Förebyggande åtgärder
Att förebygga kränkande särbehandling på arbetsplatsen är en omfattande process som kräver engagemang och ett proaktivt arbetssätt från såväl ledningen som anställda. Målet med dessa åtgärder är att skapa en trygg, hälsosam och inkluderande arbetsmiljö där alla känner sig värderade och respekterade.
Att skapa en inkluderande och respektfull arbetsmiljö är ett första steg i förebyggandet av kränkande särbehandling. Att skapa en arbetsmiljö fri från kränkande särbehandling, mobbning och diskriminering är en viktig uppgift för varje ledare och chef i organisationen. Det är en process som kräver medvetenhet, engagemang och kontinuerlig ansträngning från både chefer och anställda. En arbetsplats där alla känner sig välkomna och värderade bidrar inte bara till individens välbefinnande utan också till organisationens framgång. Nedan följer konkreta steg och exempel på hur ni på arbetsplatsen gemensamt kan uppnå en mer inkluderande och respektfull arbetsmiljö.
Sätt tonen från toppen
Som chef är du en förebild för dina underordnade. Ditt beteende, dina ord och dina handlingar sätter standarden för vad som är acceptabelt inom din organisation. Visa genom ditt eget handlande att respekt och inkludering är grundläggande värderingar. Detta kan innebära allt från att aktivt lyssna när medarbetare talat, till att säkerställa att alla får möjligheten att uttrycka sina åsikter under möten.
Skapa tydliga policys på arbetsplatsen
Utveckla och implementera tydliga riktlinjer som främjar mångfald, inkludering och respekt. Dessa policyer ska först och främst enligt aktuella lagkrav förbjuda att kränkande särbehandling förekommer i verksamheten och att sådana beteenden inte accepteras. Policyerna bör även främja positiva åtgärder för inkludering och således inkludera en uppförandekod. Uppförandekoden bör vara individuellt framtagen för eran specifika arbetsplats.
- Hur vill ni att företagets anställda bemöter varandra på arbetsplatsen?
- Hur vill ni att de anställda agerar gentemot kunder?
- Hur ska era rutiner vara satta för att rapportera om kränkande särbehandling eller andra missförhållanden på arbetsplatsen?
För att främja positiva åtgärder för inkludering kan företaget införa riktlinjer som exempelvis erbjuder flexibla arbetsformer för att anpassas till människors olika livssituationer.
Policyerna och riktlinjerna som finns på arbetsplatsen ska vara tydligt formulerade och lättillgängliga genom exempelvis ett intranät eller utskriven i en pärm som finns på arbetsplatsen.
Tydliga rollbeskrivningar, mål och arbetsuppgifter
Utöver företagets generella policyer och regler kring uppförande och övriga skyldigheter bör alla rollbeskrivningar på företaget vara detaljerade och tydliga. Arbetstagarna lär även ha tydligt och individuellt uppsatta mål som tydliggör arbetsgivarens förväntningar på arbetstagaren.
Tydliga arbetsbeskrivningar ger arbetstagaren en större trygghet i att veta vilka arbetsuppgifter som ingår i dennes tjänst. Tydlighet och riktlinjer i det dagliga arbetet leder till att arbetstagaren vet vad som förväntas genomföras vilket i sin tur minskar stress och oro. Stressade medarbetare samt otydligheten i sig kan skapa konflikter mellan kollegor vilket ökar risken för kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Tydligheten är även ett krav genom AFS 2023:2 som fastställer att arbetsgivaren ska se till att arbetstagaren vet vilka arbetsuppgifter som ska utgöras, vilket resultat som ska uppnås och vad som ska prioriteras när arbetsbelastningen blir för hög.
Medarbetarsamtal
Nyttja de regelbundna medarbetarsamtalen för att diskutera inte endast prestationer utan även karriärmål och personlig utveckling. Medarbetarsamtal är ett bra tillfälle att skapa en individuell utvecklingsplan tillsammans med medarbetaren som skapar mål på både kort och lång sikt. Vid medarbetarsamtalen kan ni även upprätta en individuell plan för varje enskild medarbetare för hur just denna medarbetare ska må bra på arbetsplatsen. Dessa samtal är även viktiga tillfällen för att fånga upp tidiga signaler på ohälsa.
Utbilda och utveckla
Genom att genomföra regelbundna utbildningar om mångfald, inkludering, och likabehandling för alla anställda, inklusive för ledning och chefer kan man förebygga kränkande särbehandling innan den uppstår. Det är av stor vikt att alla på arbetsplatsen är medveten om sina skyldigheter att medverka för en god arbetsmiljö och följa arbetsgivarens instruktioner och regler. En policy som förbjuder beteenden av kränkande särbehandling måste följas av alla medarbetare och det är viktigt att alla är medvetna om vilka arbetsrättsliga konsekvenser ett regelbrott kan innebära.
