När bör arbetsgivaren anlita en extern utredare vid arbetsmiljöproblem, kränkande särbehandling och diskriminering?
När en arbetsgivare får kännedom om problem i arbetsmiljön uppstår ofta en svår situation. Det kan handla om konflikter, hög arbetsbelastning, brister i ledarskapet, kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier eller andra former av diskriminering. I vissa fall finns en formell anmälan. I andra fall kommer signalerna mer indirekt, exempelvis genom sjukfrånvaro, personalomsättning, uppgifter i medarbetarsamtal eller information från skyddsombud.
Gemensamt för dessa situationer är att arbetsgivaren inte kan förhålla sig passiv. Svensk lagstiftning, såsom Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter (särskilt AFS 2023:1 och AFS 2023:2) och diskrimineringslagen ställer höga krav på att arbetsgivaren agerar när det finns anledning att misstänka att arbetsmiljön inte är tillfredsställande eller när arbetsgivaren får kännedom om uppgivna trakasserier.
En central fråga blir därför hur arbetsgivaren ska agera och, inte minst, vem som bör utreda vad som har inträffat. I många situationer är en extern och oberoende utredare det säkraste och mest ändamålsenliga alternativet.
Arbetsgivaren har huvudansvaret för arbetsmiljön
Enligt 3 kap. arbetsmiljölagen (1977:1160) har arbetsgivaren ett långtgående ansvar för arbetsmiljön. Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagare utsätts för ohälsa eller olycksfall.
Ansvaret handlar inte enbart om den fysiska arbetsmiljön. Även organisatoriska och sociala förhållanden omfattas. Arbetsbelastning, arbetstidens förläggning, ledarskap, samarbete, konflikter och hur människor bemöter varandra på arbetsplatsen kan således vara arbetsmiljöfrågor.
Reglerna konkretiseras bland annat genom Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete.
Systematiskt arbetsmiljöarbete innebär i grunden att arbetsgivaren kontinuerligt ska undersöka arbetsmiljön, bedöma risker, vidta de åtgärder som behövs och följa upp resultatet. Arbetsmiljöarbetet ska alltså vara en del av den löpande verksamheten och inte endast aktualiseras när ett allvarligt problem redan har uppstått.
Vad gäller vid signaler om kränkande särbehandling?
Kränkande särbehandling är enligt AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete, handlingar som riktas mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa eller till att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap.
Arbetsgivaren ska klargöra att kränkande särbehandling inte accepteras i verksamheten. Det ska också finnas kända rutiner för hur kränkande särbehandling hanteras, bland annat vem som tar emot information, vad som händer med informationen och hur den som är utsatt snabbt kan få hjälp.
Det är samtidigt viktigt att förstå skillnaden mellan arbetsmiljöreglernas funktion och en juridisk skuldprövning. Arbetsmiljöarbetets huvudsakliga syfte är att förebygga ohälsa och identifiera och åtgärda risker i arbetsmiljön. Om en händelse har lett till ohälsa ska arbetsgivaren därför utreda om arbetsmiljön kan ha bidragit till det inträffade och vidta de åtgärder som behövs för att förhindra att motsvarande situation uppkommer igen.
En kvalificerad utredning bör därför inte fastna i frågan om vem som har ”rätt” eller ”fel”. Den behöver även identifiera bakomliggande organisatoriska och sociala arbetsmiljöfaktorer. Ett påstått individuellt beteende kan exempelvis ha samband med oklara ansvarsområden, bristande ledning, hög arbetsbelastning, långvariga konflikter eller andra strukturella problem. För att ha möjlighet att åtgärda dessa problem och motverka att de uppstår igen, bör man därmed grundligt och utförligt undersöka de bakomliggande orsakerna till det uppstådda problemet.
Trakasserier och sexuella trakasserier innebär särskilda skyldigheter
När en situation har samband med någon av diskrimineringsgrunderna kan även diskrimineringslagen (2008:567) bli tillämplig. Detsamma gäller vid trakasserier eller sexuella trakasserier.
Här finns en särskild utrednings och åtgärdsskyldighet i 2 kap. 3 § diskrimineringslagen. Om arbetsgivaren får kännedom om att en arbetstagare anser sig ha blivit utsatt för trakasserier eller sexuella trakasserier av någon som utför arbete eller fullgör praktik hos arbetsgivaren ska arbetsgivaren utreda omständigheterna kring de uppgivna trakasserierna. I denna utredningsskyldighet ligger att arbetsgivaren utan dröjsmål ska försöka ta reda på de närmare omständigheterna kring de uppgivna trakasserierna, i syfte att kunna gå vidare med de åtgärder som kan behövas.
