Hantering av incidenter
Även om alla medarbetare på en arbetsplats har ett ansvar att behandla alla med respekt så är det arbetsgivaren och dess chefer som har ett särskilt ansvar att arbeta med åtgärder för att förhindra kränkande särbehandling på arbetsplatsen. I enlighet med 2 kap. 11 § i AFS 2023:2 är det arbetsgivarens ansvar att säkerställa att det existerar tydliga rutiner för att hantera situationer där kränkande särbehandling uppstår. Dessa rutiner måste klargöra:
- Den person eller de personer som ska ta emot anmälningar om kränkande särbehandling
- Hur denna information ska hanteras, inklusive steg som den informerade personen ska vidta, samt
- Metoder och platsen för att snabbt tillhandahålla stöd till den som blivit utsatt.
Det är även ett krav att arbetsgivaren ska informera alla anställda om dessa rutiner.
Enligt generella rekommendationer bör anmälningar om kränkande särbehandling göras till en chef. Om det av någon anledning inte är lämpligt eller möjligt att rapportera till den chef som initialt ska rapporteras till ska arbetstagaren istället kunna vända sig till någon annan ansvarig i organisationen.
Det kan uppstå situationer där det är nödvändigt med omgående åtgärder för att bedöma och hantera en situation för att förhindra att den förvärras. Rutiner för detta ska finnas i enlighet med kravet att snabbt kunna erbjuda hjälp och stöd till den som blivit utsatt. I dessa fall kan arbetsgivaren delegera uppgiften att tillhandahålla detta stöd till någon utomstående part med kompetens inom området.
Utredningen
Det finns inga formkrav på hur en anmälan om kränkande särbehandling behöver gå till, utan anmälan kan antingen göras genom mail, brev, telefon eller muntligen. Så fort det kommer till arbetsgivarens kännedom att en av de anställda upplever sig ha blivit utsatt för kränkande särbehandling ska en utredning starta. Det är viktigt att komma ihåg att en anmälan kring kränkande särbehandling aldrig kan göras anonymt. Vid misstanke om att brott har begåtts kan en polisanmälan göras.
Om en medarbetare som blir utsatt för kränkande särbehandling självmant inte anmäler detta till arbetsgivaren, men att det förekommer misstanke om att kränkande särbehandling har uppstått på arbetsplatsen, ska arbetsgivaren ta reda på vad som försiggår i den aktuella situationen. Därav är det viktigt att inte enbart vänta tills det inkommer anmälningar om kränkande särbehandling utan även vara observant och lyhörd för signaler, rykten och egna iakttagelser. Arbetsgivaren bör initiera samtal med medarbetare som misstänks ha blivit utsatta för kränkande särbehandling även om en formell anmälan om detta inte inkommit.
Utredningsskyldigheten är en del av arbetsgivarens ansvar att skapa en hälsosam arbetsmiljö och förebygga kränkande särbehandling, trakasserier och diskriminering på arbetsplatsen. Arbetsgivaren är skyldig att utreda alla rapporterade fall av kränkande särbehandling och ta dessa på allvar. Om en formell anmälan om kränkande särbehandling inte inkommit till arbetsgivaren, men att det kommit till arbetsgivarens kännedom genom exempelvis rykten eller iakttagelser om att en medarbetare har blivit utsatt, startar utredningsskyldigheten när arbetsgivaren har fått bekräftat att medarbetaren i fråga känner sig utsatt för kränkande särbehandling. Det åligger dock arbetsgivarens att självmant ta reda på detta. Vid första misstanke om kränkande särbehandling ska arbetsgivaren och dess chefer dokumentera uppgifterna, detta inkluderar dokumentation om datum, parter som är inblandande, vittnesmål om vad som har hänt o.s.v. En anmälan om kränkande särbehandling får aldrig ignoreras av arbetsgivaren.
Utredningen syftar till att fastställa om det har förekommit kränkningar och vilka åtgärder som behöver vidtas för att åtgärda situationen och förhindra att liknande händelser inträffar i framtiden. Detta innebär att när den första utredningen gjorts, konstateras att det ej förekommit någon kränkande särbehandling.
Vid en utredning ska arbetsgivaren samla information från både den som har blivit utsatt, som den som utsatt. Därtill kanske även vittnen behöver höras. Det kan även vara nödvändigt att samla in andra bevis, som exempelvis e-postmeddelanden, textmeddelanden eller andra dokument. Det är viktigt att utredningen genomförs på ett opartiskt och objektivt sätt.
Om utredningen bekräftar att det har förekommit kränkande särbehandling, måste arbetsgivaren vidta lämpliga åtgärder för att lösa situationen. Det kan inkludera disciplinära åtgärder mot den som utsatt någon annan, utbildning för medarbetarna eller ändringar i arbetsmiljön för att förebygga liknande händelser. En utredning görs i två steg, först undersöks det som är kopplat till arbetsmiljölagen, föreskrifterna och därefter till den arbetsrättsliga delen – dvs de sakliga skälen utifrån lagen om anställningsskydd § 7.
