När hjärnan inte hänger med – ett dolt arbetsmiljöproblem
Chefens arbetsmiljö präglas idag av höga krav, ständig tillgänglighet och ett omfattande ansvar i komplexa organisationer. Samtidigt upplever många chefer att det har blivit svårare att ta in, förstå och agera på information i arbetet. Det handlar sällan om bristande kompetens utan om hur arbetet är organiserat och vilka förutsättningar som faktiskt ges för att utföra uppdraget.
Ofta börjar det subtilt
Det märks inte alltid direkt när du börjar tappa fokus. Du kan sitta i ett möte där någon pratar och du hör orden men innebörden landar inte fullt ut. Du hänger med i delar av resonemanget men har svårt att fånga helheten. Efter mötet kan det visa sig som en osäkerhet kring vad som faktiskt beslutades eller att du behöver gå tillbaka till anteckningar för att förstå sammanhanget. Det som tidigare varit självklart kräver nu mer aktiv bearbetning.
När den här typen av signaler återkommer över tid är det sällan en tillfällig svacka utan oftare ett tecken på att kraven i arbetet är högre än vad det finns utrymme att hantera. Det gör att frågan bör betraktas som en arbetsmiljöfråga och inte som ett individuellt tillkortakommande.
Vid hög och långvarig belastning försämras förmågan att bearbeta information i realtid. Det handlar om att följa resonemang, tolka budskap och fatta beslut i stunden. I praktiken innebär det att man uppfattar vad som sägs men inte hinner bearbeta det med samma skärpa som tidigare.
Ett uppdrag som har förändrats i grunden
Chefsrollen idag är betydligt bredare än tidigare. Den omfattar inte bara att leda och fördela arbete utan även att hantera arbetsrättsliga frågor, arbetsmiljöansvar, verksamhetsstyrning, relationer och förändringsprocesser. Det innebär att en chef under en och samma dag kan behöva växla mellan strategiska beslut, operativa frågor och situationer som kräver både juridisk och social bedömning. Arbetet sker dessutom sällan i ett sammanhållet flöde utan präglas av avbrott, exempelvis då ett möte följs av ett mejl som kräver omedelbart svar, som i sin tur avbryts av en ny fråga från verksamheten. I vissa fall sträcker sig arbetet även över flera tidszoner.
Det ovan beskrivna skapar ett arbetssätt där uppgifter inte avslutas i ordning utan hanteras parallellt. När flera komplexa frågor kräver uppmärksamhet samtidigt, utan möjlighet till fördjupning, ökar den mentala belastningen. I praktiken innebär det att kraven i uppdraget ofta överstiger de resurser som finns för att hantera dem på ett hållbart sätt.
När belastningen sätter sig i tankearbetet
Något som chefer ofta vittnar om är att det krävs mer tid och ansträngning för att förstå information, hålla flera perspektiv i huvudet och fatta beslut. Förmågor som koncentration, minne och simultankapacitet, det vill säga förmågan att kunna hantera flera saker samtidigt, blir mer ansträngda.
Forskning visar att långvarig stress påverkar just dessa funktioner. Effekten blir att informationsbearbetningen går långsammare och att precisionen i beslutsfattandet kan försämras; särskilt i miljöer med högt tempo och många avbrott.
När signalerna inte fångas upp
Den här typen av ovan berörda förändring är svår att identifiera i traditionella uppföljningar när chefer fortsätter att leverera och driva verksamheten framåt. Skillnaden ligger i den ökade ansträngningen där uppgifter tar längre tid, möten kräver mer energi och beslut behöver mer eftertanke. Ofta blir det särskilt tydligt i situationer där kraven på koncentration är högre, exempelvis vid arbete på ett andraspråk. När förståelsen kräver mer mental bearbetning minskar marginalerna ytterligare och risken är att signalerna förbises trots att de har betydelse för arbetets kvalitet.