Arbetsgivaren är i förekommande fall skyldig att vidta åtgärder för att komma till rätta med problemen och förhindra att trakasserier i framtiden. Vilka åtgärder arbetsgivaren är skyldig att vidta är beroende av omständigheterna i det enskilda fallet, såsom trakasseriernas art och omfattning, arbetsplatsens storlek samt arbetsstyrkans sammansättning. De åtgärder som kan komma att vidtas mot den som utsatt en annan arbetstagare för trakasserier kan i förlängningen vara varningar, omplaceringar och uppsägning. Uppsägningar måste dock alltid vidtas med beaktande av lagen om anställningsskydds (LAS) regler.
Sammanfattningsvis innebär detta att arbetsgivaren måste agera när den får kännedom om sådana uppgifter. Det krävs inte nödvändigtvis att den utsatta arbetstagaren lämnar in en formell skriftlig anmälan för att skyldigheten ska aktualiseras utan det räcker med att arbetsgivaren fått kännedom om att något kan ha inträffat.
Arbetsgivaren behöver därför ha fungerande rutiner för att information ska fångas upp och hanteras på ett korrekt sätt.
När bör utredningen genomföras externt?
Det finns inte något generellt lagkrav som innebär att varje arbetsmiljöproblem eller uppgift om kränkande särbehandling måste utredas av en extern part. I vissa situationer kan arbetsgivaren själv hantera frågan på ett rättssäkert och tillräckligt kvalificerat sätt.
Det finns däremot situationer där en extern utredning i praktiken kan vara nödvändig för att arbetsgivaren ska få ett tillräckligt tillförlitligt beslutsunderlag och kunna hantera arbetsmiljöriskerna korrekt.
Ett tydligt exempel är när uppgifterna riktas mot en person i företagsledningen, en hög chef, HR funktionen eller någon annan som annars skulle ha en central roll i den interna hanteringen. Den som själv berörs av anklagelserna bör av uppenbara skäl inte kontrollera utredningen.
Detsamma gäller när det finns starka personliga eller organisatoriska kopplingar mellan den som ska utreda och någon av de berörda personerna. Även om den interna utredaren uppfattar sig som neutral kan utredningens trovärdighet skadas om medarbetarna har befogad anledning att ifrågasätta oberoendet.
En extern utredare är särskilt motiverad när situationen är allvarlig eller komplex, när uppgifterna går isär, när flera personer är involverade, när konflikten har pågått under längre tid eller när det finns risk för fortsatt ohälsa.
Extern kompetens kan också vara nödvändig när arbetsgivaren saknar tillräcklig intern sakkunskap. Enligt AFS 2023:1 ska arbetsgivaren anlita sakkunnig hjälp utifrån när kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering.
En ytterligare fördel med en extern utredare är att det ofta skapar större förtroende hos de personer som intervjuas. Det kan vara lättare för en arbetstagare att öppet och ärligt beskriva problem, missförhållanden eller känsliga händelser för en oberoende person än för den egna chefen, HR eller någon annan företrädare för arbetsgivaren. Det ökade förtroendet kan bidra till att utredaren får en mer fullständig bild av situationen och därmed ge arbetsgivaren ett bättre och mer tillförlitligt underlag för fortsatta åtgärder.
Varför kan det vara olämpligt att arbetsgivaren utreder sig själv?
En intern utredning kan skapa flera problem. HR eller ansvarig chef kan exempelvis redan ha varit involverad i de händelser som ska granskas. Organisationen kan också tidigare ha fått information om problemen utan att tillräckliga åtgärder har vidtagits.
I sådana situationer riskerar arbetsgivaren att hamna i den problematiska positionen att samtidigt vara ansvarig för arbetsmiljön, möjlig del av problematiken och den som ska bedöma vad som har inträffat.
Det kan dessutom påverka de berördas vilja att medverka. En arbetstagare kan vara mindre benägen att öppet berätta om problem med exempelvis ledarskapet om intervjun genomförs av en chef eller HR representant som personen även fortsättningsvis är beroende av.
En extern utredare skapar ett tydligare avstånd mellan den operativa organisationen och själva faktainsamlingen. Det kan öka förtroendet för processen och förbättra möjligheten att få fram relevant information.
Oberoende innebär inte att arbetsgivaren lämnar ifrån sig ansvaret
Att anlita en extern utredare innebär inte att arbetsgivaren överlåter sitt arbetsmiljöansvar. Det juridiska ansvaret ligger fortfarande hos arbetsgivaren.
