Nya regler för arbetstid – Vad gäller nu?

Från och med den 1 oktober 2023 kommer en ny huvudregel beträffande dygnsvila bli gällande i svensk lagstiftning, Regeln innebär att alla anställda ska ha åtminstone 11 timmars sammanhängande vila under varje 24-timmarsperiod, samt att varje arbetsperiod ska avslutas med en dygnsvila.

Regeländringarna har sitt ursprung i EU-kommissionens kritik mot Sveriges kollektivavtal i kommun- och regionsektorn som ansågs inte leva upp till reglerna i EU:s arbetsdirektiv. Trots individers önskan att ha flexibilitet i sitt arbete, indikerar forskningsdata att sådana intensiva arbetsscheman är skadliga för både individens hälsa och den allmänna arbetsmiljön. Regelbunden vila är en nyckelfaktor för ett hälsosamt och hållbart arbetsliv, vilket i slutändan garanterar att vi kan upprätthålla en kompetent arbetskraft för alla våra viktiga välfärdssektorer.

För vem gäller lagen?

Arbetstidsdirektivet gäller alla anställda inom samtliga sektorer, såväl privata som offentliga. Reglerna gäller all personal, således även inhyrd personal och intermittent anställda.

Det är inte tillåtet att göra undantag från regeln om 11 timmars dygnsvila trots att både arbetsgivaren och arbetstagaren är överens om en kortare dygnsvila. Reglerna om dygnsvila är skyddslagstiftning vilket innebär att det inte är en valfrihetsfråga utan en tvingande lag att följa för bägge parter.

Det kommer dock att finnas en liten chans att göra undantag från regeln om 11 timmars vila genom avtal, men dessa undantag bara kommer att tillåtas i särskilda fall. Undantagen kommer endast att få göras i vissa särskilda verksamheter och endast när det inte finns någon annan lösning för att klara bemanningen på arbetsplatsen.

Om någon får jobba utan att ha haft 11 timmars vila, så finns det regler för hur den personen ska få extra vila eller kompensation senare.

Vad innebär de nya reglerna om arbetstid?

De nyligen införda reglerna om arbetsvila kan innebära stora omställningar för många arbetsgivare. Många kan finna det nödvändigt att justera sina scheman, vilket potentiellt leder till högre driftskostnader och ett ökat behov av att anställa mer personal. Påverkan varierar dock beroende på typen av verksamhet och hur arbetstiden är organiserad för närvarande.

Trots de potentiella omställningarna är huvudsyftet med dessa regler att stärka skyddet för anställdas vila och återhämtningsperioder. För en del kan dock schemaförändringar göra det svårare att balansera arbete med privatliv. Medan många anser att dessa förändringar är nödvändiga för att garantera adekvat vila, finns det de som kritiserar dem för att de minskar flexibiliteten i arbetsarrangemangen. Till exempel finns det motstånd till regelns begränsningar av arbetspass som ligger tätt intill varandra, som s.k. dygnspass och rygg i rygg-pass.

Inom många verksamheter kommer förändringarna i praktiken att bli en utmaning på grund av som tidigare nämnt att exempelvis scheman kommer att behöva förändras. Därtill kan både administrativa bördan som kostnaderna öka då arbetsgivaren måste dokumentera den reella arbetstiden för sina anställda. Även rekrytering av nya medarbetare medför höga kostnader för arbetsgivaren.

Avvikelser

De nya reglerna kommer i praktiken innebära att det inte kommer att gå att träffa lokala avtal som strider mot reglerna om dygnsvila. Anledningen till detta är att skyddet för anställda och rätten till en god arbetsmiljö behöver stärkas upp. Den stora risken skulle annars vara att reglerna kring dygnsvilan skulle vattnas ur och tappa sin betydelse.

Genom att implementera de nya reglerna begränsas även möjligheten att göra undantag. När det kommer till vissa verksamheter kommer det finnas möjlighet till undantag i de centrala kollektivavtal som exempelvis omfattar verksamheter inom vård och omsorg, hälsa, säkerhet och andra samhällsviktiga funktioner och då endast om det inte går att förlägga arbetstiden på annat sätt.

Planerad förkortad dygnsvila till 9 timmar

Arbetsgivarens huvudansvar är som sagt att se till att arbetstiden arrangeras så att medarbetare får 11 timmars vila varje dygn. Trots att det finns några undantag till denna regel ska dessa användas mycket sparsamt.

I särskilda fall, när det handlar om jobb som skyddar liv och hälsa, kan den planerade vilan kortas ner till 9 timmar. Men beslutet att göra detta måste vara välgrundat. Arbetsgivaren måste väga behovet av bemanning mot arbetstagarens rätt till vila. Att arbetet rör liv, hälsa och säkerhet är inte per automatik ett skäl för att använda sig utav undantaget. Andra lösningar, som exempelvis bemanningspersonal, anställa fler medarbetare, eller ändra på någons schema, måste testas först. Undantaget från 11-timmars dygnsvila får inte heller användas för att klara av den planerade bemanningen under semestertider.

Hur långa får passen nu vara?

Ett arbetspass eller jourpass får enligt den nya huvudregeln nu vara maximalt 13 timmar långt. Detta för att uppfylla kriteriet för 11 timmars dygnsvila per varje 24-timmarsperiod. Vid tillämpning av undantagsregeln som kan innebära att arbetstagaren går ner till 9 timmars dygnsvila kan ett arbetspass uppgå till maximalt 15 timmar.