Objektiv utredare
Enligt arbetsmiljölagen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter är det arbetsgivarens skyldighet att förebygga och förhindra att anställda utsätts för kränkande särbehandling. För att uppnå detta är det inte bara viktigt utan snarare avgörande att utredningen genomförs på ett opartiskt och objektivt sätt. Om det finns ett intryck av att utredningen kan vara partisk eller påverkad, kan detta leda till misstro mot hela processen och dess resultat, vilket i sin tur kan leda till ytterligare konflikter och problem på arbetsplatsen.
Kränkande särbehandling och trakasserier baseras på fakta. Innebörden av detta blir att det är viktigt att gå till källan för att undvika att utredningen bygger på rykten eller fördomar. Korrekta och faktabaserade utredningar är inte bara är viktiga för att upprätthålla rättvisa på arbetsplatsen, utan även för att förebygga ytterligare konflikter och skapa en sund arbetsmiljö. Detta kräver att den som utreder ett fall av kränkande särbehandling på en arbetsplats är skicklig i att samla in och analysera information, och att förstå hur lagar och regler gäller i varje enskild situation.
Till exempel går att beskriva ett scenario där en medarbetare vid ett företag upplever sig ha blivit utsatt för kränkande särbehandling av sin närmaste chef. Situationen kompliceras av att HR-ansvarige, som normalt skulle hantera sådana ärenden, är starkt integrerad i företagets ledning. Denna person är inte bara medlem i ledningsgruppen utan hjälper också chefer med deras ledarskapsfrågor.
Detta skapar en konflikt eftersom HR-ansvariges nära relation till ledningen och deras roll som stöd till cheferna kan ifrågasätta HR:s förmåga att agera opartiskt i ärendet. Om utredningen dessutom pekar på att chefen faktiskt har agerat på ett sätt som kan klassas som kränkande särbehandling, och därmed kan vara olämplig för sin position, krävs arbetsrättsliga åtgärder. I ett sådant läge blir det inte bara lämpligt utan direkt nödvändigt att involvera en extern utredare. Detta steg är avgörande för att garantera en opartisk och objektiv granskning av fallet, samtidigt som man säkerställer tillgång till nödvändig juridisk kompetens.
Det är viktigt att en utredning om kränkande särbehandling går rätt till. Ett uppmärksammat mål där en utredning om kränkande särbehandling ansetts bristfällig är det s.k. Krokomfallet .
I ditt Lawbox abonnemang för Lawbox kränkande särbehandling finns mallar och checklistor gör genomförandet av en utredning, du kan använda dig av exempelvis denna nedan.
Åtgärder
Processen för utredningen av ett misstänkt fall av kränkande särbehandling innefattar utredande samtal med alla inblandade parter, där det är viktigt att samtalen dokumenteras för att säkerställa en transparent och rättvis hantering. Om det efter utredningen kan konstateras att en kränkning faktiskt har skett, är nästa steg för arbetsgivaren att genomföra ett klargörande samtal med den berörda medarbetaren, vilket även det ska dokumenteras noggrant.
I de fall där det finns möjligheter att åstadkomma ett förändrat beteende hos den som utfört kränkningarna, bör chef tillsammans med den berörda arbetstagaren diskutera möjliga lösningar. Det kan handla om att identifiera specifika åtgärder som medarbetaren eller gruppen kan ta till sig för att förbättra situationen och förhindra framtida kränkningar. Dessa överenskommelser om vilka åtgärder som ska vidtas bör dokumenteras skriftligen, exempelvis genom en handlingsplan.
Utöver dessa steg är det även viktigt att vidta ytterligare åtgärder vid en utredning om kränkande särbehandling samt vid en konstaterad kränkande särbehandling. Detta kan inkludera att informera alla medarbetare om företagets policyer och riktlinjer kring kränkande särbehandling och allmänt uppförande, att erbjuda stöd och hjälp till den som har blivit utsatt, samt att genomföra uppföljningar för att säkerställa att de vidtagna åtgärderna har haft avsedd effekt och att ingen ytterligare kränkande särbehandling sker.
Det är också avgörande att skapa en arbetskultur där alla medarbetare känner sig trygga att rapportera kring misstänka fall av kränkande särbehandling utan rädsla för repressalier. Detta kan uppnås genom regelbunden utbildning om arbetsplatsens etik och beteendekoder, samt genom att uppmuntra en öppen dialog mellan medarbetare och ledning. Genom att aktivt arbeta med dessa aspekter kan en arbetsplats effektivt förebygga och hantera kränkande särbehandling.
Stöd och hjälp
När en medarbetare har blivit utsatt för kränkande särbehandling på arbetsplatsen är det av yttersta vikt att medarbetaren snabbt får möjlighet att uttrycka sina erfarenheter till någon inom organisationen som de litar på. Detta första steg är kritiskt för att skapa en känsla av säkerhet och visa att organisationen tar situationen på allvar. Förutom att tala direkt med en chef eller kollega, kan det vara fördelaktigt att involvera exempelvis ett skyddsombud eller en annan stöttande part som kan erbjuda stöd och vägledning från en neutral ståndpunkt.
