Semester
Semester är en viktig förmån som påverkar löneadministrationen, och denna del beskriver de regler och beräkningsmetoder som används för att säkerställa korrekt hantering av semesterlöner.
Semesterlagens grunder
Det är främst semesterlagen (1977:480) som reglerar frågor gällande semester. Lagen är dispositiv, vilket innebär att den kan anpassas genom kollektivavtal eller, men den fastställer också minimirättigheter som inte får avtalas bort. Lagen ger alla anställda rätt till minst 25 dagars semester per år, och dessa dagar ska normalt tas ut under samma kalenderår. Vid frågor om semester finns det flera typer av ersättningsformer som kan bli aktuella så som semesterlön, semestertillägg och semesterersättning.
Semesterlön
Semesterlön är den ersättning en anställd får när hen tar ut betalda semesterdagar – alltså dagar som har tjänats in under tidigare arbete. I praktiken innebär det att den anställde får sin vanliga månadslön, men också ett extra tillägg per semesterdag, kallat semestertillägg. Intjänandet av semester sker oftast under perioden 1 april till 31 mars (det så kallade intjänandeåret), och semestern tas normalt ut under det efterföljande året – uttagsåret.
Semestertillägg
Utöver den ordinarie lönen vid semester får arbetstagaren ett extra belopp per semesterdag – detta är semestertillägget. Enligt semesterlagen är tillägget 0,43 % av månadslönen per betald semesterdag, men kollektivavtal kan ge rätt till ett högre tillägg, så det är viktigt att kontrollera vad som gäller i det specifika avtalet. Om den anställde också har rörliga lönedelar (t.ex. provision, bonus eller ob-tillägg), kan det påverka semesterlönen. Tillägget för sådan rörlig lön ska enligt lag betalas ut senast en månad efter semesterårets slut.
Semesterersättning
Semesterersättning betalas ut när en anställd har tjänat in semester men inte tagit ut den som ledighet. Detta är vanligt vid:
- Tidsbegränsade eller korta anställningar (t.ex. under tre månader)
- När anställningen avslutas
Semesterersättningen kan omfatta både sparade semesterdagar från tidigare år och intjänade dagar för innevarande år. Utbetalningen kan ske löpande, t.ex. varje månad för visstidsanställda, eller i samband med slutet av anställningen.
Semesterlönegrundande frånvaro
Vissa former av frånvaro, såsom sjukdom, föräldraledighet och VAB (vård av barn), är semesterlönegrundande. Detta innebär att de dagar som den anställde är frånvarande på grund av dessa skäl räknas som dagar som bidrar till intjänad semesterlön. Till exempel är sjukfrånvaro upp till 180 dagar per intjänandeår semesterlönegrundande, och föräldraledighet är semesterlönegrundande i upp till 120 dagar.
Förskottssemester
Förskottssemester innebär att en anställd får betald semester trots att den ännu inte har tjänats in. Detta förekommer ofta i början av en ny anställning. Eftersom semester normalt tjänas in ett år och tas ut året därpå, kan arbetsgivaren välja att ge förskottsbetalda dagar. Dessa ses som ett lån, och om anställningen avslutas inom fem år kan arbetsgivaren i vissa fall kräva återbetalning – om inte ett avdrag redan skrivits av efter fem års anställning, vilket är en vanlig praxis.
Observera att semesteråret enligt semesterlagen löper från 1 april till 31 mars, men andra perioder kan gälla om det är reglerat i kollektivavtal.
Spara semester
Anställda har rätt att spara semesterdagar som överstiger 20 dagar till framtida år. Dessa sparade dagar kan sparas i upp till fem år och måste tas ut innan de nyaste semesterdagarna används. Vid uttag av sparade dagar sker detta i den ordning de sparades.
Om en anställd slutar sin tjänst utan att ha tagit ut alla intjänade eller sparade semesterdagar, har hen rätt till semesterersättning för dessa. Den ska betalas ut senast en månad efter sista anställningsdagen, om inget annat följer av kollektivavtal. Om förskottssemester tagits ut men inte tjänats in, kan arbetsgivaren göra avdrag – i enlighet med avtal eller praxis.
Semesterlöneberäkning
För tjänstemän behålls månadslönen utan avdrag under semestern, och de har rätt till ett semestertillägg på 0,8 procent av månadslönen per uttagen semesterdag. För deltidsanställda används deltidslönen för beräkning av semestertillägget.
Arbetare får semesterlön per dag, ofta baserad på kollektivavtal. Semesterlönen för arbetare uppgår ofta till 12 procent eller mer av lönen under intjänandeåret. Vid semesterberäkningar för arbetare med månadslön görs ett avdrag på 4,6 procent av månadslönen per semesterdag, medan timanställda inte omfattas av detta avdrag.
Om en arbetsagare är timanställd och har en anställning som är kortare än tre månader, kan arbetsgivaren betala ut semesterersättning löpande tillsammans med lönen. Semesterersättningen är minst 12 % av den intjänade lönen och ska specificeras på lönebeskedet.
Men om anställningen varar längre än tre månader, har arbetstagaren rätt att få semesterdagar istället för att få semesterersättningen utbetald löpande. Arbetsgivaren ska då spara den intjänade semesterlönen och betala ut den när arbetstagaren tar semester
Semesterlönen betalas vanligtvis ut i samband med att semestern tas ut.