Vid en kombination av ett arbetspass och ett jourpass kan den sammanlagda tiden för två dygn förläggas till 20 timmar. Detta är under förutsättningen att ett pass utgörs av jour medan det andra passet utgörs av arbete. Huvudregeln är att inget av dessa arbetspass kan överskrida 13 timmar och de kan tillsammans inte överskrida 20 timmar.

För vissa särskilda verksamheter som inte klarar av att schemalägga enligt reglerna i kollektivavtalet finns en möjlighet för arbetsgivaren att söka dispens från Arbetstidsnämnden. Dispensen avser särskilt kombinationen arbete plus jour. Tiden av denna kombination kan genom sådan dispens förlängas från en maximal tid på 20 timmar till en maximal tid upp till 24 timmar. För att detta ska kunna ske ska arbetsgivaren förhandla denna fråga tillsammans med arbetstagarorganisationen.

Kompensation vid förkortad dygnsvila

Om en arbetstagare inte får sin 11 timmars-dygnsvila, ska denna kompenseras med extra vila senare. Den extra vilan ska vara lika lång som den tid de missade och den ska ligga direkt före eller efter en vanlig 11-timmars vila. Detta innebär att om en arbetstagare fått sin dygnsvila förkortad till 9 timmar, på grund av arbete inom livsviktiga områden som hälsa och säkerhet, ska arbetstagarens nästa vila vara 13 timmar. Innan arbetsgivaren kan göra ett nytt undantag för denna arbetstagare måste denne ha fått sin kompenserade vila.

Oförutsedda händelser

Dygnsvilan kan komma att tillfälligt förkortad vid en oförutsedd händelse. Detta kräver att arbetsgivaren inte kunnat förutse, påverka eller planera för denna händelse som kräver undantag i schemaläggningen.

Om en oförutsedd händelse gör att arbetstagarens dygnsvila blir kortare, ska arbetstagaren som sagt kompenseras vid nästa tillfälle i form av längre vila. Om detta av objektiva skäl inte är möjligt direkt, ska arbetstagaren få den extra vilan inom 14 dagar. Arbetstagarens lön ska inte dras av när denne tar igen den missade vilan, även om vilan faller under arbetstagarens normala arbetstid.

En planerad avvikelse i schemat får inte kombineras med en oförutsedd händelse. Den anställde måste först ha fått sin kompenserade dygnsvila innan dygnsvilan på nytt kan inskränkas, även om detta beror på en oförutsedd händelse.

Undantag vid beredskap

Vid beredskap finns det utrymme för undantag. Även om beredskapen planeras i förväg, måste störningar under beredskapen ersättas då de avbryter dygnsvilan. Sådana störningar ses som oförutsedda händelser.

Efter störningar i beredskapstiden bör den anställde få extra vila som motsvarar den tid störningen varade, och denna extra vila ska läggas till den nästkommande planerade viloperioden. Om det av någon anledning inte går att ge den extra vilan direkt efter, bör den anställde få den inom två veckor.

Om beredskap sträcker sig över flera dagar, ska den extra vilan läggas till direkt efter den sista beredskapsdagen. Denna vila ska vara den vanliga 11-timmarsvilan plus den tid som aktivt arbete varade under beredskapstiden. Innan en ny period av beredskap startar måste eventuell kompensation för tidigare arbetspass under beredskap först ges.

Framtidsutsikter

Det är tydligt att de nya reglerna framför allt syftar till att stärka skyddet för anställdas vila och återhämtning. Medan de kommer med vissa utmaningar för arbetsgivare och kan kräva omstruktureringar av schemaläggning och bemanning, återspeglar de en övergripande strävan mot att prioritera arbetstagarnas välbefinnande och arbetsmiljö.

Till de arbetsgivare som nu står inför omställningens utmaningar är det värt att påpeka att en nöjd, utvilad och välmående personal oftast presterar bättre, vilket kan resultera i ökad produktivitet, minskad sjukfrånvaro och generellt högre arbetsmoral.

Kritiken mot den minskade flexibiliteten är förståelig, särskilt i sektorer som är vana vid en mer flexibel schemaläggning. Dock bör det inte glömmas bort att grundprincipen bakom dessa regeländringar är att säkerställa att arbetsmiljön upprätthåller hög standard och att arbetstagarnas hälsa och välbefinnande prioriteras.

Framtiden kommer troligen att visa om dessa regler effektivt upprätthåller sina syften eller om ytterligare justeringar behövs. Det kommer att bli viktigt för både arbetsgivare och fackföreningar att noga övervaka tillämpningen av dessa regler, samt erbjuda feedback och insikt till de myndigheter som övervakar arbetsmarknaden.

Avslutningsvis är det centralt för alla inblandade parter att komma ihåg varför dessa förändringar har genomförts: för att skydda den viktigaste resursen i alla organisationer – dess människor. Genom att säkerställa att de har möjlighet att vila och återhämta sig, investerar vi i en hållbar framtid för den svenska arbetsmarknaden och dess välfärd.

Läs mer om innebörden av EU:s arbetstidsdirektiv och reglerna gällande dygnsvila