommunicera organisationens värderingar och visioner. Detta lägger sedan  grunden för potentiella medarbetares första intryck av organisationen. En central del av attrahera-momentet är att fokus ligger på att bygga upp organisationens arbetsgivarvarumärke – s.k. employer branding. Att klart och tydligt presentera företagskulturen med dess värderingar och förmåner kan få en organisation att framstå som en attraktiv arbetsgivare. Ett framträdande arbetsgivarvarumärke kan skilja en organisation från konkurrenter och bidra med att locka till sig de bästa kandidaterna. Det är även viktigt att kommunicera ett företagets mål, vision och vad som förväntas av företagets medarbetare. Detta ger potentiella kandidater en tydlig bild av om organisationen passar kandidatens värderingar och ambitioner.

I attrahera momentet gäller det för HR att nå ut till potentiella kandidater. Det är därmed viktigt att fokusera på att designa intressanta jobbannonser och marknadsföra dessa effektivt. Rätt plattformar och kanaler bör väljas för att nå ut till de kandidater man eftersöker, och varje annons bör de en tydlig bild av tjänsten för att locka lämpliga kandidater.

Rekrytera

ARUBA-modellens andra steg, rekrytera, syftar till att genomföra en strukturerad rekryteringsprocess, som innefattar resan genom annonser, urval, intervjuer och referenstagning. Detta steg hänger samman med steget som innebär att attrahera. Rekryteringssteget innebär att identifiera och anställa de bästa kandidaterna för den specifika tjänsten. Genom att vara öppen och transparent om företaget och den aktuella tjänsten säkerställer man att rätt person anställs. Detta i sin tur leder till organisationens framgång genom att dessa personer kommer att påverka företagets prestation, arbetskultur och framtid.

Under rekryteringsfasen är HR-rollen avgörande. HR är ofta de som granskar ansökningarna till en ledig tjänst för att bestämma vilka kandidater som bäst uppfyller tjänstens uppställda krav. Denna del inkluderar att se över kandidaternas CV:n, vilket inkluderar kandidaternas utbildning, erfarenheter och andra relevanta kvalifikationer. HR kan använda sig av flertalet olika verktyg för att sålla kandidater men vanligtvis används intervjuer för att få en bättre uppfattning om dennes kompetens och se hur väl kandidaten passar in i organisationen. Referenstagning är lika så viktigt för att validera den information som kandidaten har tillhandahållit för att få en djupare insikt i arbetsprestation och arbetsstil.

Under rekryteringsprocessen är det viktigt att komma ihåg att leverera en positiv upplevelse för kandidaterna. Att lyckas med detta kan innebära att ha en öppen kommunikation, leverera snabb återkoppling och att själva värdesätta kandidatens tid och insats. När ett beslut om kandidat har fattats är det viktigt att hantera förhandlingar om anställningsvillkoren och upprätta nödvändiga avtal, som exempelvis den anställdes anställningsavtal. Det är även klokt att informera de kandidater som inte valts ut i processen på ett professionellt och respektfullt sätt eftersom detta bidrar till att upprätthålla en god relation för framtida möjligheter.

Rekryteringsfasen är avgörande för att säkra rätt kandidat för den aktuella tjänsten. Genom att lägga fokus på rekryteringsprocessen främjas möjligheten för organisationen att uppbär en stark arbetsstyrka som tillsammans bidrar och stöder organisationens mål och visioner.

Utveckla

ARUBA-modellen betonar även vikten av att utveckla befintliga medarbetares kompetens. Utveckla-fasen handlar om att investera i personalens utveckling. Genom träning och utbildning kan organisationer utveckla och förstärka sina medarbetares färdigheter vilket leder till ökad motivation och engagemang hos de anställda. Att ständigt utveckla de kompetenser som finns inom företaget förbättrar prestationer på både lång och kort sikt vilket gynnar både den enskilda individens karriärsutveckling och organisationens övergripande tillväxt och resultat. Genom att investera tid och resurser i personalutveckling kan organisationen höja motivation och engagemang hos sina medarbetare vilket förbättrar deras prestationer. Det kan ofta hamna på den HR-ansvarigas bord att identifiera de olika utbildningsbehoven och därefter erbjuda lämpliga utbildningsprogram och träningsmöjligheter.