Den externa utredarens uppgift är i stället att ge arbetsgivaren ett professionellt och så objektivt beslutsunderlag som möjligt. Beroende på uppdragets karaktär kan arbetet omfatta intervjuer med berörda personer, granskning av dokumentation, analys av arbetsmiljöförhållanden och en bedömning av vilka faktorer som har bidragit till situationen.
Utredningen kan därefter ligga till grund för arbetsgivarens fortsatta åtgärder.
Det är viktigt att uppdraget utformas korrekt från början. Frågeställningarna måste vara tydliga och relevanta. Det behöver också finnas en genomtänkt hantering av bland annat personuppgifter, integritet, dokumentation, kommunikation och återkoppling till berörda personer.
En extern utredning stärker det systematiska arbetsmiljöarbetet
Värdet av extern hjälp är inte begränsat till särskilt allvarliga situationer. Även när det juridiskt och praktiskt skulle vara möjligt att hantera frågan internt kan en extern arbetsmiljöspecialist ge betydande fördelar.
En extern part kommer in utan den historik och de lojalitetsförhållanden som ofta finns inom organisationen. Det kan göra det lättare att identifiera sådant som med tiden har blivit normaliserat på arbetsplatsen.
Utredningen kan också synliggöra att det som först framstår som en konflikt mellan två personer egentligen har organisatoriska orsaker. Problemen kan exempelvis bottna i otydliga roller, bristande kommunikation, otillräckliga resurser, hög arbetsbelastning eller oklar ansvarsfördelning.
På så sätt blir utredningen inte bara ett sätt att hantera en redan uppkommen situation. Den blir också ett verktyg för det förebyggande arbetsmiljöarbetet.
Arbetsgivaren får ett bättre underlag för riskbedömningar, handlingsplaner, organisatoriska förändringar, utbildningsinsatser och andra åtgärder. När åtgärderna sedan följs upp integreras resultatet i det systematiska arbetsmiljöarbetet.
En korrekt process skyddar både individer och organisationen
Uppgifter om kränkande särbehandling, trakasserier och sexuella trakasserier är ofta mycket känsliga. Det gäller för den som upplever sig utsatt, men också för den som pekas ut och för andra personer som berörs av utredningen. Därför är kvaliteten på processen avgörande.
En professionell utredning behöver genomföras sakligt, metodiskt och med respekt för samtliga berörda. Slutsatser ska grundas på det material som faktiskt har framkommit och inte på rykten, antaganden eller personliga uppfattningar.
En väl genomförd extern utredning kan därmed ge arbetsgivaren betydligt bättre förutsättningar att fatta välgrundade beslut, vidta proportionerliga åtgärder och samtidigt skapa förtroende för att allvarliga arbetsmiljöfrågor tas på allvar.
Vänta inte tills problemen har blivit akuta
Ett vanligt misstag är att extern hjälp tas in först när konflikten har eskalerat, någon har blivit sjukskriven eller situationen har utvecklats till en formell rättslig tvist. Det finns stora fördelar med att agera tidigare.
När en arbetsgivare får återkommande signaler om konflikter, brister i ledarskapet, samarbetssvårigheter, upplevda kränkningar eller andra organisatoriska och sociala arbetsmiljörisker bör frågan tas på allvar redan innan situationen har blivit akut.
Tidiga insatser ökar möjligheten att identifiera orsakerna, minska risken för ohälsa och förhindra att problemen växer.
Att anlita extern sakkunskap ska därför inte ses som ett misslyckande för organisationen. Tvärtom kan det vara ett uttryck för ett aktivt och professionellt arbetsmiljöarbete där arbetsgivaren säkerställer att svåra situationer hanteras med rätt kompetens, metodik och oberoende.
Lawbox hjälper arbetsgivare att utreda och komma vidare
Lawbox, genom M. Jonsson Juridiska Byrå, är specialister på utredningar av arbetsmiljöproblem, kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och andra arbetsplatsrelaterade problem.
Vi hjälper arbetsgivare att genomföra strukturerade, oberoende och professionella utredningar med utgångspunkt i arbetsmiljölagstiftningen, Arbetsmiljöverkets föreskrifter och diskrimineringslagen. Målet är inte enbart att klarlägga den aktuella situationen utan också att ge arbetsgivaren ett användbart underlag för att komma till rätta med problemen och stärka det fortsatta systematiska arbetsmiljöarbetet.
Vill du veta mer om hur vi arbetar med utredningar eller komma i kontakt med oss kan du läsa mer här.