För tillfälligt anställda med korta uppdrag (t.ex. under tre månader) är det tillåtet att betala ut semesterersättningen direkt med lönen.
Kom ihåg att semesterlön, semestertillägg och semesterersättning är skattepliktiga. Arbetsgivaren ska därför redovisa beloppen i lönespecifikationen, göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter precis som för vanlig lön.
Exempel på beräkningar
Semesterlön kan beräknas på två olika sätt – vilken metod som används beror på om den anställde har fast månadslön eller rörlig/timlön.
1. Semesterlön för arbetstagare med fast månadslön
För anställda med fast månadslön används sammalöneregeln. Då får den anställde sin vanliga månadslön under semestern, plus ett särskilt semestertillägg per semesterdag.
Enligt semesterlagen är detta tillägg 0,43 % av månadslönen per semesterdag, men kollektivavtal kan innehålla en högre procentsats.
Exempel
En anställd med 30 000 kr i månadslön får:
0,43 % × 30 000 kr = 129 kr per semesterdag
Vid 20 semesterdagar: 129 kr × 20 = 2 580 kr i tillägg
Total semesterlön för perioden = 32 580 kr
2. Procentregeln för arbetstagare med timlön eller rörlig lön
Om den anställde inte har fast månadslön, exempelvis vid timanställning eller varierande arbetstid, används istället procentregeln. Då beräknas semesterlönen som 12 % av all intjänad lön under intjänandeåret.
Exempel:
En anställd har tjänat 120 000 kr under året.
12 % × 120 000 = 14 400 kr i semesterlön
Obs! Kollektivavtal kan ange en högre procentsats än 12 %
3. Beräkning av förskottssemester
Förskottssemester innebär att en anställd får ta ut betald semester innan den har tjänats in. Om anställningen avslutas inom fem år, kan arbetsgivaren göra avdrag för dessa dagar från den slutliga lönen. Beräkningen syftar till att beräkna det belopp som dras från den slutliga lönen om förskottssemester har utnyttjats och anställningen avslutas inom fem år.
- Förskottsavdrag = Semesterdaglön x Antal förskottsdagar
4. Beräkning av sparad semester
Anställda har rätt att spara semesterdagar som överstiger 20 dagar till framtida år. Vid uttag av sparad semester beräknas ersättningen på samma sätt som vanlig semesterlön. Syftet är att beräkna den lön som betalas ut för varje sparad semesterdag när den tas ut.
- Sparad semesterlön per dag = Antal sparade dagar /Sparad semesterlön x semestertillägg
Praktiska exempel – Semester
Exempel 1: Semesterlön för tjänstemän
Frans arbetar som tjänsteman med en månadslön på 28 000 kronor. När han tar ut semester får han behålla sin vanliga månadslön utan några löneavdrag. Dessutom får han ett semestertillägg som motsvarar 0,8 procent av hans månadslön för varje semesterdag han tar ut. Om Frans tar ut tio semesterdagar under januari månad, kommer han att få ett semestertillägg på 2 240 kronor utöver sin månadslön, vilket ger honom en bruttolön på 30 240 kronor för månaden.
Exempel 2: Semesterlön för arbetare
Gustav är arbetare med en månadslön på 28 000 kronor. När han tar ut semester görs ett semesteravdrag på 4,6 procent av hans månadslön för varje semesterdag. Om Gustav tar ut tio semesterdagar under januari, innebär det ett avdrag på 12 880 kronor. Samtidigt får han en semesterdaglön på 1 510 kronor per dag, vilket för tio dagar ger honom 15 100 kronor i semesterlön. Totalt får Gustav en bruttolön på 30 220 kronor för januari månad.
Exempel 3: Semesterersättning vid anställning kortare än 3 månader
Lisa är timanställd och jobbar i en butik. Hon har en kort anställning på två månader och får därför sin semesterersättning (12 % av lönen) utbetald varje månad tillsammans med lönen.
Efter två månader förlängs hennes anställning, och den totala anställningstiden blir längre än tre månader. Från och med nu ska hennes arbetsgivare börja registrera intjänade semesterdagar och spara semesterlönen tills hon tar semester. Om Lisa tjänar totalt 10 000 kronor på en månad, sparas 12 % av det, alltså 1 200 kronor, som semesterlön att betalas ut när hon tar ledigt.
Det är alltså inte tillåtet att fortsätta betala ut semesterersättningen löpande efter tre månader, om inte ett kollektivavtal säger något annat.
Sammanfattning
Semester är en viktig del av löneadministrationen och omfattas av semesterlagen, som ger anställda rätt till minst 25 dagars semester per år med semesterlön. Vissa typer av frånvaro, som sjukdom och föräldraledighet, är semesterlönegrundande. Förskottssemester kan ges till nyanställda, och sparad semester kan tas ut inom fem år. Löneavdrag och semestertillägg beräknas på olika sätt beroende på anställningsform och avtal, exempelvis får tjänstemän ett tillägg på 0,8% av månadslönen per semesterdag, medan arbetare ofta har specifika avdrag och ersättningar enligt kollektivavtal.