Fördjupande utbildningar om likabehandling och motverkande av kränkande särbehandling kan omfatta ämnen som implicita fördomar, kulturell kompetens och konflikthantering. Den som håller i en sådan utbildning ska ha tillräckliga kunskaper inom området. Det kan vara klokt att ta hjälp av en extern sakkunnig.
Det är viktigt att alla medarbetare på arbetsplatsen inte endast är medvetna om att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten och att de har en skyldighet att följa dessa regler. Alla arbetstagare bör även ha kunskap om vad kränkande särbehandling och trakasserier faktiskt innebär, vilka skyldigheter de själva samt deras arbetsgivare har vid inträffade incidenter av kränkande särbehandling, hur en utredning om kränkande särbehandling ska genomföras och vilka konsekvenser som kan uppstå vid konstaterade fall av kränkande särbehandling. Desto mer kunniga alla medarbetare är inom detta område, desto större möjlighet att lyckas förebygga att kränkande särbehandling uppstår.
Kom ihåg att det enligt 2 kap. 4 § AFS 2023:2 är ett krav att arbetstagare med personalansvar, chefer och arbetsledare, ska ha kunskaper om hur man förebygger och hanterar kränkande särbehandling på arbetsplatsen. Dessa ska bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet på ett sådant sätt att kränkande särbehandling förebyggs.
Fokusera på eran onboarding
En strukturerad onboarding-process för nya medarbetare som inkluderar mentorskap kan underlätta integrationen. Den som agerar mentor åt den nya medarbetaren kan vara en erfaren kollega som guidar den nya medarbetaren genom de första veckorna på arbetsplatsen, introducerar medarbetaren till företagets kultur och ser till att medarbetaren förstår sina arbetsuppgifter och företagets förväntningar.
Främja en öppen kommunikation
Det är viktigt att uppmuntra en kultur av öppenhet på arbetsplatsen där alla anställda känner sig trygga att dela med sig av sina tankar, idéer och eventuella bekymmer.
Detta kan uppnås genom regelbundna feedback-tillfällen såsom veckovisa arbetsplatsträffar där alla får utrymme att dela med sig av sina åsikter och tankar kring olika projekt, system, händelser eller kring arbetsmiljön i stort. Öppna diskussionsforum kan även ske i digitala system eller spontant och lättsamt när gruppen är samlad vid exempel lunchen eller vid fikat.
Det går även att genomföra olika enkätundersökningar, anonyma eller transparenta, som låter medarbetarna få svara på ett antal frågor inom områden såsom gruppklimat, ledningsätt, arbetsbelastning och likabehandling. Dessa enkäter kan ta fram en sammanställning av gruppens genomsnittliga åsikter kring vissa särskilda frågor. På så sätt underlättar arbetet med att identifiera olika problemområden, göra riskbedömningar och vidta adekvata åtgärder utan dröjsmål.
En metod kan även vara inrätta en arbetsgrupp bestående av medarbetare från olika delar av organisationen som regelbundet möts för att diskutera och föreslå förbättringar i arbetsmiljön. Respektive medarbetare i denna grupp kan samla information från sina kollegor i respektive arbetsgrupp för att sedan regelbundet lyfta dessa åsikter tillsammans med arbetsgivaren, skyddsombud och de övriga från andra delar av organisationen. På så sätt kan de faktorer som gör att en arbetsgrupp fungerar bra kan lyftas för att kunna implementeras i arbetsgrupper som fungerar mindre bra. Mindre problem på individ- och gruppnivå kan även fångas upp i god tid innan det blir kännbart i hela organisationen.
Skapa möjligheter för alla
Se till att alla anställda på arbetsplatsen har lika möjligheter till utveckling och avancemang. Detta är inte endast en fråga om rättvisa och jämlikhet, det är också bidragande i att främja en kultur av mångfald och innovation inom organisationen. Att erbjuda lika möjligheter till utveckling för alla medarbetare kan innebära exempelvis att utveckla och kommunicera klara karriärvägar för alla roller inom organisationen, erbjuda kontinuerlig utbildning och utveckling genom olika former av workshops, kurser och projekt, samt implementera mentorskapsprogram i organisationen där mindre erfarna medarbetare blir matchade med mer erfarna medarbetare.
Det är även viktigt att det i organisationen används objektiva kriterier för bedömning, lönerevision och befordran. Det är viktigt att använda sig av mätbara mål och resultat som grund för beslut, snarare än subjektiva omdömen eller favorisering.
Hantera konflikter varsamt
Konflikter på arbetsplatsen är ibland oundvikliga. När konflikter uppstår måste de hanteras på ett respektfullt och konstruktivt sätt. Som chef bör du ha tydliga strategier på plats för att hantera konflikter när de uppstår, inklusive medlingstekniker och tydliga protokoll för rapportering och hantering av kränkande särbehandling. Det kan vara klokt att etablera konflikthanteringsprotokoll som inkluderar steg för steg för medling.
