Autism, adhd och arbetsanpassning – vad behöver chef och HR ha på plats?
När en medarbetare inte får arbetet att fungera på ett hållbart sätt över tid, behöver arbetsgivaren bedöma både arbetsplatsens förhållanden och den enskilda situationen. Det kan handla om brister i arbetsbelastning, tydlighet, stöd eller organisering, men också om ett behov av individuell arbetsanpassning.
Föreskrifterna AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2023:2 om planering och organisering av arbetsmiljöarbete sätter ramen för hur arbetsgivaren ska arbeta med struktur, rutiner, mål, undersökning, riskbedömning och anpassning. Riktlinjerna om autism eller adhd på arbetsplatsen och riktlinjerna om psykisk hälsa på arbetsplatsen pekar i samma riktning: ett hållbart arbete börjar sällan med en enskild insats och nästan alltid med en fungerande grund i verksamheten.
Policy, rutiner och mål är utgångspunkten
AFS 2023:1 anger att det systematiska arbetsmiljöarbetet ska bedrivas som en del av den dagliga verksamheten och omfatta fysiska, organisatoriska och sociala förhållanden som har betydelse för arbetsmiljön. Föreskriften kräver också en arbetsmiljöpolicy. Policyn ska beskriva hur arbetsmiljöförhållandena ska vara för att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet samt uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö. Om verksamheten har tio eller fler arbetstagare ska policyn vara skriftlig.
För chef och HR behöver arbetet ta sin utgångspunkt i verksamhetens struktur. Det ska vara tydligt vilka rutiner som gäller, var ansvaret ligger och på vilket sätt arbetsmiljöarbetet ska genomföras. Det ska också finnas tydliga mål för den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Målen behöver vara kända i verksamheten, möjliga att följa upp och utformade för att främja hälsa och förebygga ohälsa. Arbetstagarna ska dessutom få möjlighet att medverka när målen tas fram.
Riktlinjerna om psykisk hälsa på arbetsplatsen uttrycker samma behov i praktisk form: policyer, rutiner och mål ska vara tydliga, förankrade och användbara i vardagen. Riktlinjerna om autism eller adhd pekar på motsvarande krav på arbetsplatsnivå, med särskilt fokus på policyer, rutiner, kartläggning, chefers förutsättningar och uppföljning.
Chefer måste ha mer än ett formellt ansvar
AFS 2023:2 är tydlig på en viktig punkt: arbetsgivaren ska se till att chefer och arbetsledare har kunskaper om hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling. Det räcker dock inte med kunskap i teorin utan arbetsgivaren ska också se till att det finns förutsättningar att omsätta kunskaperna i praktiken. I de allmänna råden nämns bland annat tillräckliga befogenheter, rimlig arbetsbelastning och stöd i rollen.
Det här är centralt i frågor som rör autism, adhd och andra stödbehov i arbetet. En chef som förväntas upptäcka signaler, hålla samtal, bedöma behov av stöd och följa upp åtgärder behöver tid, mandat och ett fungerande stöd från HR och verksamheten. Både riktlinjerna om psykisk hälsa och riktlinjerna om autism eller adhd återkommer till just detta – chefens förutsättningar påverkar kvaliteten i det förebyggande arbetet.
Kartläggning och riskbedömning behöver göras där arbetet faktiskt utförs
AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete bygger på ett löpande flöde: 1) undersöka, 2) bedöma risker, 3) åtgärda och 4) följa upp. Det gäller även organisatoriska och sociala frågor, inte bara fysiska risker. När verksamheten förändras ska arbetsgivaren dessutom undersöka och bedöma riskerna.
I praktiken innebär det att återkommande signaler inte bör reduceras till enbart personfrågor. Hög korttidsfrånvaro, återkommande missförstånd, låg återhämtning, svårigheter att prioritera eller oklar arbetsfördelning kan vara tecken på att något i arbetets upplägg behöver ses över. Riktlinjerna om psykisk hälsa på arbetsplatsen beskriver hur policyer, rutiner, mål, chefers förutsättningar och arbetsplatsnivåns riskbedömningar hänger ihop i det förebyggande arbetet. Det arbetshälsoekonomiska analysverktyget förstärker samma bild och visar värdet av tydliga strukturer, återkommande kartläggningar, återkoppling och handlingsplaner.