Utveckla-fasen kan innefatta ett brett urval av olika ämnen, det kan handla om kompetensutveckling inom de olika rollerna men även handla om utveckling av ledarskapsförmågor och teambuilding. Att erbjuda kompetensutveckling är inte endast positivt ur företagets hänseende utan hjälper även de enskilda medarbetarna att fokusera på sin kompetensutveckling vilket kan få dem att känna en större tillhörighet och ger dem motivation att växa inom organisationen. För att uppmuntra ett klimat av kontinuerligt lärande är en metod att erbjuda erfarenhetsutbyte i form av mentorskap eller coachning där detta exempelvis kan uppnås genom att mindre erfarna medarbetare paras ihop med de mer erfarna i syfte att effektivt överföra kunskap mellan medarbetarna.

För att säkerställa att processen för utveckling är effektiv är en viktig faktor att ha tydliga mål och lämna regelbunden feedback. Det kan vara den HR-ansvariges roll att kontinuerligt ge återkoppling till medarbetarna hur de presterar inom sina roller. Att mäta medarbetarnas framsteg hjälper inte bara medarbetarna att bli bättre, utan bidrar även till att identifiera olika problemområden. Det är viktigt att innovation och utveckling uppmuntras i alla led av organisationen eftersom detta hjälper organisationen att förbli konkurrenskraftig. 

Behålla

För att säkerställa att organisationens talanger inte lämnar organisationer fokuserar ARUBA-modellen även på steget behålla, vilket innebär att skapa en arbetsmiljö som främjar engagemang, nöjdhet och lojalitet som främjar förutsättningarna för att behålla talanger.

Behålla handlar i grund och botten om att skapa en sådan arbetsmiljö och företagskultur som inte endast gör att medarbetarna vill stanna kvar, utan också får dem att känna en stark nöjdhet i sitt arbete. Att etablera en god arbetsmiljö med långvariga och meningsfulla relationer inom personalen samt att få medarbetarna att känna att deras arbete är meningsfullt ger dem skäl att fortsatt vara en aktiv del av organisationen.

Att uppnå denna detta kräver en god arbetsmiljö och arbetslivskvalitet. Att lyckas skapa en miljö som främjar detta kan innefatta att säkerställa en bra balans mellan arbete och fritid och skapa en arbetsplats som erbjuder stöd för både mental och fysisk hälsa. En god arbetsmiljö innefattar både en god psykosocial arbetsmiljö som en god fysisk arbetsmiljö. Därtill är det även ett lagkrav på arbetsgivaren att arbeta för en god arbetsmiljö. Alla dessa krav och hur man ska arbeta för en god arbetsmiljö finner du i vår arbetsmiljöbox, lawbox arbetsmiljö.

Behålla-fasen inkluderar även att fokusera på feedback genom att regelbundet uppskatta och erkänna medarbetarnas prestationer i syfte att skapa en kultur där medarbetarna känner sig värderade. Att ha en god arbetsmiljö och en kultur av regelbunden feedback kan både främja gemenskap, bidra till en arbetsplats där individer trivs och känner sig uppskattade.

