Hur du som arbetsgivare planerar rätt inför semestertider
När semestertiderna närmar sig behöver arbetsgivare ha kontroll på både planeringen och regelverket. Semesterlagen reglerar bland annat semesterledighet, semesterlön och semesterersättning. Samtidigt är flera bestämmelser möjliga att avvika från genom avtal, framför allt genom kollektivavtal. Det innebär att arbetsgivaren alltid behöver kontrollera både lagen, anställningsavtal och eventuellt kollektivavtal innan beslut fattas. Semesterlagen är tvingande till arbetstagarens förmån, men vissa avvikelser får göras på det sätt som lagen anger.
För chefer och HR är semesterfrågor ofta praktiska. Vem har rätt till betald semester? Hur ska semestern förläggas? Vad gäller vid sjukdom, föräldraledighet eller avslutad anställning och hur hanterar man verksamhetens behov när många vill vara lediga samtidigt?
I denna artikel går vi igenom de viktigaste delarna för dig som arbetsgivare att ha koll på inför semesterperioden.
Rätten till 25 semesterdagar
Alla arbetstagare har enligt semesterlagen rätt till 25 semesterdagar varje semesterår. Semesteråret löper från den 1 april till och med den 31 mars året därpå men kan regleras annorlunda enligt kollektivavtal. Motsvarande period närmast före semesteråret kallas intjänandeår. Det är under intjänandeåret som arbetstagaren normalt tjänar in semesterlön till kommande semesterår.
Det är viktigt att skilja mellan rätt till semesterledighet och rätt till betald semester. En arbetstagare kan ha rätt till 25 semesterdagar, men alla dagar är inte automatiskt betalda. Antalet betalda semesterdagar beror på hur mycket semesterlön som har tjänats in.
Om anställningen påbörjas efter den 31 augusti under semesteråret har arbetstagaren enligt semesterlagen endast rätt till fem semesterdagar det semesteråret. Det är alltså anställningens faktiska startdatum som är avgörande, inte när anställningsavtalet undertecknades.
Semester tas ut i hela dagar
Semesterledighet avser hela dagar. Det innebär att semester enligt semesterlagen inte tas ut i halva semesterdagar. Däremot kan arbetsgivare ha interna rutiner eller kollektivavtalsregler kring annan ledighet, exempelvis arbetstidsförkortning, flexledighet eller kompensationsledighet. Det är viktigt att hålla isär dessa ledighetsformer från semester.
För arbetstagare som normalt arbetar måndag till fredag räknas lördagar och söndagar normalt inte som semesterdagar. Det innebär att fem semesterdagar motsvarar en arbetsvecka för en sådan arbetstagare. Vid längre sammanhängande ledighet kommer de arbetsfria helgerna ändå att ingå i den faktiska ledighetsperioden, men de förbrukar inte semesterdagar.
För arbetstagare som regelbundet arbetar lördagar eller söndagar finns särskilda regler. Dessa regler syftar till att arbetstagare med helgarbete ska få en ledighet som i praktiken motsvarar den ledighet som andra arbetstagare får. Vid kortare semester kan lördag eller söndag i vissa fall räknas som semesterdag om dagen annars skulle ha varit arbetsdag. Här behöver arbetsgivaren vara särskilt uppmärksam på schemaläggning, kollektivavtal och hur semesterdagarna registreras.
Beräkningen av antalet betalda semesterdagar
Antalet betalda semesterdagar beräknas utifrån arbetstagarens anställningstid under intjänandeåret. Från anställningstiden räknas i regel bort dagar då arbetstagaren varit helt frånvarande utan lön, om frånvaron inte är semesterlönegrundande. Därefter görs en beräkning i förhållande till antalet dagar under intjänandeåret och arbetstagarens semesterrätt. Om beräkningen ger ett brutet tal avrundas det uppåt.
Ett förenklat exempel:
En arbetstagare har varit anställd i 90 dagar under intjänandeåret och har rätt till 25 semesterdagar. Beräkningen görs enligt följande:
90 / 365 × 25 = 6,16
Eftersom brutna tal avrundas uppåt får arbetstagaren i detta exempel sju betalda semesterdagar.
Om arbetstagaren inte har tjänat in full betald semester kan resterande semesterdagar vara obetalda. Arbetstagaren har rätt att avstå från semesterledighet som inte är förenad med semesterlön. Arbetsgivaren bör därför informera arbetstagaren om hur många betalda respektive obetalda semesterdagar som finns innan semesterplaneringen fastställs.
Sammalöneregeln och procentregeln
Semesterlön kan beräknas enligt två beräkningssätt, sammalöneregeln eller procentregeln. Vilken metod som ska användas beror bland annat på arbetstagarens lönestruktur och anställningsförhållanden.
Sammalöneregeln används ofta för arbetstagare med fast vecko- eller månadslön. Semesterlönen består då i huvudsak av den aktuella lönen samt semestertillägg. För månadsavlönade är semestertillägget enligt semesterlagen 0,43 procent av månadslönen per betald semesterdag.
Procentregeln används bland annat när arbetstagaren har rörlig lön, varierande sysselsättningsgrad eller frånvaro som påverkar beräkningen. Semesterlön enligt procentregeln uppgår till 12 procent av arbetstagarens semesterlönegrundande lön under intjänandeåret.
Här finns ofta kollektivavtalsregler som avviker från eller kompletterar semesterlagen. För arbetsgivare med kollektivavtal bör därför löneberäkningen alltid kontrolleras mot avtalet.