När chefens förutsättningar brister får det konsekvenser
När förmågan att ta in och strukturera information försämras får det effekter i verksamheten. Beslut kan bli mindre genomarbetade, kommunikationen mindre tydlig och risken för missförstånd ökar. Konflikthantering och prioriteringar kan också bli mer utmanande när det saknas utrymme för eftertanke. Det gör att frågan inte kan reduceras till individnivå utan är en fråga på verksamhetsnivå och hur det fungerar i praktiken.
Arbetsgivarens ansvar
Enligt arbetsmiljölagen ska arbetet organiseras så att ohälsa förebyggs genom ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Detta konkretiseras i arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 och AFS 2023:2. Det innebär att arbetsgivaren ska undersöka arbetsmiljön, bedöma risker och vidta åtgärder. Arbetsbelastningen ska stå i rimlig proportion till de resurser som finns och arbetet ska organiseras så att risker minskar.
I praktiken uppstår emellertid ofta ett glapp. Chefer förväntas ta ett omfattande ansvar medan deras egen arbetssituation inte alltid analyseras med samma noggrannhet. Konsekvensen blir att chefens arbetsmiljö riskerar att hamna i skymundan trots att den är avgörande för hur verksamheten fungerar.
Krav och resurser – en avgörande balans
Inom stressforskningen beskriver Richard Lazarus och Susan Folkman stress som en relation mellan krav och resurser. Det är alltså inte mängden arbete i sig som avgör om situationen blir belastande utan om det finns tillräckliga förutsättningar att hantera den.
När kraven under längre tid överstiger resurserna påverkas både tankearbete och beslutsförmåga. Det som många chefer upplever blir därmed en konsekvens av obalans i arbetets organisering. Samtidigt är det viktigt att förstå att belastning inte enbart uppstår i arbetet utan även uppstår i privatlivet. Många lever idag intensiva liv även utanför arbetsplatsen, med ansvar, krav och ett högt tempo, vilket kan förstärka den totala ansträngningen. Detta förändrar emellertid inte arbetsgivarens ansvar. Det som uppstår i arbetet och det som kan förebyggas genom hur arbetet organiseras ligger på arbetsgivaren att hantera.
Vad som kan göras i praktiken
För den enskilda chefen handlar det om att skapa mer struktur i arbetet. Att arbeta i en viss ordning, efterfråga underlag i förväg och att tydliggöra beslut minskar risken för otydlighet. Samtidigt räcker inte individuella strategier.
För arbetsgivaren innebär det att chefers arbetssituation behöver ingå i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Det handlar om att analysera arbetsbelastning inte bara i tid utan även i komplexitet och att hantera flera parallella processer.
En central del är att chefer inte bara ska ha kunskap om arbetsmiljöarbete utan också ges faktisk tid att arbeta med det. När den tiden saknas förskjuts arbetet från förebyggande till reaktivt.
Att tänka på
När det tar längre tid att förstå, prioritera och fatta beslut är det lätt att tolka det som en fråga om den egna förmågan. En mer relevant utgångspunkt är i stället att ställa frågan om det finns tillräckliga förutsättningar för att utföra uppdraget med kvalitet.
När kraven i uppdraget inte motsvaras av tid, stöd och struktur påverkas inte bara arbetsbelastningen, utan även kvaliteten i beslutsfattandet och i förlängningen verksamhetens resultat. Det är därför inte en fråga som bör stanna hos individen utan något som behöver synliggöras och hanteras inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet.
För att få en tydligare bild av nuläget kan du som chef använda Lawbox självskattningsformulär. Som HR eller arbetsgivare kan ni använda checklistan för att granska hur organisationen arbetar med chefers förutsättningar i praktiken. Du hittar mallen för självskattningsformuläret här.
Det är först när riskerna blir synliga som rätt åtgärder kan sättas in.
I Lawbox Chefsportal får du stöd i att strukturera det systematiska arbetsmiljöarbetet, identifiera risker i tid och agera juridiskt korrekt i komplexa situationer.
