Smarta steg för att skapa en bättre digital arbetsmiljö

Att navigera i en hybrid arbetsvärld

I vår tid av snabb teknologisk utveckling är det tydligt att digitaliseringen har kommit för att stanna. Efter att ha funderat kring utmaningarna med ständig digital tillgänglighet och dess inverkan på vår mentala hälsa i en tidigare artikel, kommer här en kort uppföljning på de tankarna. Hur kan vi bäst navigera i denna hybrid arbetsvärld och skapa en sundare balans mellan våra professionella och personliga liv?

Att förebygga risker med digitala arbetssätt

Digitala arbetssätt blir allt vanligare i arbetslivet. Digitaliseringen gör det möjligt att organisera och genomföra arbetet på nya sätt. Det ger nya möjligheter men också nya utmaningar och risker som kan leda till högre arbetsbelastning.

I dagarna informerade därför Arbetsmiljöverket att de i en EU-gemensam insats ska granska cirka 2 000 arbetsplatsers rutiner för att förebygga risker med digitala arbetssätt.

Vi är alla medvetna om att digitaliseringen skapar nya möjligheter och utmaningar på jobbet. Forskningen undersöker hur den förändrar samhället, arbetsmetoder och kommunikation. Även om vi vet mycket om de direkta effekterna, förstår vi ännu inte helt hur till exempel distansarbete påverkar oss på lång sikt.

Risk för teknisk stress och mental utmattning

Snabbt skiftande digitala verktyg medför nya krav på organisationer, ledarskap och hur vi jobbar. Om anställda ständigt hanterar dessa verktyg kan risken för teknisk stress och mental utmattning öka. Malin Cato från Arbetsmiljöverket betonar att sådana risker bör integreras i arbetsmiljöbedömningar. Hon poängterar att arbetsgivare bör förutse och förebygga nuvarande och kommande arbetsmiljörisker relaterade till digitaliseringen.

Genom att arbeta systematiskt och använda sig av det systematiska arbetsmiljöarbetet AFS 2001:1 kan du som arbetsgivare förebygga risker i arbetet och på så vis åtgärda de risker som ni identifierar kopplat till det digitala arbetssättet.

Sociala medias påverkan

Den omfattande användningen av sociala medier har skapat en ny dimension av digital närvaro. En studie publicerad i Journal of Social and Clinical Psychology (Twenge & Campbell, 2021) påvisar en koppling mellan ökad användning av sociala medier och ökad känsla av ensamhet och lågt självförtroende. Denna ökade uppmärksamhet på sociala medier har också bidragit till det outtalade kravet på ständig digital tillgänglighet. Att vara konstant uppkopplad för att upprätthålla en digital image kan leda till ökad stress och överbelastning.

För att illustrera konceptet, tänk dig en arbetsplats där arbetsgivaren aktivt främjar en balanserad digital arbetsmiljö. Anställda har tydliga riktlinjer för när de förväntas vara online och när de kan vara offline för att återhämta sig. Under möten uppmuntras deltagare att sätta sina enheter på ”tyst” för att främja närvaro och engagemang. Dessutom erbjuds regelbundna digitala detox-seminarier för att lära medarbetare att hantera att alltid vara uppkopplade, nåbara och närvarande på sociala media för att minska stressnivåerna. Det är viktigt att arbetsgivaren främjar en kultur där det finns en tydlighet i vad som förväntas av varje medarbetare i dess roll.

Eget ansvar

Tänk dig följande scenario: En medarbetare, Lisa, har efter reflektion beslutat att sätta upp tydliga gränser för sin digitala närvaro. Hon har stängt av aviseringar under kvällstid och avsätter en stund varje morgon åt en snabb promenad, innan hon påbörjar sin arbetsdag (dvs hon går till jobbet).

På detta sätt har Lisa minskat den ständiga distraktionen och ökat sin produktivitet. Hon tar även tid för digital paus under dagen, går ut och sträcker på benen istället för att fastna vid sin skärm. Utöver detta är hon noggrann med att äta sin lunch på annan plats än framför skärmen. Med andra ord är det egna ansvaret hos medarbetare långtgående för att inte försämra exempelvis sin hälsa genom att inte ta till sig råd kring rutiner vid digitala arbetssätt som arbetsgivaren har tagit fram via en policy och tillhörande rutiner.