Företagshälsan utgör även en annan viktig resurs, erbjudande expertis inom psykosocial arbetsmiljö, som kan ge både stöd och hjälp till den drabbade. De kan ge råd om hantering av stress och andra psykiska påfrestningar som kan följa av kränkande särbehandling.
Det är den närmaste chefens ansvar att säkerställa att medarbetaren erhållet det stöd och den hjälp som behövs i den aktuella situationen. Chefen bör i första hand arbeta direkt med den berörda medarbetaren för att adressera problemet. Detta kan inkludera att skapa en handlingsplan, säkerställa att medarbetaren vet vem de kan vända sig till för ytterligare stöd, och följa upp för att se hur situationen utvecklas. Om situationen kräver det, eller om medarbetaren uttrycker en önskan om det, bör HR-avdelningen och eventuellt fackliga representanter involveras för att bistå med råd och agera som medlare om nödvändigt.
HR-avdelningen spelar också en viktig roll genom att erbjuda rådgivning och agera som en länk mellan medarbetaren, ledningen, och eventuella externa stödresurser. Det kan hjälpa till att navigera i komplexa situationer, förmedla kontakter med externa rådgivare och säkerställa att företagets policyer och riktlinjer för att hantera kränkande särbehandling följs.
Att erbjuda och tillhandahålla stöd och hjälp till en medarbetare som utsatts för kränkande särbehandling kräver ett känsligt och genomtänkt förhållningssätt. Det handlar om att lyssna, visa empati, och aktivt arbeta för att adressera och lösa problemet, samtidigt som man dels uppfyller respektive lagkrav dels respekterar den utsattas önskemål och integritet. En proaktiv, stödjande och inkluderande arbetskultur är grundläggande för att förebygga och hantera dessa situationer korrekt och effektivt.
Uppföljningen
Efter att åtgärder har vidtagits i samband med en incident av kränkande särbehandling på arbetsplatsen, är det avgörande med en noggrann uppföljning för att säkerställa att de implementerade lösningarna är effektiva och att arbetsmiljön förbättras. Denna uppföljning bör schemaläggas efter en lämplig tidsintervall, vilken ger tillräckligt med utrymme för de vidtagna åtgärderna att få verkan, samtidigt som den inte dröjer så länge att eventuella fortsatta problem förvärras.
I uppföljningsprocessen deltar den ansvariga chefen, representanter från HR-avdelningen, och skyddsombud, vilket garanterar att ett brett perspektiv tas i beaktande när framstegen utvärderas. Deras gemensamma deltagande är avgörande för att få en omfattande förståelse för situationen och för att kunna göra objektiva bedömningar av de åtgärder som vidtagits.
Det är viktigt att även hela uppföljningsprocessen dokumenteras noggrant. Detta innefattar detaljer om vilka åtgärder som genomförts, feedback från de inblandade, eventuella ytterligare problem som identifierats, och planer för framtida åtgärder. Dokumentationen fungerar inte bara som en värdefull historik över hanteringen av incidenter utan också som en grund för framtida beslut och strategier för att förebygga liknande händelser.
För att effektivt följa upp de vidtagna åtgärderna bör ansvarig chef aktivt lyssna till de berörda medarbetarnas feedback, vara öppen för att justera åtgärderna baserat på denna feedback, och fortsätta erbjuda det stöd och resurser som behövs. Detta visar på engagemang för en trygg och respektfull arbetsmiljö och bidrar till att bygga förtroende bland medarbetarna. Att kontinuerligt arbeta med dessa frågor och regelbundet följa upp dem understryker vikten av en positiv och inkluderande arbetskultur.
Fallgropar att vara uppmärksam på
När det gäller att förebygga, åtgärda och hantera mobbning finns det specifika fallgropar att vara medveten om. En central missuppfattning i förebyggandet av kränkande särbehandling och mobbning är att betrakta problemet ur ett rent individuellt perspektiv, där det antas att endast vissa ”speciella” eller ”udda” individer riskerar att bli utsatta. Denna syn är missledande eftersom mobbning kan drabba vem som helst, oavsett arbetsplats. Forskning understryker att mobbning oftast är kopplat till hur en organisation fungerar. En effektiv förebyggande strategi fokuserar därför på att skapa en välstrukturerad organisation där roller och mål är klart definierade, det råder ömsesidigt förtroende bland medarbetare, och där en närvarande ledare finns.
Å andra sidan, när det gäller att hantera situationer där mobbning redan har inträffat, är det viktigt att fokusera på individen. En vanlig fallgrop i detta skede är att undvika att peka ut specifika personer som ansvariga och istället föreslå att organisationen som helhet ska granskas. Det är dock kritiskt att i dessa lägen zooma in på de inblandade individerna för att förstå vad som har hänt, vem som har agerat på vilket sätt, och vad som har sagts. Alla inblandade bör ges möjlighet att yttra sig och vara medvetna om anklagelserna mot dem. Att vara specifik och konkret är avgörande för att rättvist hantera och lösa situationer av mobbning.