Kärlek på jobbet: Juridiska risker för arbetsgivare och arbetstagare
Relationer på arbetsplatsen är vanliga och i de flesta fall oproblematiska. Svensk arbetsrätt innehåller inget generellt förbud mot att kollegor eller ens chefer och underställda inleder en kärleksrelation. Samtidigt kan sådana relationer ge upphov till betydande juridiska och praktiska utmaningar för såväl arbetsgivaren som de berörda arbetstagarna.
Särskilt komplicerad blir situationen när relationen uppstår mellan en chef och en underställd medarbetare. Då aktualiseras frågor om arbetsgivarens arbetsmiljöansvar, likabehandling, jävsliknande situationer och risken för sexuella trakasserier.
Utgångspunkten är att relationer på arbetsplatsen inte är förbjudna
En arbetstagares privatliv omfattas i stor utsträckning av skyddet för den personliga integriteten. Som utgångspunkt har arbetsgivaren därför begränsade möjligheter att lägga sig i vem en arbetstagare väljer att ha en relation med. Det innebär att en arbetsgivare normalt inte kan förbjuda kärleksrelationer mellan anställda på arbetsplatsen eller vidta arbetsrättsliga åtgärder enbart på grund av att två personer har inlett en relation.
Frågan förändras däremot när relationen påverkar verksamheten, arbetsmiljön eller förtroendet för arbetsgivarens beslutsfattande.
Chef och underställd – när maktförhållandet blir en risk
De största juridiska riskerna uppstår när en relation inleds mellan en chef och en underställd medarbetare. I en sådan situation finns en inneboende maktobalans. Chefen kan ofta påverka frågor som lön, bonus, befordran, arbetsuppgifter, semesterförläggning, kompetensutveckling och andra villkor av betydelse för den anställde.
Även om relationen är frivillig kan den ge upphov till frågor om opartiskhet och likabehandling. Andra medarbetare kan uppleva att den underställda gynnas på ett sätt som saknar saklig grund, vilket riskerar att skada förtroendet för både chefen och arbetsgivaren.
Ur ett arbetsgivarperspektiv handlar problematiken därför sällan om relationen i sig, utan om de intressekonflikter som kan uppstå när en chef samtidigt förväntas fatta objektiva beslut som påverkar den person som han eller hon har en privat relation med. I många verksamheter hanteras detta genom att personalansvar eller beslutsbefogenheter flyttas över till en annan chef för att undvika risker för intressekonflikter.
Det kan även finnas legitima verksamhetsskäl för arbetsgivare att införa interna riktlinjer för hantering av nära relationer på arbetsplatsen. Särskilt gäller detta när parterna innehar funktioner som innebär kontroll, attest, granskning eller beslutsfattande i förhållande till varandra. Inom exempelvis bank- och finanssektorn förekommer sådana regler för att motverka intressekonflikter, oegentligheter och risken för ekonomisk brottslighet. I vissa fall kan det därför vara nödvändigt att förändra rapporteringsvägar, beslutsbefogenheter eller organisatorisk placering för att säkerställa verksamhetens integritet och allmänhetens förtroende för verksamheten.
Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar
Arbetsgivaren har enligt arbetsmiljölagen ett långtgående ansvar att förebygga ohälsa och säkerställa en god arbetsmiljö. Ansvaret omfattar inte bara den fysiska arbetsmiljön utan även den organisatoriska och sociala arbetsmiljön, vilket bland annat följer av Arbetsmiljöverkets föreskrifter, särskilt AFS 2023:2.
En relation mellan medarbetare på arbetsplatsen är i sig normalt en privat angelägenhet, men samtidigt kan en sådan relation få arbetsmiljörättslig betydelse om den påverkar arbetsplatsen eller verksamheten. Arbetsgivaren behöver därför vara uppmärksam på om relationen ger upphov till omständigheter som kan påverka arbetsmiljön negativt. Arbetsmiljörisker kan exempelvis uppstå om relationen leder till konflikter inom arbetsgruppen, upplevd favorisering, ryktesspridning, lojalitetskonflikter, samarbetssvårigheter eller kränkande särbehandling. Risken kan vara särskilt påtaglig när någon av de berörda personerna har en chefs- eller arbetsledande funktion, eftersom frågor om opartiskhet, beslutsfattande och förtroende då kan aktualiseras.