Fyra sammanhängande semesterveckor under sommaren
Huvudregeln är att arbetstagaren ska få minst fyra veckors sammanhängande semester under juni, juli eller augusti. Det gäller även deltidsanställda och arbetstagare med oregelbunden arbetstid. Semesterledigheten ska förläggas så att även dessa arbetstagare får lika lång ledighet som arbetstagare med heltid eller regelbunden arbetstid.
Regeln om fyra veckors sommarsemester är inte absolut. Annan förläggning kan följa av avtal eller vara möjlig om det finns särskilda skäl. Det kan exempelvis handla om verksamheter där bemanning, säsongsvariationer eller samhällsviktiga funktioner gör det svårt att förlägga all huvudsemester under sommarmånaderna. Sådana avvikelser behöver dock hanteras strukturerat och med stöd i lag, avtal eller sakliga verksamhetsskäl.
Om arbetsgivaren och arbetstagaren inte kommer överens om semesterns förläggning är det som huvudregel arbetsgivaren som bestämmer. Innan beslut fattas kan arbetsgivaren behöva förhandla eller samråda, beroende på om arbetstagaren företräds av en förhandlingsberättigad organisation och vad som gäller enligt kollektivavtal. Besked om semesterförläggning ska normalt lämnas senast två månader före ledighetens början. Vid särskilda skäl kan besked lämnas senare, men om möjligt senast en månad före ledigheten.
Sjukdom eller annan frånvaro under semester
Om en arbetstagare blir sjuk under semestern kan arbetstagaren begära att sjukdagarna inte ska räknas som semesterdagar. Begäran ska göras utan dröjsmål. Detsamma kan gälla vid vissa andra frånvarosituationer som är semesterlönegrundande, såsom till exempel vård av barn, s.k. VAB. De semesterdagar som återstår ska då som huvudregel läggas ut i ett sammanhang, om arbetstagaren inte medger något annat.
Arbetsgivaren bör därför ha tydliga rutiner för vad som gäller om en arbetstagare blir sjuk under semestern. Rutinen bör ange hur arbetstagaren ska sjukanmäla sig, om läkarintyg kan behövas och hur de kvarvarande semesterdagarna ska hanteras.
Sjukdom och föräldraledighet kan vara semesterlönegrundande
Viss frånvaro räknas som semesterlönegrundande. Det innebär att arbetstagaren i vissa fall fortsätter att tjäna in betald semester trots att arbetstagaren inte arbetar.
Vid sjukdom är frånvaron semesterlönegrundande om frånvaron under intjänandeåret inte överstiger 180 dagar. Om frånvaron beror på arbetsskada gäller särskilda regler. Frånvaron upphör dock att vara semesterlönegrundande om arbetstagaren har varit helt eller delvis frånvarande under ett helt intjänandeår utan längre avbrott än fjorton dagar i följd.
Även föräldraledighet kan vara semesterlönegrundande. Vid viss ledighet enligt föräldraledighetslagen och vid föräldrapenning med anledning av barns födelse eller adoption är frånvaron semesterlönegrundande upp till 120 dagar per barn. För ensamstående förälder gäller 180 dagar.
För arbetsgivare är detta en vanlig felkälla. Det räcker inte att konstatera att en arbetstagare har varit frånvarande. Frågan är om frånvaron är semesterlönegrundande eller inte, och under hur lång tid.
Arbetstagaren kan avstå från obetald semester
Om arbetstagaren inte har tjänat in full betald semester kan arbetstagaren ha både betalda och obetalda semesterdagar. En arbetstagare har rätt att avstå från obetald semester. Arbetsgivaren bör därför inte ensidigt lägga ut obetalda semesterdagar utan att först ha informerat arbetstagaren om antalet obetalda dagar och begärt besked om arbetstagaren vill ta ut dem.
Det här är särskilt viktigt vid nyanställningar, längre tjänstledigheter eller annan frånvaro som inte är semesterlönegrundande.
Semesterersättning vid avslutad anställning
Semesterersättning är ersättning för intjänad semester som inte har tagits ut när anställningen upphör. Om anställningen avslutas innan arbetstagaren har fått ut intjänad semesterlön ska arbetsgivaren betala semesterersättning. Semesterersättningen ska betalas ut utan oskäligt dröjsmål och senast en månad efter anställningens upphörande. Om ersättningen inte kan beräknas inom den tiden ska den betalas ut inom en vecka efter att hindret upphörde.
Vid anställningar som är avsedda att pågå i högst tre månader och som inte varar längre tid får arbetsgivaren och arbetstagaren avtala om att semesterledighet inte ska läggas ut. I sådant fall har arbetstagaren i stället rätt till semesterersättning.
Lawbox råd till chefer och HR
Semesterfrågor upplevs ofta som enkla så länge anställningen är okomplicerad, arbetstagaren arbetar heltid och har fast månadslön. Men så snart det finns rörlig lön, oregelbunden arbetstid, sjukfrånvaro, föräldraledighet, tjänstledighet, nyanställning eller avslutad anställning behöver arbetsgivaren göra en mer noggrann bedömning.
Inför semesterperioden bör arbetsgivaren därför säkerställa att det finns en tydlig rutin för semesterönskemål, beslut, besked, registrering av semesterdagar och hantering av sjukdom under semester. Det bör också vara tydligt vem som ansvarar för att kontrollera kollektivavtal, beräkna betalda dagar och följa upp sparad semester.
I Lawbox Chefsportal finns mallar, checklistor och vägledning som hjälper chefer och HR att hantera semesterfrågor på ett strukturerat sätt. Behöver du stöd i en konkret situation kan du använda Fråga juristen för att få vägledning innan beslut fattas.
