Detta behöver chefer och HR ha koll på inför sommaren
När våren övergår i sommar börjar många medarbetare se fram mot ledighet, återhämtning och tid utanför arbetet. För arbetsgivare innebär samma period ofta ett intensivt planeringsarbete. Semester ska förläggas, verksamheten ska fungera och reglerna i semesterlagen, anställningsavtal och eventuella kollektivavtal behöver hanteras korrekt.
Semesterplanering handlar inte bara om att godkänna ledighetsansökningar utan det är också en arbetsrättslig fråga där arbetsgivaren behöver ha kontroll över medarbetarnas rätt till ledighet, betalda semesterdagar, sparade dagar och vad som gäller om sjukdom eller annan frånvaro uppstår under semestern.
Börja planeringen i god tid
En väl fungerande semesterplanering börjar tidigt. Arbetsgivaren bör vara tydlig med när medarbetarna ska lämna sina semesterönskemål, när besked kommer att ges och vilka verksamhetsbehov som kan påverka förläggningen.
Utgångspunkten i semesterlagen är att arbetstagaren har rätt till 25 semesterdagar varje semesterår. Semesterledighet avser hela dagar och under semesterledigheten har arbetstagaren rätt till semesterlön för de dagar som har tjänats in. Semesteråret löper normalt från den 1 april till den 31 mars året därpå, och motsvarande period närmast före semesteråret är intjänandeår.
Det är viktigt att skilja mellan rätten till semesterledighet och rätten till betald semester. En medarbetare kan alltså ha rätt att vara ledig, men alla semesterdagar är inte nödvändigtvis betalda om semesterlön inte har tjänats in.
Huvudsemester
Om inget annat har avtalats ska semesterledigheten förläggas så att arbetstagaren får minst fyra veckors sammanhängande ledighet under juni, juli eller augusti. Om arbetsgivaren och arbetstagaren inte kommer överens om förläggningen är det i regel arbetsgivaren som beslutar, men först efter att reglerna om samråd eller förhandling har hanterats. Besked om semesterförläggning ska normalt lämnas senast två månader före ledighetens början. Vid särskilda skäl kan besked lämnas senare, men om möjligt senast en månad före ledigheten.
Finns kollektivavtal på arbetsplatsen kan det finnas avvikande regler om exempelvis semesterperiod, semesterlön, förläggning, extra semesterdagar eller lokala rutiner. Därför bör arbetsgivaren alltid kontrollera både semesterlagen och det kollektivavtal som gäller i verksamheten.
Hur många semesterdagar är betalda?
Antalet betalda semesterdagar beror på hur mycket semesterlön arbetstagaren har tjänat in under intjänandeåret. Semesterlagen anger hur antalet semesterdagar med semesterlön ska beräknas. Förenklat utgår beräkningen från arbetstagarens anställningstid under intjänandeåret, med justering för viss frånvaro. Frånvaro på grund av exempelvis sjukdom eller föräldraledighet kan i vissa fall vara semesterlönegrundande.
Det är alltså inte korrekt att säga att alla anställda alltid har rätt till 25 betalda semesterdagar per år. Den lagstadgade rätten avser 25 semesterdagar, men betalningen beror på vad som har tjänats in. Om anställningen påbörjas efter den 31 augusti under semesteråret har arbetstagaren enligt semesterlagen endast rätt till fem semesterdagar det semesteråret.
Spara semesterdagar
En arbetstagare som har rätt till fler än 20 betalda semesterdagar under ett semesterår får spara överskjutande betalda dagar till ett senare semesterår. Det innebär att de första 20 betalda semesterdagarna normalt ska tas ut och kan inte sparas. Sparade semesterdagar ska som huvudregel läggas ut inom fem år från utgången av det semesterår då de sparades.
Det är klokt att ha en tydlig rutin för sparade dagar. Arbetsgivaren bör kunna följa vilka dagar som är årets betalda dagar, vilka som är sparade dagar, hur gamla de sparade dagarna är och i vilken ordning de ska tas ut. Det minskar risken för felaktiga utbetalningar och oklarheter vid exempelvis längre frånvaro eller avslutad anställning.
Kan semester ersättas med pengar?
Semesterlagens utgångspunkt är att semester ska tas ut som ledighet. Semesterlön betalas normalt ut i samband med semesterledigheten. Om betalda semesterdagar inte har kunnat läggas ut under semesteråret och inte har sparats enligt reglerna, kan semesterlön i vissa fall betalas ut efter semesterårets slut. Vid avslutad anställning ska semesterersättning betalas för intjänad semesterlön som arbetstagaren inte har fått ut.
Som arbetsgivare bör man därför vara försiktig med att lösa ut semester i pengar under pågående anställning. Huvudregeln är att betald semester ska planeras och läggas ut som ledighet.
Sjukdom eller VAB under semester
Om en medarbetare blir sjuk under semestern kan de aktuella dagarna, under vissa förutsättningar, inte räknas som semesterdagar. Arbetstagaren behöver då begära detta utan dröjsmål. Motsvarande princip kan aktualiseras vid vissa andra semesterlönegrundande frånvarosituationer såsom exempelvis vård av barn, s.k. VAB.
För arbetsgivaren är det därför viktigt att informera medarbetarna om vad som gäller vid sjukdom under semester: När frånvaron ska anmälas, vilka rutiner som gäller för sjukanmälan och hur återstående semesterdagar hanteras.
Förskottssemester och avslutad anställning
Många arbetsgivare erbjuder nyanställda förskottssemester. Det kan vara ett bra sätt att ge medarbetaren möjlighet till betald ledighet redan innan full semester har tjänats in, men det bör dokumenteras tydligt.
Om arbetstagaren har fått semesterlön i förskott kan arbetsgivaren i vissa fall minska semesterersättningen när anställningen avslutas. Det gäller dock inte om förskottet betalades ut mer än fem år före anställningens upphörande eller om anställningen upphör på grund av vissa särskilt angivna skäl, exempelvis arbetstagarens sjukdom eller uppsägning på grund av arbetsbrist, med vissa undantag.
Arbetsgivare behöver också vara uppmärksamma på reglerna om kvittning. Avdrag från lön eller annan ersättning får inte göras hur som helst, utan måste ha stöd i lagen om arbetsgivares kvittningsrätt, medgivande, avtal eller annan tillämplig grund.
Lawbox råd inför semesterperioden
Inför sommaren bör chefer och HR säkerställa att semesterplaneringen är tydlig, dokumenterad och förankrad i verksamhetens behov. Det är särskilt viktigt att ha kontroll på:
- vilka medarbetare som har rätt till betald semester,
- vilka dagar som är årets semesterdagar och vilka som är sparade,
- om kollektivavtal innehåller särskilda regler,
- när besked om semester ska lämnas,
- hur sjukdom under semester ska hanteras,
- om förskottssemester finns och hur den är dokumenterad.
Semesterfrågor kan snabbt bli mer komplicerade än de först verkar, särskilt vid sjukfrånvaro, föräldraledighet, rörlig lön, provanställning, avslutad anställning eller kollektivavtalsreglerade villkor.
I Lawbox Chefsportal finns mallar, checklistor och vägledning som hjälper chefer och HR att hantera semesterfrågor på ett strukturerat och juridiskt korrekt sätt. Behöver du stöd i en konkret situation kan du även använda tjänsten Fråga experterna för att få vägledning i nästa steg.