Särskilt känsliga blir situationer där en relation upphör. Erfarenhetsmässigt separationer ge upphov till motsättningar, spänningar eller anklagelser som påverkar arbetsklimatet och arbetsgruppens funktion. Konsekvenserna stannar inte alltid vid de personer som varit involverade i relationen, utan kan även påverka kollegor, arbetsledning och verksamheten i stort.
Om arbetsgivaren får kännedom om att en relation eller dess efterverkningar skapar problem i arbetsmiljön kan det uppstå en skyldighet att utreda situationen inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsgivaren behöver bedöma vilka risker som föreligger och vidta de åtgärder som skäligen krävs för att förebygga ohälsa eller andra negativa konsekvenser i arbetsmiljön. Passivitet från arbetsgivarens sida kan i vissa situationer innebära att arbetsmiljöansvaret åsidosätts. Om arbetsgivaren känner till att en relation saknar arbetsmiljöproblem men underlåter att agera, finns en risk att arbetsgivaren inte uppfyller sina skyldigheter enligt arbetsmiljölagstiftningen. Det avgörande är inte att en relation förekommer, utan hur den påverkar arbetsplatsen och hur arbetsgivaren hanterar de risker som kan uppstå.
När en relation övergår i sexuella trakasserier
En frivillig relation kan också utvecklas till en juridiskt betydligt mer komplicerad situation. Enligt 1 kap. 4 § 5 p. diskrimineringslagen avses med sexuella trakasserier ett uppträdande av sexuell natur som kränker någons värdighet. Avgörande är inte om beteendet tidigare varit välkommet utan om det är oönskat vid tidpunkten för handlingen. Det innebär att en tidigare relation inte ger någon ”fribiljett” för fortsatta sexuella närmanden. Om en chef eller kollega fortsätter att söka fysisk eller sexuell kontakt efter att den andra personen markerat att beteendet är oönskat kan situationen anses vara sexuella trakasserier.
Om en arbetsgivare får kännedom om att en arbetstagare anser sig i samband med arbetet ha blivit utsatt för sexuella trakasserier av någon som utför arbete eller fullgör praktik hos arbetsgivaren, är arbetsgivaren enligt 2 kap. 3 § diskrimineringslagen skyldig att utreda omständigheterna kring de uppgivna trakasserierna och i förekommande fall vidta de åtgärder som skäligen kan krävas för att förhindra trakasserier i framtiden. Denna skyldighet är sanktionerad genom att arbetsgivaren i annat fall kan tvingas betala diskrimineringsersättning till den som anser sig vara utsatt för sexuella trakasserier.
Det spelar ingen roll på vilket sätt en arbetsgivare får kännedom om att en arbetstagare anser sig vara utsatt för sexuella trakasserier i samband med arbetet. Arbetsgivaren kan få kännedom genom att exempelvis ta del av ett rykte eller själv uppmärksamma något som kan uppfattas som kränkande. Det krävs därmed inte att den utsatte själv har anmält de sexuella trakasserierna. Utredningsskyldigheten inträder dessutom inte enbart när arbetsgivaren får kännedom om misstänkta sexuella trakasserier, den inträder så länge det är en företrädare för arbetsgivaren eller en annan person med ledande befattning på arbetsplatsen som får kännedom.
Favorisering kan skapa rättsliga problem
Även om en relation inte leder till sexuella trakasserier eller andra uppenbara missförhållanden kan den få arbetsrättsliga konsekvenser om en chef agerar på ett sätt som uppfattas som partiskt. Detta kan undergräva förtroendet för arbetsgivarens beslutsfattande och skapa spänningar inom organisationen.
Problem kan uppstå om en chef påverkar lönesättning till förmån för sin partner, tilldelar attraktiva arbetsuppgifter eller utvecklingsmöjligheter utan sakliga skäl, prioriterar semesteransökningar, påverkar rekryterings- eller befordringsbeslut eller hanterar disciplinära frågor som rör partnern. Även beslut om bonusar, utbildningsinsatser, distansarbete, arbetstider och resursfördelning kan ge upphov till frågor om opartiskhet.