När orsaken främst är knuten till individen
Det händer att orsaken till svårigheterna i hög grad är knuten till den enskilda personen. Då uppstår ofta frågan hur långt arbetsgivarens ansvar sträcker sig. Föreskrifterna ger en tydlig utgångspunkt i att om det finns behov av arbetsanpassning ska arbetsgivaren ta frågan vidare. AFS 2023:2 definierar arbetsanpassning som en individuell åtgärd i den fysiska, organisatoriska och sociala arbetsmiljön som syftar till att en arbetstagare med nedsatt förmåga att utföra sitt vanliga arbete ska kunna fortsätta arbeta eller återgå i arbete. Föreskriften anger också att arbetsanpassning används både förebyggande och vid återgång efter sjukfrånvaro.
Det betyder att arbetsgivaren inte kan stanna vid att konstatera att problemet ”ligger hos individen”. Nästa fråga blir i stället om arbetet kan justeras på ett sätt som är relevant, skäligt och förenligt med verksamheten. Där kommer praxis in. Rättsfallet AD 2017 nr 37 illustrerar att arbetsgivaren ska göra en noggrann prövning av möjligheterna till omplacering, arbetsanpassning och andra lösningar, men att det inte är ett obegränsat ansvar. Bedömningen påverkas av verksamhetens utformning, vilka arbetsuppgifter som faktiskt finns, konsekvenserna för organisationen och vad som rimligen kan krävas i det enskilda fallet.
Det här är en viktig balans i att arbetsgivaren ska pröva möjligheterna seriöst, men att det inte finns någon skyldighet att skapa en helt ny befattning eller att göra om verksamheten i grunden. Det är just därför som utredningen behöver vara konkret och väl dokumenterad.
Arbetsanpassning ska vara tidig, konkret och följas upp
AFS 2023:2 anger att arbetsgivaren fortlöpande ska ta reda på om någon arbetstagare behöver arbetsanpassning. Det ska finnas rutiner för att ta emot information om behovet, och av dessa rutiner ska det framgå vem som tar emot informationen, vad mottagaren ska göra och hur informationen ska hanteras. När behovet har konstaterats ska arbetsgivaren så snart som möjligt utforma och genomföra arbetsanpassningen och därefter fortlöpande följa upp om den fungerar och justera den vid behov.
Arbetsmiljöverkets vägledning ger flera exempel på hur sådana åtgärder kan se ut i praktiken, exempelvis särskild arbetsutrustning, anpassade arbetsuppgifter, anpassade arbetstider och förändrad arbetsfördelning.
Riktlinjerna om autism eller adhd konkretiserar ytterligare vad som ofta behöver förtydligas i arbetets organisering: uppgiftens innehåll, syfte, tidsram, plats, medverkande, instruktioner och vad som ska ske efteråt. Det gör arbetsanpassning mindre abstrakt och betydligt mer användbar i vardagen.
Företagshälsan är ett stöd och inte en ersättning för arbetsgivarens ansvar
AFS 2023:1 anger att arbetsgivaren ska anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp om den egna kompetensen inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering. När sådan hjälp anlitas ska den ha tillräcklig omfattning, kompetens och resurser. Arbetsgivaren ska också lämna information om faktorer som påverkar eller misstänks påverka arbetstagarnas hälsa och säkerhet.
I praktiken innebär det att företagshälsan kan bidra med kartläggning, bedömning, stöd i utredning, förslag till åtgärder och uppföljning. Ansvaret för att processen fungerar ligger emellertid kvar hos arbetsgivaren, vilket även gäller när frågan rör psykisk ohälsa, kognitiv belastning eller NPF-relaterade svårigheter i arbetet.
Vad chef och HR bör ha på plats
För chef och HR blir huvudfrågorna därför ganska tydliga:
- Finns en arbetsmiljöpolicy och rutiner som används i praktiken?
- Finns mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön?
- Har chefer kunskap och rimliga förutsättningar att agera?
- Görs kartläggningar och riskbedömningar som fångar det som händer i arbetet?
- Finns en tydlig process för arbetsanpassning?
- Och vet organisationen när företagshälsan ska kopplas in?
När de delarna finns på plats blir det lättare att göra träffsäkra bedömningar, sätta in åtgärder i tid och skilja mellan sådant som ska hanteras på arbetsplatsnivå och sådant som kräver individuella lösningar.
Praktiskt stöd i Lawbox
I Lawbox Chefsportal finns stöd för att arbeta mer strukturerat med arbetsmiljö, arbetsanpassning och tidig hantering av signaler på ohälsa. För många verksamheter blir det särskilt värdefullt att utgå från färdiga underlag som går att använda direkt i vardagen. Det kan till exempel vara mallar för arbetsanpassning, återgång i arbete efter längre sjukskrivning, handlingsplan mot kränkande särbehandling och trakasserier, alkohol- och drogpolicy samt checklistor för chefens arbetsmiljö och HR:s struktur och rutiner.