Vid konflikter som uppstår mellan medarbetare följer nedan ett antal råd att ta efter:
- Uppmärksamma konflikter tidigt: Om du upptäcker irritation och missnöje hos medarbetare kan förutsättningarna för att hitta en väg framåt öka ju tidigare konflikten uppmärksammas och hanteras.
- Håll ett gemensamt möte med de inblandade medarbetarna: Ett gemensamt möte i istället för två separata möten ger bägge parter möjligheten att lyfta sina känslor och åsikter i lugn och ro bakom stängda dörrar.
- Identifiera problemet: För att kunna lösa konflikten är det av stor vikt att förstå den bakomliggande problematiken till att konflikten har uppstått. Detta hjälper även till i att motverka att en ny konflikt uppstår i framtiden. Var tydlig med medarbetarna att deras problem inte endast påverkar dem själva och varandra, utan även påverkar övriga medarbetare, deras prestationer, och eventuellt kunder.
- Föreslå och fastställ lösningar: Du som chef ska bidra med att säkerställa att båda parter är delaktiga i problemlösningen och ge bägge möjligheten att föreslå sina förslag på lösningar. Dokumentera lösningen och åtgärder att vidta som parterna överenskommit samt bestäm hur detta ska följas upp.
- Följ upp vidtagna åtgärder: Planera in uppföljningsmöten där du stämmer av med medarbetarna om hur det känns och hur det har fungerat. Kvarstår problemet eller om det är något annat som inte fungerar, justera den överenskomna planen efter behov.
Kom ihåg att samarbetsproblematik och konflikter som inte förbättras trots samtal med medarbetarna om deras beteende i förlängningen kan leda till arbetsrättsliga konsekvenser. Omplacering och uppsägning på grund av personliga skäl kan i vissa fall krävas när medarbetare inte rättar sitt felaktiga beteende trots tillrättavisande. Samarbetsproblematik och konflikter går ut över individuella arbetsprestationer samt arbetsmiljön i stort vilket således drabbar övriga arbetstagare.
Ge rum för flexibilitet
Respekt för alla olika individer innebär även att erkänna att alla har unika omständigheter och behov. Att erbjuda flexibilitet i arbetet genom exempelvis anpassade arbetstider, möjligheten till distansarbete, eller att anpassa arbetsuppgifter baserat på individuella styrkor och behov är sätt att visa respekt och att skapa en mer inkluderande arbetsmiljö. Att alla har lika möjligheter gällande detta minskar risken för avundsjuka och därmed risken för att orättvisa behandlingar och kränkande särbehandling ska uppstå.
Var medveten om de utlösande faktorer
Det finns olika utlösande faktorer som kan bidra till att beteenden som inte hör hemma på en arbetsplats, eller i förlängningen kränkande särbehandling uppstår på arbetsplatsen. Nedan presenteras några vanliga utlösande faktorer som du som chef bör vara uppmärksam på.
- Ojämlikheter och maktobalans
Kränkande särbehandling kan uppstå i situationer där det finns ojämlikheter i makt och status mellan olika individer eller grupper på en arbetsplats. Det kan vara en chef som utnyttjar sin position gentemot underordnade eller en grupp som försöker etablera dominans över en annan. Viktigt är även att vara uppmärksam på s.k. informella ledare som etablerar dominans över andra i gruppen trots att ingen formell ledarroll har tilldelats denna medarbetare.
- Bristande arbetsplatskultur och ledarskap
En dåligt utvecklad arbetsplatskultur eller bristande ledarskap kan skapa en miljö där konflikter och andra former av oönskade beteenden får fäste. Om det saknas tydliga riktlinjer och värderingar som främjar respekt och likabehandling, kan negativa beteenden tränga igenom och således tolereras.
- Avsaknad av medvetenhet och utbildning
Om medarbetare och ledare inte är medvetna om vad som utgör kränkande särbehandling, hur det ska hanteras och vilka konsekvenser det kan få, kan de vara mer benägna att delta i eller tillåta sådana beteenden. Brist på utbildning och medvetenhet kan förhindra en förebyggande arbetsplatskultur där psykologisk trygghet och tillit kopplat till värdegrunder är central.
- Konflikter och spänningar
Konflikter och spänningar mellan individer eller grupper på arbetsplatsen kan ge upphov till icke önskvärda beteenden. När människor inte kan hantera konflikter på ett hälsosamt sätt och i stället väljer att uttrycka sin frustration genom kränkningar, kan det eskalera till kränkande särbehandling och mobbning.
- Otillräcklig kommunikation och feedback
Bristfällig kommunikation och otillräcklig feedback kan skapa missförstånd och osäkerhet på arbetsplatsen. Det kan skapa ett klimat där kränkande särbehandling kan frodas, särskilt om det inte finns tillräckligt med verktyg och rutiner för att lösa konflikter och ge konstruktiv återkoppling.
Det är även viktigt att notera att dessa faktorer kan interagera och påverka varandra, vilket kan skapa en ogynnsam arbetsmiljö där risken för att kränkande särbehandling uppstår ökar.