AI:s framtid och påverkan

När det kommer till vår digitaliserade arbetsvärld vi nu lever i, står vi inför en paradox. Å ena sidan har de teknologiska framstegen, särskilt inom artificiell intelligens (AI), revolutionerat vissa områden på arbetsmarknaden. AI-teknologierna har introducerat nivåer av effektivitet och innovation som tidigare var otänkbara. De erbjuder företag möjligheten att automatisera processer, vilket kan öka produktiviteten och leda till nydanande innovationer inom en mängd olika branscher och områden.

Å andra sidan, i skuggan av dessa framsteg, ligger de utmaningar som individer står inför. Den konstanta uppkopplingen, behovet av att ständigt anpassa sig till ny teknik och den underliggande känslan av att AI-verktyg ibland verkar gå bortom vår förståelse, kan alla bidra till en känsla av överväldigande stress. Forskningen visar att denna konstanta exponering för skärmar och den ständiga digitala närvaron kan ha djupgående effekter, inte minst när det gäller stress och mental trötthet. Många känner pressen att hänga med i en alltmer teknikdriven värld, och detta kan skapa en känsla av otillräcklighet eller rädsla för att bli överflödig.

Det är viktigt att erkänna både potentialen och utmaningarna med AI i vår digitaliserade arbetsvärld. Medan tekniken fortsätter att forma vår framtid, måste vi också ta hand om vårt mentala välbefinnande och säkerställa att vi har de rätta verktygen och resurserna för att navigera i denna nya era på ett hälsosamt sätt.

Slutsats

Med den ökande digitaliseringen och inflytandet av AI är det avgörande att vi aktivt arbetar för att skapa en balanserad och hållbar relation till teknologin. Genom att samarbeta som arbetsgivare och medarbetare, och genom att göra medvetna val om vår digitala närvaro och AI-användning, kan vi forma en framtid där teknologin fungerar som ett verktyg för att förbättra våra liv, istället för att diktera dem.

Här är en checklista för arbetsgivare för att förebygga digital utmattning och stress bland medarbetare:

• Digitala pauser: Uppmuntra till regelbundna pauser från skärmar. Detta kan innebära att ta en kort promenad, sträcka på sig, att meditera en stund eller bara titta bort från skärmen i några minuter.
• Utbildning om digital hälsa: Anordna utbildningar och workshops där medarbetare kan lära sig om riskerna med överdriven skärmanvändning och hur man hanterar dem.
• Flexibla arbetstider: Ge medarbetarna möjlighet att arbeta flexibelt, så de kan ta pauser eller arbeta när de känner sig mest produktiva och utvilade.
• Rätt verktyg: Se till att medarbetarna har ergonomiska arbetsstationer med bra ljus, stolar och skärmar för att minska fysisk ansträngning.
• Tydliga mål: Att ha tydliga mål och veta vad som förväntas av medarbetarna, minskar känslan av otydlighet och stress.
• Gränser för uppkoppling: Uppmuntra medarbetare att stänga av notifikationer efter arbetstid eller att inte kolla e-post under helger.
• Öppen kommunikation: Skapa en miljö där medarbetare känner sig bekväma att tala om sina känslor och behov när det gäller digital belastning.
• Kvalitet framför kvantitet: Fokusera på arbetsresultat snarare än hur mycket tid någon tillbringar online. Detta kan minska pressen att ständigt vara uppkopplad.
• Regelbunden feedback: Ha regelbundna avstämning med dina medarbetare för att se hur de mår och om de känner någon digital stress. Detta ger en möjlighet att anpassa arbetsbelastningen och ge stöd.
• Främja fysisk aktivitet: Uppmuntra till regelbunden fysisk aktivitet, vilket inte bara bryter den stillasittande rutinen men även hjälper till att minska stress och förbättra mental hälsa.