Ur ett arbetsrättsligt perspektiv är det centralt att arbetsgivarens beslut fattas på objektiva och verksamhetsrelaterade grunder. Om andra arbetstagare uppfattar att en medarbetare gynnas på grund av personlig relation till en chef kan det leda till missnöje, minskat förtroende för ledningen och försämrad arbetsmiljö. Det är inte alltid nödvändigt att faktisk favorisering har förekommit, även en välgrundad misstanke om att beslut inte fattas sakligt kan vara problematiskt.
Av dessa skäl är det vanligt att en arbetsgivare inför rutiner för att hantera intressekonflikter. En chef som har en nära relation med en underställd medarbetare bör som regel inte ensam fatta beslut som direkt påverkar partners anställningsvillkor eller karriärsutveckling. Genom att överlåta sådana beslut till en annan chef eller beslutsfattare kan arbetsgivaren minska risken för favorisering och misstankar om partiskhet. Det handlar ytterst om att säkerställa förtroendet för verksamheten och upprätthålla principen om saklighet i arbetsgivarens beslutsfattande.
Arbetsrättsliga åtgärder kan bli aktuella
Det är viktigt att skilja mellan relationen som sådan och de konsekvenser relationen får för verksamheten. Som utgångspunkt har arbetsgivaren inte rätt att ingripa enbart på grund av att en relation existerar.
Om en relation däremot leder till konkreta problem i verksamheten kan situationen få arbetsrättslig betydelse. Det avgörande är då inte relationen i sig, utan om den påverkar arbetsmiljön, samarbetet, verksamhetens funktion eller arbetsgivarens möjlighet att fatta sakliga och opartiska beslut. Arbetsgivaren har både ett arbetsledningsansvar och ett arbetsmiljöansvar som kan göra det nödvändigt att agera när sådana problem uppstår.
Åtgärderna kan ta sig olika uttryck beroende på situationens karaktär. Det kan exempelvis handla om att omfördela arbetsuppgifter för att minska beroendeförhållanden mellan de berörda parterna, förändra personalansvar när en chef har en relation med en underställd medarbetare eller genomföra organisatoriska förändringar för att motverka intressekonflikter. I vissa fall kan en omplacering vara nödvändig, särskilt om det inte finns andra mindre ingripande sätt att hantera problematiken. I situationer där relationen leder till allvarliga störningar i verksamheten kan arbetsgivaren behöva hantera frågor om bristande samarbetsförmåga, lojalitetskonflikter eller andra förhållanden som påverkar arbetsprestationen. Bedömningen måste dock alltid utgå från de konkreta omständigheterna och från de problem som faktiskt uppstått, inte från relationen som sådan.
Vilka åtgärder som är möjliga beror på omständigheterna i det enskilda fallet och måste bedömas mot bakgrund av arbetsgivarens arbetsledningsrätt, anställningsavtalets innehåll och eventuellt kollektivavtal. Arbetsgivaren behöver därför säkerställa att de åtgärder som vidtas är motiverade av verksamhetens behov och står i rimlig proportion till de problem som ska lösas. På så sätt kan arbetsgivaren hantera de risker som uppstår utan att göra obefogade ingrepp i arbetstagarnas privatliv.
Sammanfattning
Kärlek på jobbet är i sig inte en arbetsrättslig överträdelse. När relationen uppstår mellan chef och underställd aktualiseras dock flera juridiska riskområden. Maktobalansen mellan parterna kan skapa frågor om opartiskhet och likabehandling, samtidigt som arbetsgivarens ansvar enligt arbetsmiljö- och diskrimineringslagstiftningen kan aktualiseras.
För arbetsgivare är det därför viktigt att inte fokusera på relationen i sig, utan på de risker relationen kan medföra för verksamheten, arbetsmiljön och förtroendet för organisationens beslutsfattande. En genomtänkt hantering i ett tidigt skede kan minska risken för såväl arbetsmiljöproblem som kostsamma arbetsrättsliga tvister.
