Hur rapporteras ett visselblåsarärende?

Visselblåsarlagen anger hur rapportering av missförhållanden ska ske och ställer krav på att det ska finnas säkra, tillgängliga och ändamålsenliga system för att hantera sådana ärenden. Rapportering kan ske genom interna eller externa kanaler, och visselblåsaren ska ha möjlighet att göra detta konfidentiellt eller anonymt, beroende på kanal.

Interna rapporteringskanaler

Verksamheter med minst 50 anställda är enligt lag skyldiga att inrätta interna rapporteringskanaler för att möjliggöra visselblåsning. Verksamhetsutövaren har i dessa situationer en informationsskyldighet som innebär att denne ska ge tydlig och lättillgänglig information om:

• Hur intern rapportering sker
• Hur extern rapportering sker
• Rättigheter enligt grundlag, som meddelarfrihet, anskaffarfrihet, och förbud mot repressalier och efterforskning

Denna Information kan spridas via intranät eller utbildningar (5 kap 9 § visselblåsarlagen).

Verksamhetsutövaren måste säkerställa att visselblåsaren:

• Kan rapportera både skriftligt och muntligt, samt begära fysiskt möte
• Får bekräftelse inom sju dagar (om inte detta äventyrar anonymitet eller visselblåsaren avsagt sig)
• Får återkoppling inom tre månader om vad som gjorts och varför
• Får veta om hens identitet kommer lämnas ut – om det inte hindrar utredningen

Skyldigheten att lämna återkoppling innebär inte att återkopplingen måste ske vid personligt möte, men i vissa fall kan det anses skäligt. Återkoppling behöver inte lämnas vid anonyma rapporter, men dessa kan ändå omfattas av skyddet om identiteten senare röjs (5 kap 8 § visselblåsarlagen).

Verksamhetsutövaren ska utse oberoende och självständiga personer eller enheter som ansvarar för att ta emot rapporter och ha kontakt med visselblåsare, följa upp rapporterna samt lämna återkoppling. Dessa personer kan vara internt anställda eller externa aktörer med särskilt uppdrag. De ska kunna agera utan påverkan från arbetsgivaren och bör helst rapportera direkt till styrelse eller ledning (5 kap 5 § visselblåsarlagen).

Skydd vid intern rapportering

Som nämnt gäller skydd vid intern rapportering genom interna rapporteringskanaler, under förutsättning att dessa följer lagens krav (enligt 5 kap.). Rapporteringen kan dock också ske internt på annat sätt, om:

• Det saknas interna rapporteringskanaler eller om befintliga kanaler inte uppfyller lagens krav, eller
• Rapporteringen sker innan personen påbörjat sin anställning.

Dessa undantag säkerställer att även personer i mindre verksamheter eller på väg in i en verksamhet omfattas av skyddet (4 kap 4-5 §§ visselblåsarlagen)

Möjlighet till anonym rapportering

Lagen kräver inte att interna kanaler måste tillåta anonym rapportering, men rekommendationen från många tillsynsmyndigheter är att detta ska möjliggöras, särskilt i större organisationer. I externa rapporteringskanaler är det däremot ofta möjligt att rapportera anonymt. Visselblåsarskyddet gäller oavsett om rapporten är anonym, förutsatt att övriga kriterier i lagen är uppfyllda.

Gemensamma system för mindre privata aktörer

Privata verksamhetsutövare med 50–249 arbetstagare får dela på interna rapporteringssystem med andra liknande verksamhetsutövare. Det gäller dock endast för:

• Mottagande av rapporter, och
• Utredning av rapporterade förhållanden
• Kontakten med visselblåsaren måste hanteras av respektive verksamhet individuellt (5 kap 3 § visselblåsarlagen).

Externa rapporteringskanaler

Om det inte är möjligt, lämpligt eller säkert att rapportera internt kan visselblåsaren vända sig till en extern rapporteringskanal, dvs. en behörig myndighet utsedd av regeringen. Exempel på sådana är:

• Finansinspektionen (för finansiell stabilitet och penningtvätt)
• Arbetsmiljöverket (för arbetsmiljö)
• Skatteverket (för skattebrott)
• Naturvårdsverket (för miljöfrågor)

En fullständig förteckning över behöriga myndigheter finns i förordning (2021:949) om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (visselblåsarförordningen).

Syftet med externa rapporteringskanaler är att erbjuda ett alternativ till intern rapportering, särskilt i fall där det finns risk för repressalier, bristande uppföljning eller där missförhållandena berör myndighetsutövning eller allmänintresset på nationell nivå.

Genom dessa externa kanaler säkerställs att visselblåsare kan vända sig till en neutral och ansvarig aktör för att få sina uppgifter prövade, även om de inte känner förtroende för sin arbetsgivare eller interna system.

Krav på tillgänglighet och säkerhet i rapporteringssystemet

Rapporteringskanaler, särskilt interna sådana, måste uppfylla krav på integritet, sekretess och tillgänglighet. Det innebär att:

• Endast behöriga personer ska kunna ta del av innehållet i en visselblåsarrapport.
• Rapportörens identitet ska skyddas, om inte denne själv har samtyckt till att den röjs.
• Rapportering ska vara tekniskt säker, dvs. skyddad mot obehörig åtkomst.
• Systemen ska vara lättillgängliga för samtliga med rapporteringsrätt enligt lagen, inklusive externa aktörer som konsulter och leverantörer.

Dessa krav är avgörande för att skapa förtroende för visselblåsarfunktionen och säkerställa ett effektivt skydd för den rapporterande personen.

Krav på objektivitet

All handläggning av visselblåsarärenden ska ske under krav på objektivitet och frånvaro av jäv, vilket innebär att ingen handläggare får ha ett personligt eller professionellt intresse i ärendet. Detta följer också av allmänna förvaltningsrättsliga principer och förstärks av rättspraxis på området. Oberoendet ska kunna styrkas både formellt (t.ex. genom instruktioner eller policys) och i praktiken.