En viktig del i behålla-fasen är att organisationen lägger stor vikt vid kommunikation. God kommunikation inom en organisation kan vara avgörande för att behålla medarbetare och skapa en positiv arbetsmiljö. Effektiv kommunikation bygger förtroende mellan ledningen och medarbetarna, vilket skapar en grund för ett stabilt och lojalt arbetsförhållande. Väl informerade medarbetare känner sig mer delaktiga i organisationen, vilket ökar deras engagemang och motivation till att bidra till företagets framgång. God kommunikation främjar även samarbete mellan olika avdelningar och team, minskar risken för missförstånd och konflikter, och skapar en mer organiserad och effektiv arbetsmiljö. Genom regelbunden feedback och dialog kan chefer hjälpa medarbetare att utveckla sina färdigheter och sätta upp mål, vilket banar väg för professionell tillväxt och tillfredsställelse i arbetet. Att främja organisationens kommunikation bidrar till en god arbetskultur där medarbetarna känner sig värderade och respekterade. Detta är attraktivt för både nuvarande medarbetare och potentiella anställda. I en snabbt föränderlig affärsvärld och arbetsmarknad underlättar god kommunikation anpassning till nya utmaningar och möjligheter, minskar osäkerheten och gör övergångar smidigare.

Avveckla

Avvecklingsfasen i ARUBA-modellen behandlar de steg som tas när en medarbetare lämnar organisationen. Detta steg inkluderar allt från överföring av viktig kunskap till hantering av administrativa och juridiska processer som ett avslut av en anställning kan innebära.

Avveckla är en kritisk fas. Det är avgörande att hantera situationer när medarbetare självmant väljer eller tvingas lämna en organisation med professionalism och respekt. Att en medarbetare lämnar organisationen påverkar inte bara den berörda medarbetaren utan även hela organisationens atmosfär och rykte. Det är viktigt att säkerställa att både medarbetaren som lämnar organisationen, samt organisationen som helhet får en mjuk övergång.

Det är viktigt att det inom chefsrollerna och för HR finns en tydligt definierad och strukturerad rutin för processen när en medarbetare ska lämna organisationen. Vid uppsägning finns bland annat ett antal arbetsrättsliga regler som måste följas innan medarbetaren kan tvingas sluta. Men även om medarbetaren säger upp sig själv, går i pension, eller avslutar sin anställning på grund av något annat skäl än uppsägning eller avsked, ska det finnas en strukturerad process för avslutet. Rutiner bör finnas på plats och beakta allt från administrativa aspekter till juridiska skyldigheter.

Även i denna fas läggs vikt vid kommunikation inom organisationen. Det är avgörande att medarbetaren får ett klart och respektfullt besked om hur avvecklingen ska gå till och att medarbetaren vet vilket nästa steg i processen är. Innan medarbetaren avslutar sin anställning bör arbetsuppgifter och projekt föras över på ett strukturerat sätt för att undvika avbrott eller förseningar i verksamheten. Relevant dokumentation, såsom arbetsmaterial, nycklar och annan företagsegendom bör även samlas in från medarbetaren i tid innan anställningen upphör att gälla. Dessutom bör man lägga fokus vid att genomföra en god exit där avslutande möten arrangeras så att medarbetaren får möjlighet att dela sina tankar och erfarenheter och därmed ge feedback om sin tid inom företaget. Även kunskapsöverföring är viktigt att ha med sig i avvecklingsfasen för att säkerställa att medarbetaren som lämnar överför värdefull kunskap och erfarenhet till eventuell efterträdare eller på annat sätt så att kunskapen stannar inom organisationen.

Avveckla-fasen innebär sammanfattningsvis att hantera medarbetarens avgång med omsorg och professionalism. Genom att upprätthålla strukturerade rutiner, följa relevanta lagkrav och erbjuda stöd till den avslutande medarbetaren kan organisationen upprätthålla ett gott rykte, visa genuin omsorg om sina anställda, och därigenom säkerställa en positiv atmosfär och arbetskultur för sina kvarvarande medarbetare.

Sammanfattningsvis

Sammanfattningsvis fokuserar ARUBA-modellen på hållbarhet och kontinuerlig förbättring. Modellen uppmuntrar till en långsiktig syn på HR-processer vilket underlättar för organisationer att vara anpassningsbara och alltid sträva efter förbättring och utveckling.